综合基础知识公文写作

2023-06-07 写作基础

　　导语：公文写作，是指公务文书的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。以下是有关综合基础知识公文写作的内容，欢迎大家阅读！

　　综合基础知识公文写作

　　公务写作

　　公文的特点：有鲜明的政治性，有法定的作者，有法定的权威性，有特定的效用性，有规范的体式。

　　公文的作用：领导指导作用，联系公务作用，宣传教育作用，凭证依据作用，规范言行作用。

　　《条例》规定党的公文有14种：决议，决定，指示，意见，通知，通报，公报，报告，请示，批复，条例，规定，函，会议纪要。

　　《办法》规定国家行政机关公文有13种：命令（令），决定，公告，通告，通报，议案，通知，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。公文语言规范：准确，简明，朴实，庄重。收文程序：签收，拆封，登记，审核，分送五个环节。

　　办文程序：承办，拟办，批办，转办，催办，办复等六个环节。

　　制文程序：交拟，拟议，拟稿，审核，签发，缮印，用印等七个环节。发文程序：分发，登记，封装，递送，清退等五个环节。

　　立卷归档：分类，整理，立卷，销毁，保存或移交等五个环节。

　　第一节决定

　　决定：党政机关或企事业单位都使用的下行公文，适用于对重要事项或重大行动作出决策和安排。决定的特点：指挥性，约束性，重要性。

　　决定的种类：

　　（一）执照性决定用于领导机关对某些重要事项作出安排。有关单位对决定的事项知晓即可，一般无具体的执行要求。执照性决定通常用于召开重要会议，设置机构等事项。

　　（二）指挥性决定用于对某些事项或重大行动作出安排。这类决定带有极强的指挥性，收文机关必须严格贯彻执行。指挥性决定通常包括两个方面，首先包括通过法定会议批准有关条例，规定，公约等形成的决定。其次指部署事关全局，涉及党，国家或单位重大方针政策和战略决策等重要的决定。

　　（三）奖惩性决定用于表彰，奖励现金单位或个人，授予先进模范人物的荣誉称号，或者对有关单位或个人所犯严重错误进行奖惩或批评等。

　　（四）更改性决定用于对下级机关或组织做出的不适当的决定事项予以变更、修改或撤销。

　　决定的写作格式：

　　决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。决定除会议作出外，也可以由领导机关制发。决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。

　　(1) 标题和日期

　　决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以"关于"连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下，外用括号。重大法规性的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明。

　　(2) 正文

　　决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。

　　篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。

　　开头。

　　这一部分一般用一个自然段落，用"特决定如下"或"特做如下决定"与主体部分衔接。"开头"主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。

　　主体。

　　表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的"条"、"项"之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。

　　结语。

　　在这一部分中提出希望、号召和要求。

　　(3) 结尾

　　在决定的正文之后，可写"本决定自发布之日起施行"，通常不写成文日期和发文单位。见诸报刊时，可在文末署发文机关名。

　　写作范例：

　　国务院关于加快发展中西部地区乡镇企业的决定

　　(一九九三年二月十四日)

　　国发[1993]10号

　　党的十一届三中全会以来，我国乡镇企业异军突起，为农村发展和国民经济增长作出重大贡献，成为我国社会主义市场经济生机勃勃的力量。但是，由于多种原因，乡镇企业发展的区域分布很不平衡，占全国人口约三分之二的广大中西部地区只拥有乡镇企业产值的三分之一，已成为我国中西部与东部地区经济发展差距的重要原因。党的十四大指出："继续大力发展乡镇企业，特别要扶持和加快中西部地区和少数民族地区乡镇企业的发展。"这对于逐步缩小东西部地区差距，振兴少数民族地区经济，改变贫穷落后面貌，巩固和发展团结稳定的大局，实现共同富裕，具有十分重要的经济意义和政治意义。为此，特决定如下：

　　一、提高认识，加强领导，把加快发展乡镇企业作为中西部地区经济工作的一个战略重点(内容略)

　　二、实行适应中西部地区经济发展要求的产业政策(略)

　　三、提倡不同组织形式的乡镇企业共同发展(略)

　　四、鼓励和支持各类人才走上开发乡镇经济的主战场(略)

　　五、走因地制宜、合理布局、集中连片发展路子(略)

　　六、积极在中西部地区培育和发展市场体系(略)

　　七、多渠道增加中西部地区乡镇企业的资金投入(略)

　　八、抓住机遇，推进东西横向经济联合和城乡联合(略)

　　九、各有关部门通力合作，为促进中西部地区乡镇企业上新台阶作出贡献(略) 此件发至省(市)及中央各部委

　　第二节意见

　　意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。

　　意见的特点：行文方向的多样性，作用的多样性，作者的广泛性。

　　意见的种类：

　　1. 按行文方向，可将意见分为上行、下行、平行三种。

　　2. 按内容的不同，可分为请批性意见、指示性意见、建议性意见。意见的写法：

　　（一）标题

　　意见可以采用完全式标题，也可以采用省略发文机关名称的省略式标题。通常情况下，使用省略式标题的上行意见都把发文机关及成文时间用题注的形式标注在标题之下。如果用完全式标题，题注中可只标成文时间。

