关于会展概论报告
篇一：会展概论实践报告
会展概论实践报告
——第二十二届上海国际酒店用品博览会见习总结
一，展会简介：
1.时间：20xx年4月1日—20xx年4月3日
2.地点：上海新国际博览中心
3展会组织结构：主办单位 上海市旅游局 中国旅游饭店业协会 承办单位 上海博华国际展览有限公司
上海吉庆旅游经济发展中心
协办单位 上海市旅游行业协会饭店分会
4.展会主题：
HOTELEX 上海国际酒店用品博览会作为酒店餐饮行业规模最大、影响了最强、水平最高的博览会之一，一如既往关注酒店用品行业的创新元素与绿色理念的实践。它主要呈现六个展区：餐饮供应设备展、烘培展、桌面用品展、酒店IT智能电子产品安全防范设备展、布草与服装展，以及客房电器用品展。为业内人士提供一站式采购和信息融合的平台。
二、实习岗位：南厅通道
主要负责检查观众填写的表格的信息是否完整与有误。其中，现场把观众分成了国内观众、海外观众和预登记观众三种类型。预登记的观众可以不用填表注册，海外和国内的观众则要填表注册，这就是我们收集观众基本信息的渠道。同时表格中还有简单的调查，帮助我们了解观众得知展会的渠道、参观展会的目的等资料。
三、实习收获
这是我第一次到展会现场实习，虽然只有短短的三天，但我觉得自己真的收获了很多。只从眼界和世面上说，这三天是见人最多，见各种名片最多的时间。形形色色的人，眼花缭乱的名片。检查之余，我们还会很注意名片上的职位，很多都令我们肃然起敬。我们三天最常用的三句话（无论汉语还是英语）就是：“请出示您的表格和名片”、“请先去填一下表格”、“好的，谢谢，请进”。这让我一度觉得很自豪。因为自己也是被别人需要的。另外，这三天也是我说英语最多的时间。而且，这三天的英语经历也让我下定决心学好英语。因为有很多外国人满脸期待的跑来问一些事情，但我们这蹩脚的英语水平只能让别人失望而返。其中，最糗的一次是，有个黑人火急火燎的跑来说：where is the toilet，please？但我们两个就一下子懵了，互相对视了一眼，又回问：what means？结果他在那比划了半天，我们也干着急了半天，还是摇着头走开了。他走后我们才想起来，是在问厕所在哪。太糗了，一个toilet愣是当时想不起来。这英语真的要抓起来了。
三天的工作的确很累，但我们所有的同学还是报以极大的热情，耐心地为观众提供咨询、引导、填表登记的服务。不经一番彻骨寒，怎得梅花扑鼻香，经过这次的实习确实对展会中观众信息的收集和处理有更加深体会。
篇二：会展概论重点总结
会展概论重点总结
（1）狭义的会展（展览）：即组织者吸引参展商在一个特定的时间里到某地将其产品或服务进行充分展示，以引起观众注意，并促其当场或展后购买其产品或服务的有组织的活动。
（2）展览活动参与者包括：组展者（组办方），参展者，观众，展览服务商。
（3）展览业：与展览活动直接相关的会展中心，组展公司，展览公司等形成的行业。
（4）会展业服务内容：1策划和举办各种规模，各种性质，各种目的和各种层次的国际和国内的会议 2策划和举办各种规模，各种性质，各种内容和各种形式的国际和国内的展销会，展览会，交易会和博览会。 3策划和安排各种规模，各种目的和各种层次的奖励会议和奖励旅游活动。 4策划和举办各种规模，各种性质，各种目的和各种内容的节事活动 5提供上述各项会议，展览，奖励旅游和节事活动所需的各种场馆和设施及其配套的内在服务，如会务，货运，仓储，报关，检疫，保险，法律，通讯，信息，展台设计与搭建翻译 6 安排和提供上述会议，展览奖励旅游和节事活动的参与者所需要，并能令人满意的住宿，餐饮，交通，游览，娱乐，购物和各种生活接待服务。
（5）会展的本质：会展为参展商和观众提供一个理想的沟通和交流的平台。
