公司的接待管理办法

2022-07-12 办法

　　第一章总则

　　第一条本办法所称接待指用餐、住宿及烟酒、水果和物品领用等。接待包括内部招待和外部接待。内部招待指省公司机关、下辖机构人员培训、参会、拜访或出差等活动发所生的就餐、住宿、物品领用等招待事项；外部接待包括以下四方面：

　　1、上级领导来公司视察、检查等事项的接待服务工作；

　　2、兄弟公司或者同行来司考察、交流、参观等活动的接待服务工作；

　　3、相关庆典、会议等活动的接待服务工作；

　　4、根据公司发展需要，组织重大商务洽谈、签约，重要客户来司等接待服务工作。

　　重大的，带全局性的公关活动，经分公司总经理批准，参照本办法执行。为某一具体业务公关发生的接待费用由业务落地机构（含公司业务部）承担或分担。

　　第二条总经理室主导的接待事项由办公室统一管理、安排。公司其他部门的接待事项需办公室配合协调的，应提前通知办公室，以便及时进行安排。

　　第二章业务接待原则

　　第三条逐级审批原则。涉及用餐及住宿的安排，须由牵头经办部门填写《业务招待申请单》，经本部门领导及办公室主任、牵头部门分管领导审核签字后，报分公司办公室行政科进行统一安排。

　　第四条归口管理原则。各部门组织的大型会议、检查、参观等活动，由各部门自行负责接待工作。牵头部门在制定接待方案后向分管领导汇报，经分管领导同意后须履行逐级审批程序，办公室负责提供接待所需物资（水果、办公用品）等后勤保障服务，茶水由经办部门自行负责。

　　第五条厉行节约原则。公司领导要严格控制所分管部门的业务招待费用，认真审批各部门的业务招待工作。接待要俭朴大方，任何部门和个人不得在外部商店购买烟酒饮料，没有特殊情况，不得到高档酒店宴请客人，坚决杜绝大吃大喝、假公济私等不良现象。

　　第六条内外有别、严控标准原则。

　　1、内部招待员工一律在职工食堂凭餐券就餐，餐券由省公司办公室行政科统一制作，限每人每餐一张，不可多领、冒领。

　　2、除分公司重要会议、特殊召集等情况外，下辖机构人员来司的，分公司不作住宿安排，但可代其预定酒店，入住人员依据公司协议价格自行结算。

　　3、来访客人在公司停留时间不论长短，原则上来与去各宴请一次，中间以用餐券标准或工作餐招待。

　　4、内部接待严禁用烟，非经分公司总经理批准禁止用酒。外部接待不得整包发烟，不得过度用酒。

　　第三章接待审批程序

　　第七条用餐接待审批程序。

　　（一）接待部门外部用餐招待时，由经办人填写《业务招待用餐申请单》，经部门负责人、办公室主任、公司分管领导审核签字后，报公司办公室行政科核定，预订妥当后由行政科告知经办人员具体地点，经办人员或部门凭申请单首联到指定地点进行接待（首联存放于酒店前台作为月结凭证），并确认实际消费金额，准确无误后在酒店消费单据上签字。经办人在填写用餐招待申请单时，需在申请单上写明预算标准。消费金额超过1000元的须分管行政后勤领导审批，超过2000元以上的须由总经理审批。

　　（二）总经理室领导直接招待时，由公司办公室直接填写《业务招待用餐申请单》，并由办公室主任签批后凭申请单首联直接安排（首联存放于酒店前台作为月结凭证）。就餐结束后由就餐领导确认消费金额，准确无误后在酒店消费单据签字。

　　第八条住宿接待审批程序。

　　（一）程序：接待部门进行住宿招待时，由经办人填写《业务招待住宿申请单》，经申请部门负责人、办公室主任、公司分管领导签批后，由公司办公室进行统一安排，经办部门凭申请单首联至指定招待地点招待客人入住（首联存放于酒店前台），并告之具体部门，在退房时须由客人在住宿账单上确认实际消费金额，准确无误后签字。

