除非你的电子信息(如传真、电子邮件)经过加密处理,收信人可能是并非惟一读到这份讯息的人。因此,以此方式传递敏感性资讯时必须踌躇再三,以审慎为上策。你应加以取舍其中许多注意要项,一方面顾及礼法,另一方面亦向对方展现你对正当程序的掌握。近来出现了一个新名词"网络礼仪",就是指互联网电子通讯的相关礼仪,明示我们企业界人士利用尖端通讯科技传递信息之际,尤应留意其中亦有正确与错误的作业格式。读者请检阅下述清单,依切身需要善加运用。
基本要项
1.信息中应辨明收信人与自己的身分,以利彼此联系。除了传真号码外,你还应提供电话号码或地址,或二者兼具。
约翰准备传真给一名供应商时,不慎把传真号码按错了,竟传到一名毫不相干的会计师办公室。会计师的秘书收到这份文件,即使想通知约翰也一筹莫展,因为约翰的文件上并未提供充分的通讯资讯。她当然无法与约翰的供应商联系,因为不知道对方的传真号码,这也是文件误传到会计师事务所的
首因。
2.撰写电子信件就仿佛你在和对方面对面谈话一般,如果你写得过分晦涩。或文句过于简略。对方可能会产生错误的印象,马丁十万火急地向外市行销中心仓储经理催件,却未如预
期地得到对方快速的回应。这位经理向来精明干练,效率十足,令马丁纳闷不已。一周后,马丁所催文件终于到达,但却是经由邮递寄出。
到底马丁在发给那名经理的电讯里写了什么?
“需月中产品存货清单报告,机密传递为上,尽速。”
“尽速”意旨可能含糊不清,是不是应该更精确点,如注明时限?至于“机密传递”的指示也可能有多种诠释,仓储经理并没有电子加密编码设置,因此他选择交托邮局传递信息,他确实顾及了机密性,但是却延迟了许多时间。
3.仔细检查拼法、文法和信息的一般外观,纵然你使用的是现代科技。切不可因此疏忽了传统规格和礼法,
4.字型过小可能会传达不清。提醒对方若碰到信息模糊的状况尽速与你联络,如有任何疑虑。不妨使用快递服务或限时邮件来传递该项资料,无论如何。你为对方设想和防患未然的态度定能赢得对方的.欣赏与感谢。
5.在信息上方应先注明文件主题。让对方一眼就能预知端倪。即使事情繁多。也可将事件排定优先处理程序,公司商号倘若生意鼎盛。事务繁忙。通讯可能无法得到即时处理,如果每项信息都标明第一优先。碰到真正紧急时刻也就缺乏冲击力了。
电子通讯禁忌
1.别以为你收到的任何要求都货真价实。如有疑虑,务必详查!
2.别冒犯任何人,你听到一则粗鄙的笑话,即使当时赢得你莞尔一笑,别忙不迭地通过电子邮件和你所有的同业或同事分享。在业界尚有助理及秘书负责收件,你的电讯可能在无意中触犯了他人。
3.别以为大写格式打出所有的电子信息,网友之间谑称此为"号叫",阅读起来相当吃力,常会惹恼读信人。
4.别忘了电子邮件已行之有年,举例来说,“先此致谢”是TIA,“顺便一提”是BTW。如果你是位生手,认不清通行的十几二十个缩写,别居然控诉那些使用它们的人傲慢无礼。
5.传真信息篇幅过长时,别忘了加上页码。如此一来,收件人按页裁钉时易于辨明纸张顺序,以便阅读及存档。
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