（6）信息的特征：可扩充性，可压缩性，可替代性，可传播性，可分享性。
（7）信息的传播特点：信息收集的便利性，信息发散的广泛性，信息反馈的及时性。
（8）会展的特点：1展览会对企业的宣传是全感官，立体和全方位的。2 信息的高度集中。3 会展联系面广 4 新（新客户，新产品，新主题）5 多种营销方式的完美组合。
（9）会展分类：1根据内容分范围较广:如博览会，产业展（农业展，工业展，轻工业展等等）以及专业展（手表，汽车等）2根据参展商来源不同（规模）分为：国际展，国内展，地方展，独展 3 按举办时间分为：定期展和不定期展 长期展（三个月到半年）和短期展（一周）4按举办场地分类：室内和室外展 5 根据会展性质分为：专业展，展销会，综合展。
（10）会展的作用：1 会展对外贸的促进作用。 2会展对经济结构的调整作用。 3 会展对经济发展的促进作用。 4会展能反映经济发展的趋势。
（11）会展对城市好处：1提高举办城市国内外知名度 2 促进城市基础设施的建设 3 有助于第三产业的发展。
（12）欧洲展览的发展分为两个阶段：第一阶段是在第一次世界大战和第二次世界大战期间综合性质的贸易展览会迅速发展并成为主要形式，第二阶段是第二次世界大战后，贸易展览会朝专业化方向发展，并在欧洲占据主导地位。1851年第一届世界博览会在英国伦敦举行。1916年法国里昂举办了第一届里昂国际博览会，按行业划分参展。具有综合性和区域性特点。1925年UFI(国际博览会联盟)在意大利米兰成立。第一个现代专业贸易展为1898年德国莱比锡自行车和汽车展，德国是世界上的展览大国，展览业发展较早，比较成熟。
（13）中国香港有“洲会展之都”之称，其玩具展和珠宝展最盛。
（14）展览业发展的趋势：1国际化程度越来越深（国外参展商和观众不断增加，国际展比重较大，跨国公司加大向国际市场拓展的力度，展览技术标准国际化）2 展览规模越办越大（场馆大型化，展览规模化，品牌集约化，企业集团化）3专业化趋势越来越强（会展专业化，管理专专业化，人才专业化）4 科技化程度
越来越高(举办展览会的手段和设施越来越现代化，网络技术的应用，网上招展，网上交流，网上服务) 5 展中有会 6 世界展览会仍曾显不平衡发展态势
（15）展览组织大致分为四大阶段：展前策划，展前准备，展中管理，展后阶段
（16）展前策划包括：展览项目的论证（首先对行业态势进行分析，其次要考虑办展资源是否充分，其三分析同行对此项目的反应，对展览项目进行可行性分析）
(17)组展方案的制定包括以下方面
（一）展前准备：1主承办单位的确定及支持(支持单位和合作单位) 2展览项目名称，主题确定(项目申请) 3场馆的选择确定（管理模式，面积，空间，设施，费用，软件条件和交通）4参观流程和观众接待的策划（组展者与参展商关系，参展商名录的建立，面向已知联系方式企业营销）5面向参展商开展营销6面向观众开展营销7展品运输服务8会刊等印刷品的准备9人员的组织10媒体宣传与安排(媒体的选择，提供新闻资料稿子图片，记者招待会) 11布展(时间安排，施工单位审查，特装布展方案审查，施工管理，消防，运输车辆管理)
（二）展中管理 1 证件办理 2 开幕式策划（开幕前准备，流程，剪彩）3现场控制安排（人员进出，展位管理，展品管理，宣传品管理，噪音控制，成交统计成交项目签约仪式，境外参展商） 4知识产权保护（展前展中控制，投诉处理）5参展商和观众调查6展览安全和突发事件的处理(展览安全，展览保险，突发事件如火灾，恐怖事件，突发性传染疾病，地震自然灾害)7撤展(流程和管理)
(三)展后工作 1组展总结和效果评估的内容确定（专业观众数，参展商数和代表性，达成的意向成交额，参展商和观众满意度，投入产出比）2 展后联系工作安排