　　（二）主送机关

　　作为下行意见，应根据自己的职权范围写明主送机关名称，便于下级机关贯彻执行。

　　（三）正文

　　意见写作注意事项：格式正确，用于准确。

　　写作范例：

　　××公司关于发展服务业的意见

　　×发[20××]××号

　　随着承包经营责任制的推行，我公司的生产、加工业有了很大发展，工业产值和利润都比上年同期水平有所提高，广大职工的生产积极性空前高涨，这是我公司发展的重要优势之一。但是，由于长期以来人们对服务业的认识不足，一些基层单位在调整产业结构时，甚至任意砍掉服务业，致使公司内部职工需办的事情无人去办，服务网点少、面窄，大量的待业青年得不到安置，公司的压力很大。为了迅速改变这种局面，拓展就业门路，发挥服务业在我公司的重要作用，特制定如下意见：

　　一、确立发展服务业的指导方针，积极发展集体服务业，鼓励和支持待业青年开办个体服务业。

　　二、搞好网点建设，鼓励优质服务，实行价格统一管理，反对和禁止违法违章经营。

　　三、实行自主经营，自负盈亏，国家统一纳税，不搞统负盈亏，推行责、权、利相结合的经营承包责任制。

　　四、公司将加强对服务业的领导和管理，加快人才培养，提高服务质量。上述各条请各基层单位，根据实际情况具体组织实施，并将实施情况及时上报总公司。

　　一九××年×月×日

　　第三节通知

　　通知的特点：运用范围广，使用频率高，种类多，时效性强。通知的种类：

　　（一）规定性通知上级机关对某一事项作出具体活原则规定时使用的。

　　（二）布置性通知用来安排、布置工作的通知。

　　（三）告知性通知是向下级机关或有关单位、部门告知某些事项的通知。

　　（四）批转性通知是上级机关批转下级机关来文时使用的一种通知。

　　（五）转发性通知是用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件时使用的'通知。

　　（六）发布性通知用来颁布行政法规的通知。

　　（七）会议通知

　　（八）任免通知

　　通知的写作方法

　　（一）标题

　　一般应当使用完全式标题，有的通知如事项性通知和任免通知，也可省略发文机关名称。

　　（二）正文 “凭”、“事”、“断” 三层含义。

　　写作范例：

　　关于开展“作风建设年”活动有关具体事项的通知

　　各街道党工委、各镇乡党委，区直各单位党委（党组）：

　　为顺利推进区“作风建设年”活动，及时了解掌握活动的进展情况，切实做好工作信息交流和典型宣传工作，现将工作中的一些具体事项通知如下：

　　一、关于上报活动方案及组织网络

　　为了便于联系工作，请各街道（镇乡）及区直各单位将本部门、本单位“作风建设年”活动的实施方案，领导小组及办公室成员、联络员、信息员名单，电话号码、电子邮箱报区“作风建设年”活动领导小组办公室（可以电子邮件形式报送）。领导小组办公室成员、联络员、信息员名单请按附表格式报送，时间为4月6日前。

　　二、关于信息的报送

　　为加强信息交流指导，区“作风建设年”活动领导小组办公室将不定期编发简报，各街道（镇乡）及区直各单位要建立信息报送制度，明确分工，落实责任，及时报送相关信息。区“作风建设年”活动领导小组办公室将定期公布信息报送和采用情况。各单位各部门要注意发现和总结党性强、作风正、业务精、形象好，自觉践行八个方面良好风气的先进典型，及时总结、提炼行之有效的措施和做法，报送区“作风建设年”活动领导小组办公室予以宣传推广。各单位各部门在报送先进典型和有效做法时须经认真审核。同时，各单位各部门要注意收集对“作风建设年”活动的意见和建议，及时报送区“作风建设年”活动领导小组办公室。

　　三、区“作风建设年”

　　活动领导小组办公室联络方式地址：北仑区行政中心大楼A1209室，区“作风建设年”活动领导小组办公室；邮编：315800。

　　四、区“作风建设年”

