政务电话礼仪

2021-06-10 礼仪常识

　　电话是国家公务员用来同外界传递信息、保持联络的一种最常规的方式，在人际交往中发挥着重要的作用，因此，公务员在使用电话时一定要注意维护自身的电话形象，遵守电话礼仪。小编精心为你整理了政务电话礼仪，希望对你有所借鉴作用哟。

　　一、政务电话语言礼仪

　　电话主要是以语言为基本形式的沟通工具。正确、有效的使用语言表达是礼仪基本的重要内容。

　　1、语调的魅力

　　语调最能体现细致微妙的情感。如果语调过高，语气过重，往往会使对方感到尖刻、生硬、冷淡；语气太轻，语调太低，会使对方感到无精打采，有气无力；语调过长又显得懒散拖拉；语调过短又显得不负责任。一般来说，语气要适中，语调均应不影响别人办公为佳，同时要让对方感到亲切自然。

　　2、音量的掌握

　　公务员在接打电话时语气也应当温和，由于打电话是远距离传递信息的过程，因此通话过程中发音清晰、咬字准确是保证通话质量的重要条件。如果说话含糊不清，咬字忽重忽清，音量过高过低，则不利于对方接受信息。

　　3、语速的控制

　　适中的语速是保证通话质量的关键。如果语速过快、对方很可能不能准确无误的接收到所有信息；如果语速过慢，则容易引起对方的不耐烦和急躁的情绪，所以说话的时候要保持语速适中。如果由于种种原因而听不清对方的话，通常不宜抱怨对方，可以委婉的告诉对方：“不好意思，我这边线路有点问题，听不清您的声音，请您声音稍大点好吗？”

　　4、语气的把握

　　通话时语气的把握至关重要。温和、亲切、自然的语气往往回事对方对自己心生好感，从而有助于交往的进行；相反，如果语气生硬傲慢，拿腔拿调，或者表现出厌烦责备的口吻，则显然无助于工作的顺利开展。

　　二、政务人员接听电话礼仪

　　当对方打来电话，应该如何接听才算符合礼仪的要求呢？

　　1、接听及时

　　电话铃声一响，要及时接听，不要慢腾腾的任由铃声响个不停，通常，应该在电话铃声响过两声之后接听电话，如果电话铃声三响之后仍然无人接听，对方往往会认为本单位员工的精神状态不佳。

　　2、文明应答

　　接听电话要做到有问必答，以问作答。铃声响起，要拿起话筒问候对方，并自报家门：“您好！这里是***，或者询问对方：”您好，请问您要找哪位？“，如果要找的人不在，最好要告诉对方不在的原因。一般不应该用你是谁，你找谁、有什么事之类的话发问。对方交谈内容结束要及时道别，说声”再见“。

　　3、做好记录

　　公务电话通常需要做记录。平时要做好电话记录准备，电话记录簿或记录用纸、笔要准备好，不要通话后放下话筒，再找纸笔。遇到听不清楚时，可以请求对方重复一遍，特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等，最好加以核实，避免记错。

　　4、特殊电话处理

　　对打错电话时，不要大声斥责对方，要接受对方的道歉，说声没关系，然后挂机。对一些难缠的电话，要学会说不，设法摆脱对方的纠缠，委婉而坚决的拒绝对方的请求。

　　三、政务代接电话礼仪

　　在日常工作中，常有为他人代接、代接电话的时候。所以，代接、代转电话时，要注意以礼相待，尊重隐私、记忆准确、传达及时等问题。

　　1、以礼相待

　　接电话时，对方所找的`人不是自己，不要显得不耐烦，以不在回答打发对方，而应该友好的问，对不起，他不在，需要我转告吗？

　　2、尊重隐私

　　代接电话时，不要询问对方与其所找之人的关系。当对方有求于自己时，希望转达某事给某人时，要守口如瓶，千万不要随意扩散。即使对方要找的人就在附近，也不要大喊大叫，影响他人工作，别人通话时，不要旁听，更不要插嘴。

　　3、准确记录

　　帮助同事留言时，要注意记录电话内容的重点，应该包括：来电者公司、部门、姓名、职称、电话、区域号码、事由、时间等内容。此外，还应该记录留言者的部门和姓名，以方便问题的了解。

　　4、传达及时

　　代接电话时，先要弄清楚对方是谁、找谁这两个问题。对方不愿讲第一个问题，不必勉强。对方要找的人不在，可据实相告，再询问对方有什么事情。如果对方要找的人就在附近要立即去找，不要拖延。若找的人不在，代为传话要立即执行。

　　四、政务电话礼仪特殊情况处理

　　1、谁先挂电话

　　正确的是地位高者先挂断电话，原因：如果是等对方先挂断电话，不具有操作性，地位高者先挂断电话，表示尊重，尊重上级是天职。挂电话顺序：地位高的人和地位低的人，地位高者先挂电话；长辈和晚辈，长辈先挂电话，男士和女士，女士先挂电话。

　　2、遇到投诉抱怨

　　在接到人民群众抱怨电话的时候，公务人员应该努力放下身价，尽心为群众服务。在处理抱怨电话的过程中，要发自内心、真心实意地去服务，寻求从根本上解决问题的方法，而不能抱着要从群众身上获得一些回扣的心态。

　　一般情况下，如果群众反映的问题在自己的职权范围内能够解决，那么就立刻为群众解决；如果在自身的职权范围内无法解决问题，则应该往上反映，直至问题得到妥善解决。

　　3、当听不清楚别人说什么时

　　当对方讲话听不清楚时，进行反问并不失礼，但必须方法得当。如果惊奇地反问：“咦?”或怀疑地回答：“哦?”对方定会觉得无端地招人怀疑、不被信任，从而非常愤怒，连带对你印象不佳。但如果客客气气地反问：“对不起，刚才没有听清楚，请再说一遍好吗?”对方定会耐心地重复一遍，丝毫不会责怪。

　　4、到自己不知道的事

　　有时候，对方在电话中一个劲儿地谈自己不知道的事，而且像竹筒倒豆子一样，没完没了。职员碰到这种情况，常常会感到很恐慌，虽然一心企盼着有人能尽快来接电话，将自己救出困境，但往往迷失在对方喋喋不休的陈述中；

　　好长时间都不知对方到底找谁，待电话讲到最后才醒悟过来：“关于××事呀!很抱歉，我不清楚，负责人才知道，请稍等，我让他来接电话。”碰到这种情况，应尽快理清头绪，了解对方真实意图，避免被动。

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