(18)会议：通常是指有一定数量的人参加，围绕特定的目的，在某个地点定期或不定期进行的持续一段时间的思想，观众和信息交流活动。
(19)会议的类型;1根据会议参与者来源可将会议分为:地区性会议，全国性会议，国际性会议。2根据会议举办机构不同可分为：协会（民间组织）会议，公司会议，非盈利性组织会议（政府和国际组织）
(20)会议构成的要素：会议名称，会议时间，会议地点（成本，交通，设施，目的地距离，交通费用，气候，观光，娱乐，形象）会议举办机构(公司和协会及非盈利机构)，与会人员(秘书和服务人员及四种特殊人员国际与会人员，行为障碍者，老年与会者，贵宾)，会议主题，会议举办的方式，会议结果
(21)会议策划包括会议预算的编制（编制损益表），组织机构的确定，会议形式和时间的策划，确定会议主题和目标
(22)会议准备阶段包括1会议地点的选择（地理位置，交通，季节和气候）2 具体会议场所的选择（客房数量，类型内部设施条件，服务水平，娱乐和服务设施，公共设施，会议场所的费用） 3 发言人邀请 4会场布置（人员分工，会场安排，灯光音响及媒体设备,会场装饰，隔音）
(23) 会中管理：1会展报到 2 入住和退房 3 发言人接待
会议评估(明确评估内容，谁参与评估评估，评估时间，评估方法，评估分析)
(24)参展对企业的作用;1建立联系 2调研信息（内容多，方式多，质量高） 3广告宣传(方式多，全感官宣传，宣传效果好) 4贸易成交(会展最终目的是销售产品)
(25)参与决策需考虑的因素:1产品因素(产品生命周期，产品的新老和复杂程
度)2企业经营状况 3企业决策层的经营作风4企业的营销组合策略5企业资源6目标市场的情况（该市场是否可以进入，市场容量，市场利润率）
(26)具体展览的选择：1展会的性质2 展会内容 3知名度 4目标受众 5展馆的情况6 展会举办的时间 7展费
(27)参展目标包括:基本目标，交流目标，价格目标，销售目标，产品目标，产品目标
(28)备展的原则：1参展目标是安排备战工作的出发点，备展必须为实现参展目标服务2备展安排要全面周到3根据轻重缓急安排备展工作4制定周密具体的备展工作计划
(29)参展的准备：1参展目标的确定和参展准备的原则 2参展时间计划和参展预算 3 报展（参展申请，展台位置确定，标准展台和特装展台，明确所需服务4展品，参展资料的准备及展品运输(展品的选择，宣传资料的准备，展品运输)5展台设计（与整体分氛围相协调，衬托展品不可喧宾夺主，考虑参展商公众形象，与参展者活动配套，设计要经济）6观众邀请 7参展人员（人员组成和分工，参展人员选择（精通业务知识，工作积极性，优雅的举止行为），参展人员培训，人员管理，参展礼仪） 8报到和布展
(30)参展展中工作;1接待观众 2资料的散发 3展品演示4洽谈交流 5 展台记录（记录重要性，记录方式，记录要求） 6市场调研 7活动举办8 现场销售 9媒体接待10 展台环境和安全（展台环境，展台安全）11撤展
(31)参展后续工作：1展后总结 2承诺的处理 3展后联系（定期邮寄资料，邮寄资料，邮寄感谢信，拜访，邀请来访）4对企业经营战略调整 5参展效果的评估
(32)展品选择原则：针对性，代表性，独特性
(33)海外参展的程序:1选址海外展览项目2报展3预定酒店4准备资料展示设备5运输展品6设计展位并联系国外施工单位 7展前宣传8展台工作人员9办理护照签证 10外币兑换 11旅行，安全，和保险 12抵达和离开 13展中 14展后总结，考察和观光
(34)海外参展运输包括：1展位工具箱的准备(办公用品，业务用具个人物品旅行物品) 2海外会展运输注意事项 3有关运输证件（商业发票，临时进口保证金，临时进口证（ATA）,TMP专用许可证，出口许可证，产地证明）4选择合适的国际展品承运商 5现场运输代理业务标准（联络，海关手续，搬运操作，
