行政文员的岗位说明书

2024-11-13 岗位说明书

行政文员的岗位说明书1

　　1基本信息

　　1.1岗位名称：前台文员

　　1.2岗位编号：RL*Z004

　　1.3所属部门：人力行政部

　　1.4直接上级：人力行政经理

　　1.5岗位编制：1人

　　1.6直接下级：

　　2岗位概要

　　配合人力行政经理做好前台接待工作，负责客户接待与日常电话的转接，各部门传真的转发，树立公司对外形象，接待日常客人，日常用品的保管等。

　　3工作职责

　　3.1协助人力行政经理做好日常辅助工作;

　　3.2接待回复、来放客户、搞清楚来访目的，引导其至相应地点，回答问题并提供相关信息;

　　3.3负责电话、传真、信件和报刊的登记、分发服务工作;

　　3.4复印、分发各部门交代的各种文件和管理表格;

　　3.5公司人员通讯录的编制与更新经审核后转发至各相关部门;

　　3.6快递公司的联络，信件包裹的手法和登记转发;

　　3.7协助人力行政组织和安排公司大型活动和各种会议;

　　3.8完成公司安排的其它工作;

　　4关键绩效指标

　　4.1各项信件、传真、报刊等转发的及时性;

　　4.2所服务的满意度;

　　4.3公司员工对其服务的满意度;

　　5任职资格

　　5.1学历：文秘、行政管理及相关专业，中专以上学历，一年以上相关工作经验;

　　5.2证书：文秘、礼仪类相关证书;

　　5.3知识：受过文书写作、档案管理、社交礼仪等相关培训;

　　5.4能力：具有良好的应变能力、语言表达能力、执行能力与判断力;

　　5.5素质：具有良好的职业道德与职业修养、工作细致、谨慎、工作态度端正积极乐观;

　　5.6性别：女性;

　　5.7年龄：18岁以上;

　　5.8其他：形象好、气质佳、普通话标准、亲和力强并具有良好的服务意识;

　　6权责说明

　　6.1权利

　　本部门录用员工的建议权;

　　有权拒绝非法进入者或者未经公司领导批准司机携带公司物品外出者;

　　6.2责任

　　对所保存的各项资料的完整性、准确性、上报资料的`及时性负责;

　　对员工当日考勤的真实性负责;

　　对所负责的各项工作质量及工作结果负责;

　　对公司公共区域财务的安全负责;

　　7工作关系

　　7.1内部：协调公司各个部门;

　　7.2外部：招聘、客户、快递、物业等

　　8职业渠道

　　8.1晋升：办公室主任、人力行政经理、总经办助理、副总、总经理

　　8.2转岗：人事主管、行政主管、家装顾问

　　8.3降职：

　　8.4辞退

行政文员的岗位说明书2

　　1、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。

　　2、负责公司邮件和报刊的`收取、分发工作。

　　3、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。

　　4、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

　　5、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。

　　6、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。

　　7、完成各项勤杂、采购工作。

　　8、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

　　9、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。

　　10、完成行政部经理临时交办的其他任务。

行政文员的岗位说明书3

　　一、岗位概况

　　岗位名称行政文员所属部门行政人事部

　　直接上级行政人事部经理

　　直接下属无管辖人数 0人

　　岗位定员

　　1人

　　岗位概述

　　在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。

　　二、岗位职责及工作内容

　　岗位职责

　　工作内容

　　1.前台接待

　　①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

　　②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计 ③维护前台秩序及环境

　　2.修订公司制度与实行监督

　　①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议

　　②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

　　3.考勤管理 ①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

　　4.草拟公司文件

　　①根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件

　　5.管理办公用品

　　①日常办公用品的保管、发放和登记

　　②负责公共办公设备的保管与日常维护

　　6.会议相关

　　①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要

　　②负责公司各级会议的会务工作

　　7保密工作 ①对所保管以及所处理的文件资料做好相应的.保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部经理交办的其他行政工作

