上下游部门怎样打破沟通屏障

2024-10-01 好文

　　问题：两个部门位于流程的一前一后，工作关系十分密切但也相当微妙。一帆风顺的时候还好，但一需要承担风险、或错误的时候，就开始相互推脱。即使是很小的事，也动不动就上报给高层领导。在谁对结果负责的纠缠中，增加了问题的复杂性，也拖延了解决问题的时间。请教专家，这种情况该怎么解决？

　　解答：本案例的实质是上下游部门间的合作问题，主要表现是不合作、不信任，只管争功诿过，不求整体效率。这个问题，是企业管理中典型的管理沟通问题。

　　一、问题产生的原因分析。

　　1、害怕担负工作失误的直接责任是合作不力的主要原因之一。在企业中，尤其是上下游部门间，确实存在着功过归属问题。正因害怕担负责任，两部门在合作时都很谨慎，一旦出现可能出错的情况，就马上向上级汇报，目的是告诉领导该做的都已经做了，如果再出现什么事情就与我们无关；鸡毛蒜皮的小事本来完全可以自己处理，但却仍然不主动决策，也不与合作部门沟通，而是直接提交给高级领导，以避免自己担负责任。这两种做法的实质都是不干份内的事，不担责任，而将问题转嫁给上司解决。这在管理上属于错误管理行为，正式称呼叫“反授权现象”，就是说我给你权力做的事你自己不做好，反而给我领导做。这其实是下级管理者的失职，更是对高级管理人员资源的浪费。

　　2、两部门之间没有一个良好的沟通机制，包括正式的和非正式的。由于利益之争，部门人员之间逐渐丧失信任，对对方产生否定的负面情绪，处处防范警惕以确保自己的利益。从本案例描述情况来看，两部门相互之间已经存在着一定的负面评价，但最基本的信任关系还维系着。

　　3、流程制定和职责划分不清晰，尤其是责任交接点的划分和工作质量评估标准未明确。如果一个连续性工作的责任和贡献没划清，部门间的争端就不会消停。

　　二、解决问题的实质是，如何在维护部门利益的基础上改进跨部门合作问题。改进方法只有两个：一是梳理工作流程；二是制定沟通制度，提高协作效率。对于本案例，梳理工作流程和个人岗位职责是首要的，凡是能够流程化的必须首先流程化，并建立相应的工作标准，将其转化为公认的例行事务。但对于一部分较难固定为标准流程的工作，就需要部门领导充分沟通协调。具体建议如下：

　　1、两部门的负责人先充分沟通，要做好两件事情：对合作存在的问题达成共识；停止相互指责，共同寻找解决方法。

　　2、各部门分别展开集体讨论，将流程和沟通制度深入到具体工作中去。

　　3、总结各自的研讨结果，并加以整合，转变为共同认可的解决方案。

　　4、部门经理联合署名，呈交上级领导审批。在呈交报告时二部门经理应共同前往，并简单扼要地做口头说明。

　　5、由上级领导召开员工大会，解释新的工作规划，确保每个员工清楚知道自己以后应当做什么、怎么做。

　　6、在会议中，请两部门的经理及主要骨干发表感言，确保员工完全理解并真正支持新规划的实行。

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