(35)展品出入关程序;1产品物品进出口流程 2展品出入境报关（出关申报，入关申报，海关查验放行）3出入关应注意的问题
(36)参观决策：1明确参观目的 2明确需搜集的资料3参观何展览会4谁去参观
(37)参观指南：1充分了解组展者制定的参观须知 2何时参观 3收集信息的方式（收集资料，展台交流，参加讲座及学术会议，留意展会期间的媒体报道）4参观前准备 5正式参观 6参观后的总结
(38中国主要展览组织：1中国国际贸易促进会委员会简称中国贸促会英文缩写CCPIT，2中国国际商会CCOIC，
(39)发达国家的会展行业协会的主要职能：1制定会展行业行规 2对会展进行认证评估，3对会展专业人才进行培训
(40)发达国家的管理经验：1完善的会展管理法规2根据情况对会展采取扶持政策 3建立全球会展营销网络 4先进的办理理念（专业化，苛刻的参展商选择，观众的甄选，先进的展台设计理念，周密的各项服务）5 大型会展场馆 6专业
的会展人才
（41）国际主要会议组织：1 1963年国际会议协会（ICCA）在荷兰阿姆斯特丹成立，是世界上最权威的会议协会组织。2 国际专业会议组织者协会（IAPCO）成立于1968年 总部设在英国伦敦 3 国际协会联盟（UIA）1910年在比利时成立
（42）国际主要展览组织：1国际展览局 （BIE）2国际展览管理协会（IAEM） 3 国际展览协会(UFI)
(43)中国知名展会：1中国进出口商品交易会，简称广交会 1957年创办，有中国第一展之称 其优势(地缘优势，品牌优势，场地优势，展示功能优势，信息交流优势) 2中国国际高新技术成果交易会 始于1999年 3 西湖博览会 1929年6月6日开始 2000年恢复举办 4 大连国际服装博览会 1988年
（44）世界知名展会;1汉诺顿工业博览会 1947年 2 法兰克福国际家用纺织品贸易博览会 始于1971年 3 世界博览会始于 1851年
英语需要自己调整语序
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I'm delighted you are visiting the Hong Kong Convention and Exhibition Centre website. Here you can join the thousands of event organizers and planners world-wide who have chosen our unique purpose-built facilities for their exhibitions, conventions and meetings or for banqueting.
我很高兴你参观香港会议展览中心网站。在这里你可以参加活动的组织者和策划者世界谁选择了我们独特的目的建造的设施的展览，数千人，为会议或宴会。
You can be among the valued customers who come to wine and dine at our famed seven restaurants.You can explore our many facilities and services and discover how dedicated the Hong Kong Convention and Exhibition Centre is to making your real visit with us in Hong Kong - "The Events Capital of Asia" - a great experience and a lasting memory.