　　三、任职资格

　　学历大专或大专以上学历

　　专业行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业经验一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可

　　身体条件

　　健康，无传染病史

　　能力要求

　　1.亲和力好，具有良好的沟通技巧

　　2.敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识

　　3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底

　　4.熟练使用OFFICE办公软件

　　四、工作环境与劳动条件

　　工作场所公司前台处环境状况舒适

　　危险性基本无危险，无职业病危险

　　办公设备

　　电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

　　五、工作规范

　　1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

　　2. 对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处

　　理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。

　　3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。 4. 要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。

　　5. 要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。 6. 在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及

　　员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、。

　　7. 做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。 8. 做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。

　　9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

　　六、相关工作流程

　　1.快递、信函、资料代收及转交流程

　　快递接收人行政文员

　　所需表格

　　《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

　　2.快递邮递流程

　　行政文员

　　员工

　　所需表格

　　《快递详情单》

　　快递到达前台，签收并登记相关信息。

　　通过工作QQ联系快递接收人。

　　快递接收人到前台签领。

　　填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。

　　联系快递收发员邮寄快递。

　　3.面试人员来访接待流程

　　面试人员

　　行政文员

　　所需表格

　　《面试登记表》

　　到达公司前台。

　　询问其相关信息、引

　　导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。

　　填写面试登记表。

　　联系相应面试官，确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。

行政文员的岗位说明书4

一、日常工作：

　　1、负责公司日常接待工作：及时倒好茶水并引入接待室或高层办公室;

　　2、负责文件打印复印、传真收发;

　　3、前台快递签收及公司快件的寄出;

　　二、行政事务：

　　1、配合综合管理部进行会议室安排准备：采购水果(有固定商家，送货上门);放好会议人员茶杯、纸张、铅笔;与信息部协调准别好投影仪;会后及时锁好会议室门;

　　2、公司办公用品的采购、统计、发放，以及新员工入离职办公用品的发放与回收工作;

　　3、员工生日福利统计并发放;

　　每月考勤系统及时录入，更新及人员的考勤、外出记录核对，并及时提交。

　　三.后勤工作：

　　办公室饮用水订购;

　　办公室绿植养护、更换;

　　1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。

　　2、在接待上门下载客户时做好客户下载登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。

　　3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。

　　4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。

　　5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。

　　三、及时处理与打印公司相关文档资料

　　1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打印。

　　2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。

　　3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。

　　4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。

　　5、及时整理电脑中的`文档资料，合理归档。

　　四、考勤的制作

　　1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。

　　2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。

　　五、人事处理

　　1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。

　　2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。

　　3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。

　　4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。

　　六、后勤处理

　　1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。

　　2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。

　　3、收理好送上公司的包裹。

　　4、公司日用品的采购。

　　5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。

　　6、及时处理好客户的投诉问题。

　　七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。

　　八、业务部客户资料的入档

　　1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。

　　2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。

　　九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。

　　十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的下载工作。

行政文员的岗位说明书5

　　行政文员岗位职责

　　一、负责做好计算机打字、复印等行政工作。

　　二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。

　　三、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

　　四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行政部经理处理。

　　五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。

　　六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。

　　七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。

　　八、完成各项勤杂、采购工作。

　　九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。

　　十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。

　　十一、完成行政部经理临时交办的其他任务。

　　行政文员工作职责

　　1、协助主管对人员的招聘。(按招聘流程)

　　2、新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之办理。

　　3、协助主管对新进人员的教育训练之准备与后序工作之进行。

　　4、全厂人员档案的建立与管制。(电脑化)

　　5、对试用人员之试工与考核调查。

　　6、负责全厂人事异动工作。(转正/升职/调动/降职等手续之办理)

　　7、全厂奖惩手续之办理。

　　8、对各类资料进行签收，整理并分类归档。(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事异动资料等分类整理)

　　9、每日/月对全厂职员工的考勤工作。(每日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申请手续等)

