会议活动方案如何写

2020-10-04 会议方案

　　会议活动方案如何写?下面就由小编给大家讲讲吧，希望对大家有帮助。

　　一.会前筹划

　　▲确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

　　▲会前通知：通知参会人员

　　方式：电话通知或书面通知

　　内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求(笔记等)

　　注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录

　　→确定最后参会人员

　　统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并最后按照其职务统计分类;

　　统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送.详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话;

　　▲联系酒店：联系房间

　　预定房间(数量、类型、时间、价格)

　　→联系会议室

　　会议厅(容量、时间、设备、价格)

　　→餐饮安排

　　是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌

　　▲会议准备材料：

　　1、领导讲话稿;

　　2、发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)、其他文件、房卡等;

　　3、会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备;

　　▲场地布置：

　　1、会议横幅

　　2、主席台的安排：谁?几个人?怎样安排?是否需要铭牌?位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用?怎样安排?是多个分店(部门)的来的，除主管和中层外，其他要分区坐(座)，一个团队一个区域。

　　3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排!(设备最好准备2套以上)

　　4、如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的.放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?穿戴是否整齐、符合要求?会前是否进行过演练?

　　5、非常重要的会议，请速记员。

　　6、国际性会议，准备同音翻译。

　　▲支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

　　二、会中安排

　　设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项(比如手机、着装)，咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排;

　　餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去?吃什么?不吃什么?在哪里?

　　注意事项：

　　1、空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低)，会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以?(如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效)，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温!

　　2、灯光音响效果：

　　3、会议中途休息：放音乐，

　　a、播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲

　　b、声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感

　　c、在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。

　　d、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常

　　e、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等;

　　三.会后收尾

　　▲退房：结账，收回房卡安置好不能及时离开的与会者。

　　▲送站：根据返程时间，统筹规划，送参会人员

　　▲会议照片：如有人需要，抽时间拷给他们，会后邮件发送很不方便

　　▲收拾：会议物品，避免忙中出错，遗漏东西

　　▲整理会议记录，总结为会议纪要

　　▲进行会议总结，分析不足之处，保留不错环节

　　会议指南：

　　1、会议背景及目的、会议主题及议题、参办单位、

　　2、参会嘉宾名单(姓名及职务)

　　3、会议日程安排(时间、地点、)

　　4、安排(集合时间、地点，负责人，备用品，目的地，餐饮)

　　5、会议须知(所需证件、会议要求、注意事项)

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