你可以有价值的客户谁来葡萄酒在我们的著名的七间餐厅用餐。你可以探索我们的许多设施和服务发现如何致力于香港会议展览中心是使你真正与我们访问香港“亚洲盛事之都”-一个伟大的经验和持久记忆。
In 1986, the Vancouver Convention Centre first served as the Canadian pavilion for the World's Fair Expo. It has 91,000 square feet column free exhibiting hall and has 54,000 square feet column free ballroom which can be divided into 3 rooms.It has the capacity of accommodating more than 12,000 persons and is one of the greenest convention centers in the
world.There are 72 meeting rooms, which vary between 500-6500 square feet. 1986，温哥华会议中心第一任世界博览会加拿大馆。它有91000平方英尺的无柱展厅有54000平方英尺的无柱宴会厅可分为3个房间。有容纳12000余人的能力，是世界上最环保的会议中心。有72个会议室，500-6500平方英尺之间的不同。
篇三：会展概论重点
第一章 会展概述
第一节 会展的概念
一、会展的定义：会展是指在一定地域空间，由多个人聚集在一起形成的集体性的物质和文化交流活动。 二、会展的组成部分：
（一）会议 会议的种类很多，按照组织形式划分有：大会（年会）、专门会议、代表会议、论坛、研讨会、讲座、座谈会和集会等。国际上还通常根据会议主办者将会议划分为三部分，即公司会议、协会会议和非营利组织会议。
（二）展览 展览的类型丰富多彩。根据展览内容，展览可以划分为综合性展览和专业性展览。根据展览性质，展览可以划分为营利性展览和非营利性展览。
（三）节事 节事涉及范围极广，按照节事活动的不同属性可划分为：传统节庆、现代节庆、体育赛事、文化娱乐盛事和其他团体活动等。节事活动一般都根据特定的主题来开展，主题类型包括风物特产、文化、宗教、民俗、体育、政治和自然景观等。
（四）奖励旅游 奖励旅游不是一般意义的旅游活动，而是带有明确商务目的的旅游活动。在活动内容安排上，奖励旅游除了进行观光游览和娱乐休闲等消遣性活动外，还包括企业会议、展览和业务考察等商务性活动。
第二节 会展的特点
综合性 创新性 集中性 技术性和艺术性 发展持续性 区域差异性 时间均衡性 影响广泛性
第三节 会展的作用
一、会展的经济作用：
（一）产生巨大的直接经济效益（会展代表消费水平高；会展旅游者的团队规模大） （二）拉动相关产业发展 （三）促进经贸合作 （四）优化产业结构 （五）增加就业机会 二、会展的社会文化作用：
（一）提高会展举办地的知名度和美誉度 （二）促进信息交流和先进科技知识的传播 （三）丰富文化生活，提高居民素质
三、会展的环境作用： 会展活动促进了会展举办地的基础设施建设，环境卫生的维护，从而改善了当地的居民生活环境。一个城市或地区要举办会展活动，都会积极进行综合性、全方位的城市和地区建设，这些举动的直接目的是创造争取会展举办权或成功举行会展的基础条件，但客观上改善了会展举办地的社会和自然环境。
第二章 会展的历史和现状
第一节 世界会展发展的历史过程和现状
一、世界会展发展的历史过程：萌芽期（原始社会末期—1640年）；发展期（1640年—1945年）；成熟期（1945年至今）。
二、世界会展发展的现状：世界会展发展的基本格局：1.会议2.展览3.奖励旅游4.节事