　　（二）其他情形。

　　1、除公司重大会议、特殊召集等原因，下辖机构人员来司的，一律由消费人员凭票据回本机构报销，分公司不安排招待。

　　2、客户来司推销产品或业务的，分公司不安排招待。

　　第九条物资招待审批程序。

　　业务招待涉及烟酒、物品领用的，经办人员需填写《业务招待烟酒领用申请单》、《物品领用申请单》等单据，经申请部门负责人、办公室主任签批后，由公司办公室进行统一安排。若涉及高规格烟酒或物品领用时，需将有关申请单提请本部门领导、办公室主任、总经理室三方审批，由办公室行政科统一安排。

　　第十条出差车票预订审批程序

　　（一）预订原则：公务出差所至目的地有坐高铁，且价格低于机票价格的，需由申请人自行购置高铁票，凭票自行报销，办公室不负责订票；所至目的地无高铁的，应提前向办公室提交申请，并由行政科经办人员代其预订机票，费用由公司月结。

　　（二）部门总助及以上员工公务出差可乘坐飞机经济舱。总助以下员工可乘坐高铁二等座，在无高铁或无直达列车的情况下，可乘座飞机经济舱。

　　（三）审批程序

　　1、申请人需提前3至5天填写《机票预订申请单》及相关附件材料，提交本部门负责人、办公室负责人签字。

　　2、申请单经领导签批同意后，申请人需及时持附件材料和申请单至行致科，由行政科统一办理。

　　3、为节约费用，需购置返程机票的，原则上需在申请去程机票时一并申请。中途因不可抗力因素需更改行程或时间的，需提前2天告知行政科。若因临时性更换信息导致行政科无法办理的，需由申请人自行负责。

　　第四章招待标准与陪客规定

　　第十一条陪餐与用餐标准

　　1、接待单位要严格控制陪餐人数，原则上陪餐人数最多不得超过来客人数的1.5倍。

　　2、一般外部招待：按人均标准60元计算招待费用，超支由接待部门自行结算，公司不予报销。

　　3、总公司、兄弟公司及重要客户等重要外部招待：具体招待等级由总经理室界定，经办人须在申请单上注明费用预算，并由分管行政的总经理室领导签字审批。

　　4、凡是不按办公室批准地点就餐的，费用由经办部门自行承担，不由公司统一结账。

　　第十二条住宿标准

　　1、内部招待需安排在外部单位住宿的，由分公司办公室行政科按普通规格统一安排，费用由客人自付。

　　2、外部招待需安排在外部单位住宿的，由分公司办公室行政科按领导指示统一安排，费用由公司承担。招待等级由部门总经理确定，普通招待不高于230元/间/晚（单间或标双），中级招待不高于300元/间/晚，高级招待不高于450元/间/晚。

　　3、凡是不按办公室要求住宿的，费用由入住人员或经办人自行承担，不由公司统一结账。

　　第十三条物资领用标准

　　1、内部招待一律不提供烟酒、水果及纪念物品；若特殊情况需提供烟酒的，凭烟酒领用申请单，每桌按10人标准计，每桌领用酒不得超过1瓶红酒、1瓶白酒，每桌领用烟不超过2包。

　　2、普通外部招待领用一般规格烟酒（酒鬼酒、开口笑、红酒、软芙蓉王），不领用纪念物品；每桌按10人标准计，每桌领用酒不超过2瓶红酒、2瓶白酒；每桌领用烟不超过2包。

　　3总公司、兄弟公司及重要客户的外部招待，需领用烟酒、水果或物品的，由接待部门总经理确定标准，经办人须在申请单上注明费用预算，并由行政分管领导签字审批。

　　4、接待领用的烟、酒未使用完的，应退回公司。行政后勤人员应进行退回登记。

　　5、办公室行政人员应对购买物质实行季度盘底，下季度第一个月10日前向行政分管领导书面报告。第五章结算

　　第十五条公司业务招待一律采用月结方式。每月由办公室定期与外部合作单位确认金额，收取发票，并填制报销单据进行费用报销，发票报销前需用餐签字人确认。办公室行政人员需按月、分部门统计用餐次数、用餐金额报总经理室。

　　第六章附则

　　第十六条分公司办公室将建立来客接待登记台帐，定期汇总，对不符合业务招待及超出预算的部门汇总后上报公司领导，并进行通报批评，对于问题比较严重的，根据总经理室决定予以严肃处理。

　　第十七条本办法由公司办公室负责解释。

　　第十八条本办法自下发之日起实施。

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