会议纪要的概念与特点

2023-06-20 会议纪要

  会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。今天,小编就给大家简述关于会议纪要的概念与特点,希望对大家有帮助。

  一、会议纪要的概念

  会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。会议纪要产生于会议后期或者会后,属纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料,经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件,具有情况通报、执行依据等作用。任何类型的会议都可印发纪要,尚待决议的或者有不同意见的,也可以写入纪要。会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种。

  二、会议纪要的特点

  纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

  概括性。会议纪要必须精其髓,概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要,还要有一定的分析说理。

  条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。

  三、会议纪要的种类

  议决性会议纪要。是对领导层经过集体讨论所形成和议决性意见进行阐述的纪要。它具有政策性、理论性、指导性等特点,行政约束力很强,具有明确的指示性。

  学术性会议纪要。这类纪要属讨论型的会议纪要,它既可以按发言人的先后顺序纪要整理,也可按问题类别进行整理。有的纪要还要注意表达清楚问题分歧的焦点。学术性纪要不具有法定的行政权威和约束力。

  四、会议纪要的写作格式

  会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

  标题 标题有两种情况,一是会议名称加纪要,如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要,如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

  正文 会议纪要正文一般由两部分组成。

  (一)会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人,与会人员,基本议程。

  (二)会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要,一般包括会议内容、议定事项,有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要,往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

  五、会议纪要的写作要求和注意事项

  (一)要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的,一般不写入纪要。但对少数人意见中的合理部分,也要注意吸收。

  (二)例会和办公会议、常务会议的纪要,重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳,做到条理清楚,简明扼要。

  (三)会议纪要用“会议”作主语,即“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”、“会议听取了”、“会议讨论了”等。

  (四)会议纪要写成后,可由会议主办单位直接印发,也可由上级领导机关批转。有的会议纪要还可由会议主办单位加按语印发。

  会议纪要与诀议的区别

  会议纪要与诀议虽然都是会议的产物,两者之间的区别有三:

  1、会议纪要内容可轻可重,讨论事项可大可小;诀议内容一定是单位或部门原则性的重大问题。

  2、会议纪要可以反映会议上不同观点或几种同时存在的不同意见;诀议则只能反映多数人通过的统一观点或意见。一份会议纪要可以同时写出不同方面互不关联的几项决定;而一份诀议只能写某一方面、某一问题的诀议。

  3、形成过程不同。会议纪要是将会议内容、形成经过整理、撮其要点,记其重点并条理化,作为与会者共同遵守、执行的依据;而诀议则是经过一致通过的程序。

  会议纪要按照的性质和内容,可以分为工作会议纪要、代表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会议纪要、汇报会议纪要、技术鉴定会议纪要、科研学术会议纪要、现场会会议纪要、会谈会议纪要等10种类型。

  会议纪要的分类与写作

  会议纪要的分类主要有两种分类方法。一是从会议出席人员来划分,有全体会议纪要、办公会议纪要、例会会议纪要。工作会议纪要、联席会议纪要等。二是从会议纪要的内容上划分,有决议型会议纪要、部署型会议纪要、务虚型会议纪要、学术型会议纪要等。会议纪要可以上报,也可以下发,但它的发放范围比较窄,一般只发与会议纪要的内容有关的单位。

  会议纪要的发布形式有三种:一是用专用版头印发;二是用通用版头印发;三是用其他形式印发。会议纪要的种类较多,会议纪要的写法大同小异,都要做到开门见山,实事求是,对问题的处理恰当,表述准确,观点鲜明,语言生动,文字简练,格式规范。

  会议纪要一般由会议纪要的版头、发文字号、标题、成文日期、正文、参加会议人员、发送(收文)单位等部分组成。

  版头

  会议纪要一般用会议纪要的专用版头印发,很少用通用版头和其他形式印发。其专用版头,根据会议纪要的分类确定版头形式。在党的机关,常用的会议纪要分类及版头有:“中共常委会议纪要“、“中共委员会会议纪要”、“中共委常委办公会议纪要”;在行政机关,常用的会议纪要分类及版头有:“xx人民政府办公会议纪要”、“xx人民政府会议纪要”,“xxx办公会议纪要”等。其字体大小,与通用的版头(发文机关标识)制作标准相同。