第二节 我国会展发展的历史过程和现状
一、我国会展发展的历史过程：
（一）古代时期（原始社会末期—1840年） （二）近代时期（1840年—1949年）
（三）现代时期（1949年至今）1．起步阶段（1949年—1978年）2．变革阶段（1978年—20世纪90年代初）3．快速发展阶段（20世纪90年代初至今） 二、我国会展发展的现状：
我国会展发展的基本状况1．会展活动数量持续增加，会展经济效益日益增长2．会展活动质量和档次显著提高 3．会展场馆建设如火如荼4．会展企业蓬勃兴起5．会展区域经济发展不均衡6．会展业整体实力较弱7．会展市场秩序混乱，会展管理体制落后 8．会展专业人才缺乏 第三节 中外部分知名会展活动： 一、世界博览会二、奥林匹克运动会三、汉诺威国际信息及通信技术博览会 四、中国进出口商品交易会 五、博鳌亚洲论坛 六、大连国际服装节
第三章 会议
第一节 会议的概念、类型和构成要素
一、会议的概念
会议的定义：会议是指三个人或三个人以上参与的、有组织、有目的的一种短时间聚集的议事活动。
二、会议的类型
（一）按照会议主办单位划分1、公司类会议 2、协会类会议会议3、其它组织会议
（二）按照会议活动的特征划分1商务型会2度假型会议3文化交流型会议4专业学术型会议5政治型会议6培训型会议
（三）按照会议的组织形式划分1论坛2研讨会 3报告会
（四）按照会议的规模划分1小型会议 2中型会议 3大型会议 4特大型会议
第四次世界妇女大会于1995年9月4日－15日在中国北京召开。2005年1月26日，在巴西南部的阿雷格里港，第五届世界社会论坛于当日开幕。2005世界社会论坛年会被称为历史上规模最大的国际会
（五）按照会议代表的类型划分1会员会议2内部成员会议3业务关系人员会议 4公众会议
（六）按照会议代表的范围划分1国内会议 2国际会议（最早的国际会议：威斯特伐利亚会议） ICCA的统计标准：会议至少能吸引50位出席者；会议必须定期举行，一次性会议不能列入统计范围会议要在至少3个不同国家之间轮流举办 UIA的统计标准：出席人数至少300人；代表国籍至少5国；外国出席人数至少占40%；会议期至少3天
（七）按照会议举办时间的特点划分1固定性会议 2非固定性会议
（八）按照会议的专业领域划分 ： 1公司类会议：数量庞大，范围广泛会议时间选择呈现周期性与灵活性相结合会议筹备时间较短会议地点选择具有重复性与会人数较少，具有可预测性会期较短会议主办者决策集中，与会者缺乏自主性 2.协会类会议：效益巨大，形式多样会议时间选择上周期性明显会议筹备时间较长会议地点选择变换性强与会人数较多，难以预测会期较长会议主办者决策分散，与会者自主性强3.其他组织会议会议费用具有公共性主要来自行政拨款、成员缴纳的会费以及公众的资助、捐助或者募捐对价格比较敏感更喜欢淡季开会
三、会议的构成要素
会议目标（why）——为什么开会？会议议题（what)——开什么会？会议人员(who)——谁参与会议？会议时间(when)——什么时候开会？会议地点(where)——在什么地方开会？会议方式(how)——怎样开会？（ 其核心要素是会议目标，它决定了其它要素诸如议题、人员、时间、地点及方式的选择。） 第二节 会议的申办一、会议的申办方式（一）公关营销（二）轮流举办（三）竞标
第三节 会议的工作流程
一、会议策划阶段二、会议营销阶段三、会前准备阶段四、会议实施阶段五、会后阶段
一、会议策划阶段
（一）会议策划的原则：会议为主，其他活动为辅；关注流行趋势；风格鲜明，特点突出；灵活多样，多种选择；安全可靠；计划严密
（二）会议策划的步骤：1.成立策划工作小组
2.形成策划方案：