　　10、月底对相关报表的整理并交于财务。

　　11、月底新工卡及饭卡的发放，月初对全厂职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。

　　12、对全厂钥匙之管理。

　　13、配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电之统计。

　　14、职员工劳动合同/暂住证及各类保险之办理。

　　15、完成主管临时交付的任务。

　　文员：

　　办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责：

　　1、接听、转接电话;接待来访人员。

　　2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3、负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4、做好会议纪要。

　　5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

　　6、负责传真件的收发工作。

　　7、负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8、做好公司宣传专栏的组稿。

　　9、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11、每月报表的邮寄及打表。

　　12、管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13社会保险的投保、申领。

　　14统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

　　16、接受其他临时工作、

　　行政主管随时掌握各部门各方面的工作动态、进展情况，做到上传下达、下情上达，

　　随时协调解决工作中存在的问题，在商场起着承上启下的作用。

　　人事行政主管工作职责

　　1、负责人事行政工作的政党开展、动作;

　　2、负责人事招聘计划和安排及督导人事文员对入职、在职及离职人员的管理;

　　3、主导，组织人事行政及厂务其它规定的制定与修改;

　　4、负责对违纪违夫及工厂突发事件的处理;

　　5、负责厂务后勤在需要时的对外联系和沟通以及接待工作;

　　6、评估计划对后勤保障系统设备的改善和管理;

　　7、对人事，行政及厂务工作的监督，跟进和向上反馈信息;

　　8、对部门各项需求早春请的审核、评估和协助处理。

　　怎样做好一名行政人事部经理?

　　行政部作为公司的一个核心部门，她肩负整个公司的管理重任。她运作的好坏，直接关系到整个公司的规范化进程。那么下面我就谈一谈怎样才能做好一名行政人事部经理(办公室主任)。

　　一、负责本部的行政管理和日常事务，协助总经理搞好各部门之间的综合协调，落实公司规章制度，加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下情上报，负责对会议文件决定的事项进行催办，查办和落实，加强对外联络，拓展公关业务，负责全公司组织系统及工作职责研讨和修订，负责公司车辆的管理。

　　二、人力资源管理与开发

　　1、组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。

　　2、招聘使用：

　　提供工作分析的有关资料，使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，对申请人进行面试作最终录用和委派决定，对提升、调迁、奖惩和辞退作出决定，职务分析和工作分析的.编写，制定人力资源计划，通过这些使企业内部“人、事相宜”即采用科学的方法，按照工作岗位要求，将员工安排到合适的岗位，来实现人力资源合理配制。

　　3、工作报酬：

　　制定合理的薪酬福利制度，按劳付酬，论功行赏，通过报酬、保险和福利等手段对员工的工作成果给予肯定和保障。其次，促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略也是对员工工作绩效的一种有效报偿。

　　4、培训开发：

　　现在的市场无疑应是产品质量的竞争，说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。一个产品质量的好坏，也是一个企业所有岗位技能的集中体现，所以应把全员培训作为企业立业之本，追求全员卓越，以人为本的管理方式。

　　提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划：主要指职业技能培训和职业品质的培训，为员工发展提供咨询，规范在职培训开发的指导，通过培训开发来“提高员工能力”和“发挥员工能力”以此改进员工的行为方式，达到期望的标准。

　　5、人员考核：

　　主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。

　　三、负责公司各项规章制度的修订，制定及检查监督。

　　运用刚柔并济的管理模式，制定一套符合企业自身的管理制度，运用权利和组织系统，强行进行指挥、控制、命令、硬性管理来达到目的。

　　四、负责总务管理

　　没有后勤的保障，就保证不了生产稳定正常的进行。首先要制定相关制度;，加强对宿舍、食堂、水电、办公用品、零星修缮、部分固定资产、卫生、环境的管理。

　　五、安全保卫

　　加强对人员进出、公务访客、车辆物品出入、消防安全、防盗防灾、职业安全防护等的管理，同时对员工进行安全教育，贯彻“安全第一”“预防为主”的指导思想，创造一个安宁祥和的工作、生活环境，保证公司员工的生命财产安全。