  发文字号

  是指会议纪要的发文字号,由纪要类别、年份及顺序号组成,纪要类别又由组织机构所在地方代字、机构与会议简称、“纪要”三部分组成,比如,“x常会纪要[xx]4号”。用会议纪要专用版头印发的会议纪要,也可以省略纪要类别,比如“[xx]36次”,因为版头是专用的,不会发生歧义。需要引用时,连版头与发文字号一起引用。

  标题

  会议纪要的标题有两种形式:一是“会议纪要”前加会议主题,比如,《关于发展文化产业的会议纪要》。这种标题,适用于联席会议纪要、二是“纪要”前加会议名称,比如《xx人民政府第8次办公会议纪要》。这种标题,适用于机关、单位独立召开的会议形成的会议纪要。一般情况下,用专用版头印发的会议纪要,没有标题,在横隔线之下空两行直接撰写正文。

  成文日期

  会议纪要有标题的,须标注成文日期,居中标注在标题之下;无标题的,不标注成文日期。

  正文

  一般有开头、主体两个部分,有的还有结尾部分。

  开头部分。简明扼要地撰写会议的概况,主要包括会议的目的、主题、召集单位及主持人,会议时间、地点、参加单位及参加人员,会议就什么问题进行了讨论,哪些领导干部到会并在会议上讲了活、发了言或进行了总结,会议的效果等。然后以过渡语“会议议定了以下事项”承上启下。

  主体部分

  撰写会议研究的问题、讨论的意见、议定的事项或作出的决定等。议定的事项包括对会议研究问题的处理意见、今后的工作任务及实施措施和要求等。

  主体部分是会议纪要的核心,在撰写之前,要认真地做好会议记录,作为撰写会议纪要的依据。要根据会议的内容,认真进行综合分析、概括提炼和加工整理,把会议的主要精神和成果反映出来。其结构安排有四种方法:①按会议研究的内容(问题)的顺序撰写,逐个说明会议研究的问题及处理意见和作出的决定等。这种方法符合综合性会议的会议纪要,一个一个问题分开写明、写清为止。②把会议研究的内容(问题)归纳分类,然后分项撰写。这种方法符合重要的座谈会、学术会议、研讨会和会议内容比较复杂的工作会议的会议纪要。③按事物发展的规律来写。这种方法符合专题或专门性会议的会议纪要。一般包括对过去工作的评价、对当前形势的分析、对未来工作的总要求和总任务以及应采取的措施等。④按专题分项进行撰写。这种方法适用于研究具体工作的会议纪要,即会议研究的议题所涉及的事项要一一交待清楚,包括对研究事项的定性和处理意见等。每一个部分或每一个自然段的开头,可以用序数,也可以用冠以会议纪要的专用开头语,比如,“会议认为”、“会议强调”、“会议决定”、“会议指出”、“大家提出”等。

  结尾部分

  一般包括提出希望、号召和贯彻会议精神的要求。全局性、综合性的会议纪要可写结尾部分;一般的会议纪要,主体部分写完,正文自然结束,没有结尾部分。

  会议纪要的正文部分撰写,还应做到以下四点:

  ①中心突出。各类会议的纪要,都要做到中心突出,抓住会议所解决的主要问题,形成会议纪要的中心和要点;切不可面面俱到,但不能对会议解决的问题、议定的事项有遗漏。

  ②方法得当。起草会议纪要的同志要亲自参加会议,并认真做好会议记录,详细地占有材料。要注意记录正确的意见和结论性、表态性、议决性、总结性发言,将正确的意见、议决性意见写人纪要之中。对于有分歧的意见,除学术性会议纪要、务虚性会议纪要外,不能写入会议纪要之中。

  ③结构严谨。正文部分的布局要合理,层次清楚,并做到条理化、理论化。一个部分的内容写完之后,再写另一个部分的内容,做到文题一致,逻辑严密。

  ④实事求是。会议纪要要忠实于会议的内容,不能违背会议的内容随心所欲地增减或更换内容,不能把与会人员个人的观点写进会议纪要,更不能把记录人员或起草人员的意见写进会议纪要。对于不正确的意见、未确定的意见不能写进会议纪要。参加会议的人员。在通用版头发布的会议纪要中,参加会议的单位及人员在正文的开头部分撰写;在专用版头发布的会议纪要中,参加会议人员在正文之后一一写明,纵向排列,包括“出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人”。人员的姓名要用全称。

  发送单位。一般在主题词之下、印制版记之上标注。发送单位,包括主送单位和抄送单位,可以用统称,也可以用特称。

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