会议宗旨 （所谓会议宗旨就是指举办某一特定会议的目的。会议的主办者应以准确和简明的语言加以阐明。会议宗旨（目标）应该：明确具体，不可空洞、虚幻；切合实际，不宜过高或过低；区分层次，主次分明）
会议名称 （ 会议名称应力求简短、易读、易记并易引起关注。会议可以得名于：所属国际机构的名称；与会国所属的集团；与会国所在的地区；举行会议的地点；所属专业或职业；突出的国际问题；社会主张或政治运动）
会议主题和议题 （会议主题是贯穿于会议中各项议题的主线，它是为实现会议目的服务的。会议议题是会议讨论的具体问题，是主题的具体化。
会议议题设计应注意：议题要服从会议目标；议题要立意高远；处理好主题与分议题的关系；注意议题的高效性；议题表述要准确；议题要符合会议权限）
会议参加者会议规模和层次会议时间 （会议日期选择需要考虑的因素：会议的主要领导、嘉宾和演讲人能否在预定时间参加会议；
与会者是否有足够时间准备相关文件和发言材料；
会议的各项组织和准备工作是否有足够时间完成；
会议具体日期是否具有政治上、宗教上和民族风俗上的敏感性 会议日期选择还应注意以下
要求：尽量避开节假日；避免在与会人员工作繁忙的时候召开；避免与同类型的会议或活动相冲突；尽量选择在消遣旅游的淡季）
会议地点 （选择会议目的地需考虑的因素： 能否获得良好的政治、经济和社会效益；能否突出会议主题；能否创造良好的会议气氛；
会议总成本（含住宿、餐饮等）；交通的便利性（会议代表距目的地的距离）；
会议设施和住宿、娱乐等相关设施；其他（目的地形象、气候、旅游资源等）选择会议场所需考虑的因素： ；
地理位置（与机场、酒店和旅游景点的距离）；服务设施和项目；服务人员水平；收费标准；安全性可供选择的会议场所类型 ：会议／会展中心；酒店；大专院校；市政设施；其他）会议日程 （会议日程是会议各项活动在会议期间按单位时间的具体安排。充分考虑会议的形式和时间期限；准确把握会议各项活动的关系，突出会议议程安排；做到全面、具体、轻松、紧凑）会议宣传推广计划 （包括媒体计划、宣传资料的设计印刷、会标征集、公关活动等。 ）会议预算 （会议收入：政府行政经费划拨；主办者拨款；与会者的会务费；社会赞助；有偿广告；转让无形资产使用权；业务代理费或佣金、资格费；其他收入,会议支出：行政办公费；营销、宣传和公关费用；场地和设施租借费用；购买其他会议企业服务的费用；工作人员的工资；礼品、赠品的购买或制作费用；税金；其他费用）会议服务方案和工作进程表 （包括：交通、住宿、餐饮、接待、社交和文娱活动、旅游活动、会议材料制作与印刷、视听设备、展览、记者会和其他相关服务方案以及危机处理预案、会场临时工作人员安排等） 二、会议营销阶段
（一）会议营销的常用手段：印刷品广告 直接邮寄 电话营销 电子营销 新闻宣传和公关活动 （二）会议营销材料的主要内容：会议主办者的名称和邀请词 会议日程和主要发言人、演讲人简介 会议地点的情况介绍 与会的名人名单 会议报到注册信息 会后外出考察或旅游观光活动
三、会前准备阶段
（一）制发会议通知（邀请函） （二）制作会议证件
（三）准备会议文件与材料 （四）准备会议物品和设备
（五）会场布置1、会场座位格局设计和安排（上下相对式；全围式；半围式；分散式；并列式）（2、座区划分与座位排列3、会场装饰（会标会徽标语旗帜植物和花卉灯光）4、主席台布置（座位格局讲台话筒休息室座次安排）5、座位标识（座次图指示牌座位号标识团组标识席卡）
(六）会前检查（1、发现问题2、调整计划） 四、会议实施阶段
（一）会议的接站工作 （二）会议的现场报到 （三）特殊人员的接待
（四）危机和紧急事件处理 （五）会议的返离工作 五、会后阶段
（一）会议的善后工作会场清理（会议决算会后宣传会议资料的整理和保存向与会者寄送感谢信和会议刊物）
