如何写好会议记录工作

2023-06-08 会议记录

  会议记录是会议文书之一。各种会议都离不开会议记录,如何写好会议记录工作?那么,下面就由小编给大家介绍吧,希望对大家有帮助。

  如何写好?

  会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:

  一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。

  二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。

  三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。

  四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。

  五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。

  一、会议记录的内容

  会议记录一般由三部分构成。

  1.会议标题。记录标题很重要,如会议记录不写标题,查找所需材料就费时费力,很不方便。

  2.会议组织情况。这部分写在会议标题之后,在会议开始前,把会议的有关情况写好。它主要包括:

  (1)开会时间。要写明具体的年、月,日,同时还要写明是上午、下午,还是晚上,有的会议还要写明某时某分。

  (2)会议地点:要写明在何处开的会。如:“某某会议室”等。

  (3)会议主持人。一般直书姓名,必要时可写明职务。

  (4)会议出席人。即出席会议的正式成员,按排列顺序列出。

  (5)会议列席人。即不是会议正式成员,由于工作需要而参加会议的人。

  (6)缺席人。可单独作为一条,要写出缺席人的姓名和缺席的原因,也可以写在出席人、列席人的项目中,在括号内注明某某人因何故缺席,如“某某因公出差”、“某某因病住院请假”等。

  (7)记录人。写明记录人,一是说明会议记录内容的真实性;二是表示对记录内容负责。

  在记录中凡涉及到人名的要写全姓名,不能只写姓不写名,也不能只写姓加职务或职称。

  会议记录应采用统一制发的专用会议记录本或记录纸,会后要立卷归档。

  3.会议进行情况。这部分是会议记录的基本内容,一般包括三个方面。

  (1)会议的议题和会议主持人的启示性讲话。这部分要着重记录(多项议题的会议要用数码依次标出,以便于会后利用查找)。

  (2)与会人的讨论发言。这部分是与会者对会议议题和会议主持人讲话的直接反映,记好这部分内容十分重要(会议发言要按照发言顺序记录,发言人姓名要写在段首,后面即记录发言内容)。

  (3)会议的决定、决议和会议主持人的总结及结论性意见。这部分是会议成果的综合反映,是会议记录的主体。这些决定、决议和讲话是与会者贯彻会议精神的根据,也是日后备查材料中最重要的材料,记录者必须认真、仔细地作好记录。

  会议进行情况还包括休息、散会等,也要记录上。

  二、会议记录的方法

  会议记录的方法有两种:

  一种方法是摘要记录,就是择其要点而记,不是有言必记。这种记录方法不要求把每个人讨论时的发言都一字不漏的记录下来,而是着重记录发言要点,会议结论、决定和决议。摘要记录要求记录者对发言内容必须迅速作出分析判断,哪些应记,哪些可不记,适当进行归纳,扼要地记下重点。

  另一种方法是详细记录,就是要求把所有与会者的发言尽可能地全部记录下来,做到有言必录,包括发言中的插话等,都要详细记录,不能有取有舍,更不能只记结论。详细记录要求记录者最好会使用速记,如不会速记,可对通用词汇采取简化方法记录,会后予以补正。涉及到文件名称或便于查找的文件,也可先省略后补齐。

  在条件允许的情况下,可辅以录音机,这样的记录更完整、准确。如果没有录音设备,或不允许使用录音设备,记录人又没有速记技能,应配备二至三人进行记录,以便会后核对补正。记录人对会上没有听准确或者发言表达不清的地方,要及时找有关人员核对。总之,要尽最大努力,保持记录的完整性和准确性。

  三、会议记录应注意的问题

  1.会议记录必须真实、准确、全面、完整,不能随意增删改动,速记要忠实原话,段落要清楚,文字要准确,特别是表决时,赞成意见、分歧意见、反对意见和保留意见等,都要尽量写原话,把会议情况真实地记录下来。

  2.会议记录要妥善保管,不得外传或遗失。

  3.印发整理后的会议记录,须经发言人核实。

  4.会议记录的整理,要做到语言文字规范化,不能更改原意。

  5.记录人员在工作中要模范地遵守保密纪律,不能随意泄漏会议的内容,要养成保守机密的习惯。

  四、会议记录人员应具备的素质

  1.要有高度的政治责任感。在工作中要做到一丝不苟,不出现遗漏差错。会议上不论讨论什么问题,记录人员都要守口如瓶,决不可提前向无关人员透露。要做到这些,必须有吃苦耐劳的精神,实事求是的精神,争分夺秒的精神,对工作负责到底的精神。要不断增强保密意识,要有高度的政治责任心。

  2.要有较强的听知能力。记录人员在会议中始终处于被动的地位,既不能滞后,也不能超前,精力必须集中,耳、脑、手都要紧跟发言人的讲话,因此,记录人在听别人发言时,要有灵活的反应力,深刻的理解力,牢固的记忆力,准确的判断。如果记录人员没有这些听知能力,就难以迅速判断要义何在,难以将需要记录的东西记录下来。

  3.要有较强的写记能力。会议记录人员的任务就是把会议上的发言变成文字材料,必须有迅速地将其发言用文字符号现于纸面的能力。记录人员要具有较丰富的知识,既要写得快,又要写得清楚,要会用记录符号记录,要掌握一些记录技。

  以上三个方面是会议记录人员应具备的基本素质,否则是不可能作好会议记录的,所以,会议记录人员平时应注重学习,多加练习,在工作实践中不断提高自己的政治素质和业务素质,这样就一定能较好地把会议记录工作做好。

  参考模板:

  时间:

  20xx年9月11日

  地点:

  会议室

  主持人:

  xxxx

  出席人员:

  全体教职工代表

  主要内容:

  讨论:

  一、西会中心校20xx-20xx教师考核方案。

  二、西会中心校教学工作制度。

  三、讨论西会中心校教学质量检查制度。

  主要议程:

  (一)由教代会主席说明本次教代会的主要目的和程序。

  (二)校长对考核奖发放方案、教学工作制度、教学质量检查制度的制定过程,制定依据和重要性进行了必要的讲解和说明。

  (三)教代会主席宣读方案和条例。

  (四)教职工代表酝酿讨论方案的可行性。然后进行举手表决:

  1、西会中心校教师考核方案,全票通过。

  2、西会中心校教学工作制度,全票通过。

  3、西会中心校教学质量检查制度。全票通过。

  (五)校长发言,十分感谢广大教职工代表和全体教师对学校行政工作的支持和理解,学校将努力做到依法办学,依法管理,让学校工作沿着正确的轨道发展前进。

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