企业OA系统实施报告

2022-06-10

企业OA系统实施报告

　　一、什么是企业OA系统

　　OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公。可以理解为OA软件，办公自动化（OA）是面向组织的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为组织不可缺的核心应用系统。

　　二、企业使用OA系统的意义

　　1、实现远程办公和移动办公，随时随处办理工作事务

　　无论您身处国外、还是国内，无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到工作中来，方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况，及时处理工作问题。

　　实现知识管理，使优秀员工的思想、经验与技术获得积累，并转化成组织中的共享资源通过合强iOA进行知识管理，员工的工作经验和技术技能，不断积累，将成为组织中强大的共享资源，通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率，也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

　　2、通过工作流转的自动化，实现高效快捷的办公

　　通过合强iOA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化，将大大提高办公效率，保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。 3、有效监管工作人员的工作情况，实现实时工作任务的监督与催办

　　及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况；实时全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

　　4、明确工作岗位与工作职责，增强人员的责任感，减少推托、扯皮等现象

　　明确赋予各岗位的权限与职责，任何人都不可越权处理工作，使得各自责任明确，落实到人，查有所依；杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协同工作问题，实现高效协作办公。 5、方便领导同各级工作人员的有效沟通

　　多种途径、多种方式，使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通，排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

　　三、企业OA系统涵盖的部门

　　总体来说，OA系统包含了：公司管理部、营销中心部、生产研发部、门店销售部四个大的板块。

　　根据各部门的工作职能分工，具体分解为：

　　公司管理：办公室、销售部、质量管理部、财务部、采购部、工程部、推广中心、研发中心、人力资源部、

　　营销中心：营运部、企划部、客户服务中心、培训中心、后勤部

　　生产研发：研发部、质量管理部、生产部、生产车间

　　直营店销售：后勤部、管理部、体验中心、接待部、咨询部、营运部、财务部、

　　四、OA系统的运转过程

　　按照需要设定工作流程应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成，即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者，便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控，方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

　　层次化的文件管理模式文件在系统中按：文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织，文件库可根据需要进行设置，文件夹也可根据需要多级设置。

　　提供多重权限框架，各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系：文件库权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有：管理者、编辑者、作者、读者4类，文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限控制，管理者还可进行文件级访问权限设定。

　　五、OA系统项目实施注意的事项

　　1、调研

　　在调研阶段，比产品调研更重要的是对本企业各部门重要工作流程和数据共享需求的调研。在网络高度普及的今天，企业职员往往通过注册会员、收发邮件、网络论坛等都多少对信息系统有所了解，并且很有可能产生过通过使用一种信息化工具来摆脱手工处理那些繁琐而重复的工作的想法。其实这就是对OA系统功能的一种最基本的需求，仔细了解他们对将来自动化办公的期望和要求，也就达到了前期功能调研的目的。

　　2、选型

　　1) 从软件结构方面考虑，应选择与单位条件相适应的，这样对软件进行修改、扩充和维护

　　时将容易实现。

　　2) 从售后服务方面考虑，应选择能及时提供服务支持的开发代理商。OA系统在企业的覆

　　盖面比较广，其涵盖的业务可多可少，没有一家企业的OA系统在正式上线后就不再进行功能添加和功能完善的;而且OA系统一旦上线，就会成为企业各部门的日常必需工具，因此，在随后的时间里，只会越来越凸显出售后服务的重要性。 3) 从价格方面考虑，多了解，多比较，尽量选出最高的性价比。

　　3、试用

　　做出选择后，就该进入试用阶段了。试用并不是信息部门自己的事情，尤其是关系到工作流的部分，光靠在调研中得到的那些资料对系统中的工作流部分进行简单的流转测试，是很难发现细节上的问题的。而经常接触企业工作流程的职员由于对流转中曾经出现的偶然事件有较切身的体会，则往往能发现在该部分存在的缺漏。

　　4、沟通

　　运行中出现了问题要解决，就涉及到了沟通问题。这就需要注意两点：

　　1) 内部问题，就是与对方实施人员沟通最频繁的几个人一定要针对目前系统存在问题达成一致意见，然后再去与对方进行沟通。

　　2) 对对方实施人员要有要求，对能够解决的问题，应提醒其在计划时间内实现，对软件不

　　能解决的问题，要拿出相关理由，以方便我们对照查找资料，共同找出其他解决方法。 5、培训