（二）会议评估（1、会议评估的目的：了解会议目标是否得到实现；与会者的满意程度；会议的成本效益；以后的会议需要进行哪些改进。。。。。。。
（三）会议总结（撰写会议工作报告；召开总结大会；举行庆功宴） 第四节 会议服务 一、会场服务：
（一）会场布置（礼堂式 （上下相对式）；围桌式；围桌式；论坛式；报告会式） （二）报到与签到服务 （三）礼宾礼仪服务 （四）危机处理 二、住宿服务 三、餐饮服务 四、交通服务
（一）接站服务（二）迎送交通工具与陪车（三）返离服务
第四章 展览
展览的定义：展览是在特定的地点和期限内，通过物品的展示，以达到商品、服务和信息交流目的的一种有组织的社会活动。
（一）按展览的内容划分：1、综合展2、专业展
（二）按展览的性质划分：1、营利性展览2、非营利性展览
（三）按展览涉及的地域范围划分：1、国际展2、国家展3、地方展4、独家展 （四）按展览举办地划分：1、国内展2、出国展
世界五大车展：北美底特律车展 巴黎车展 日内瓦车展 法兰克福车展 东京车展 第二节 展览的运作过程
一、展前准备阶段（一）展览项目策划（二）展览的申办（三）展览营销（四）确定参展商并签订合同（五）展品运输（六）布展（七）预展
二、展期工作阶段（一）开幕管理（二）专业观众登记（三）展览期间现场管理与服务 （三）展览期间现场管理与服务
1、人员进出管理与人流控制（参展商、观众等所有人员原则上须凭证件进出展览场馆。证件不得转借、变卖、涂改和一证多用。证件一经制作，不予更换(姓名、单位等)。参展商和组展商工作人员比观众早半小时入馆，进行接待准备。展览工作人员、观众必须在规定的时间前出馆，参观人员停止人馆的时间应比清场时间早半小时。展会还应根据实际情况适当控制展馆里的人流量。）
2、 展览秩序和环境维护（展位管理：针对参展商可能将展位转让或转租(卖)的情况，制定比较严格的规定。
展品管理：所有进馆物品需接受保安人员的安全检查，原则上展览期间展品一律准进不准出。未经申报或未通过组展商审核同意的展品不得参展。展会开始后，未经组展商许可，任何展品不可从展台或现场撤走。在展会未结束前，任何展台不准拆卸。展品的摆设不得超出参展商展位，不能占用过道及过道上方的空间。专业展通常禁止在展览会现场销售展品。宣传品管理：参展商只能在自己的展位派发各种资料，不得在他人展位和通道上派发，也不得在通道上摆放宣传品和宣传资料。 噪音控制：为保证一个相对安静、有序的展览环境，组展商通常对展位发出的音量做出控制，使其不对观众或其他相邻的参展商构成干扰。声像设备的音量应低于50分贝。现场清洁：组展商要负责展览场馆公共区域的清洁工作和清运垃圾，同时向参展商提供展位清洁有偿服务。
3、为参展商和观众提供现场服务（ 展馆内通常设有商务中心，组展商在现场也会设置办公室或总服务台。商务中心可提供翻译、出口贸易咨询、酒店住宿咨询、会议旅行安排及电话、传真、复印、打字、票务、外币兑换等服务。现场办公室则随时为参展商和观众提供咨询服务。现场服务台的服务项目包括：负责咨询、接待、办理布展手续等相关事项、受理申报加班、受理水电申报及设备租赁和安装、消防咨询、清洁押金及有关收费等。）
4、知识产权保护工作 （组展商可以安排专门机构和人员负责受理发生在展览现场的涉嫌侵犯知识产权的投诉。规模较大的展会应邀请商标、专利、版权等知识产权管理部门进驻展馆处理有关知识产权的投诉。如果展品被证明侵犯了知识产权，组展商有权要求参展商撤走侵犯他人知识产权的展品，由此引发的后果由参展商承担，包括赔偿主承办单位因第三方指控参展单位和主承办单位侵权而引起的一切费用与损失。） 5、安全保卫工作 （组展商应制定和实施完善的安全管理制度，并要求参展商指定安全保卫具体责任人，制定安全保卫措施.
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