　　六、强调企业精神，创建公司的企业文化

　　企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，同时企业文化还具有两种约束力，一种是硬的约束力、制度，一种是软的约束力、无形的，就是活跃企业的文化生活，良好的生活环境和业余文化生活。

　　七、塑造企业形象

　　1、企业精神形象，它对于员工有强大的凝聚力，感召力，引导力和约束力，能增加员工对企业的信任感，自豪感和荣誉感。

　　2、企业环境形象

　　因为创造良好的企业环境，是企业生产经营活动顺利进行的前提和基础，而充分认识企业环境的特征又是创造良好企业环境的基础。

　　3、企业员工形象

　　制定《员工日常行为规范》，因为良好的员工素质和形象，是企业形象的重要构成要素。员工的仪表装束、言谈举止、工作能力、科学文化水平、精神风貌、工作效率等都会给社会公众一个整体印象。

行政文员的岗位说明书6

　　岗位名称：行政部文员所属部门：行政部

　　职务等级：直接主管：行政部主管

　　职责：

　　1、每日对办公室员工考勤

　　2、各部门文件文书处理及文档打印

　　3、事务通知，会议通知

　　4、文件转发，代收

　　6、物业公司资料档案存档及书籍借阅工作

　　7、每月办公室人员排班

　　8、物业公司新员工入职手续的办理

　　9、办公用品购买及发放

　　10、每月底龙湖大家庭寄发工作

　　11、大型办公设备的'维护

　　12、每月初缴纳上月电话费

　　职权：

　　资格要求：

　　8、教育要求：

　　9、技能要求：

　　10、工作经验要求：

　　11、健康要求：(这个要求可以根据自己情况写)

　　实施者签字：日期：

行政文员的岗位说明书7

　　一、岗位概况

　　岗位名称

　　行政文员

　　所属部门

　　行政人事部

　　直接上级

　　行政人事部经理

　　直接下属

　　无

　　管辖人数 0人

　　岗位定员

　　1人

　　岗位概述

　　在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。

　　二、岗位职责及工作内容

　　1.前台接待

　　①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

　　②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计

　　③维护前台秩序及环境

　　2.修订公司制度与实行监督

　　①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议

　　②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

　　3.考勤管理

　　记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

　　4.草拟公司文件

　　根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件

　　5.管理办公用品

　　①日常办公用品的保管、发放和登记

　　②负责公共办公设备的保管与日常维护

　　6.会议相关

　　①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要

　　②负责公司各级会议的会务工作

　　7保密工作

　　对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工

　　8.其他工作

　　完成行政人事部经理交办的其他行政工作

　　三、任职资格

　　学历

　　大专或大专以上学历

　　专业

　　行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业

　　经验

　　一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可

　　身体条件

　　健康，无传染病史

　　能力要求

　　1.亲和力好，具有良好的沟通技巧

　　2.敏锐的分析、判断能力，良好的`团队、服务意识

　　3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底

　　4.熟练使用OFFICE办公软件

　　四、工作环境与劳动条件

　　工作场所

　　公司前台处

　　环境状况

　　舒适

　　危险性

　　基本无危险，无职业病危险

　　办公设备

　　电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

　　五、工作规范

　　1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

　　2. 对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。

　　3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。

　　4. 要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。

　　5. 要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。

　　6. 在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、徇私wu弊。

　　7. 做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。

　　8. 做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。

　　9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

　　六、相关工作流程

　　1.快递、信函、资料代收及转交流程

　　快递接收人行政文员

　　所需表格

　　《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

　　2.快递邮递流程

　　行政文员

　　员工

　　所需表格

　　《快递详情单》

　　快递到达前台，签收并登记相关信息。

　　通过工作QQ联系快递接收人。

　　快递接收人到前台签领。

　　填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。

　　联系快递收发员邮寄快递。

　　3.面试人员来访接待流程

　　到达公司前台。

　　询问其相关信息、引导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。

　　填写面试登记表。

　　联系相应面试官，确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。

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