　　活动监督电话为加强对“作风建设年”活动的监督，区“作风建设年”活动领导小组办公室设立监督电话，电话号码：96178。

　　五、区作风建设年活动网络专题

　　为加强对作风建设年活动开展情况的交流指导，区“作风建设年”活动领导小组办公室在北仑之窗网站开设“北仑作风建设年专题”，并开展意见、建议征求活动。

　　第四节通报

　　通报的特点：典型性，时效性，教育性。

　　通报的种类：

　　（一）表彰性通报用于表彰先进性集体和个人。

　　（二）批评性通报用于针对影响较大的集体、个人的错误事实和做法予以批评，以示警戒。

　　（三）情况通报用于传达重要精神和重要情况，让下级机关了解上级机关的重要精神、工作意图或全局情况，借以指导下级机关的工作或让下级机关明确自己的工作方向。

　　通报的写作方法

　　（一）标题完全式标题或主题+文种形式的标题。

　　（二）正文通报时一种有叙述有议论的公文。

　　写作范例：

　　关于2007年度规范性文件备案情况的通报

　　各市、县（区）人民政府，省政府各部门：

　　根据《江西省规范性文件备案办法》（省政府令第119号，以下简称《备案办法》）的规定，现将2007年度规范性文件备案情况通报如下。

　　一、基本情况

　　2007年，各地、各部门按照国务院《全面推进依法行政实施纲要》和《江西省人民政府贯彻国务院全面推进依法行政实施纲要五年规划（2004-2008年）》的有关要求，围绕“有件必备、有备必审、有错必纠”的目标，认真贯彻《备案办法》，着力推进备案监督制度建设、体制建设，依法履行职责，备案审查工作的质量和效率明显提高。

　　二、主要特点

　　（一）报备的规范性文件，进一步体现了对民生的关注。

　　（二）各设区市政府和省政府部门报送省政府备案的规范性文件总数有所下降。

　　（三）规范性文件备案审查示范点工作进一步加强。

　　三、存在的主要问题

　　（一）部分报备文件的材料和格式不符合规定。主要表现为：

　　（二）少数规范性文件的内容存在违法或不当现象。主要表现为

　　四、对进一步做好规范性文件备案工作的几点意见

　　第五节通告

　　通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

　　通告的特点：强制性，广泛性，专业性，通俗性通告的种类：政策法规性通告，事项性通告。通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

　　通告的写作：

　　（一）标题完全式标题发文机关+事由+文种仅用文种即“通告”二字作为标题

　　（二）正文

　　（1）通告缘由。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用"特通告如下"转承连接。

　　（2）通告事项。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。

　　（3）结束语。结尾部分可提出要求、希望，并用"特此通告"作结。有时也可不写，形式比较灵活。

　　（三）署名和日期

　　正文后签署发布通告的机关名称和日期。

　　写作范例：

　　漳州市人民政府关于加强机动车排气污染防治的通告

　　漳政综〔2012〕42号

　　为加强机动车排气污染防治，改善环境空气质量，保障人民身体健康，促进经济和社会可持续发展，根据《中华人民共和国大气污染防治法》、《中华人民共和国道路交通安全法》以及环境保护部《关于印发<机动车环保检验合格标志管理规定>的通知》等相关规定，现就加强本市机动车排气污染防治等有关事项通告如下：

　　一、本市新增或更新登记的机动车污染物排放严格执行国家标准（GB18352.3-2005, GB17691-2005, GB14762-2008等），并应符合机动车环保型式核准目录要求。

　　二、本市注册登记的机动车实施环保检验合格标志管理。

　　（一）凡装用点燃式发动机汽车达到国Ⅰ及以上排放标准的、装用压燃式发动机汽车达到国Ⅲ及以上排放标准的，核发绿色环保标志；

　　（二）未达到上述标准的汽车，核发黄色环保标志。摩托车、轻便摩托车、三轮汽车和低速货车暂不列入环保标志管理。

　　三、到市环保局指定的环保标志核发点申领环保标志需提交以下材料：

　　（一）在本市新办理注册登记的汽车，提交机动车行驶证、机动车登记证、机动车所有人的身份证明；

　　（二）已办理汽车注册登记手续的，提交机动车行驶证、机动车登记证、机动车所有人的身份证明和有效期内的检验合格证明。汽车数量在10辆以上的单位或个人可以统一申请办理。

　　四、非本市注册登记的汽车需申领本市环保标志的，应提供机动车登记地授权委托书（由登记地的公安机关交通管理部门车辆管理所或环保部门提供）。

　　五、无法确认环保标志种类或机动车所有人对所发环保标志存在疑义的，凭机动车所有人的身份证明、机动车行驶证、机动车登记证、已领取的环保标志（复核时需提供）和《漳州市核发机动车环保标志技术鉴别申请审核表》,可申请一次复核鉴定或技术鉴别，并根据鉴别结果领取环保标志。

　　六、环保标志损坏或遗失的，机动车所有人需提交《漳州市机动车环保标志补发申请表》，凭机动车所有人的身份证明、机动车行驶证和机动车登记证到核发点申请补发。由他人代理申领环保标志和申请补发手续的，除提供机动车所有人的身份证明、机动车行驶证和机动车登记证外，还应当提供代理人的身份证明。

　　七、环保标志的有效期与机动车安全技术检验周期一致。环保标志有效期限届满，须经过排气污染检测合格，方可申请换发。

　　八、环保标志由市环保局按照国家标准统一制作、统一管理。环保标志应贴于机动车前挡风玻璃的内侧右上方。核发环保标志不收取工本费。

　　九、严禁伪造、变造和买卖环保标志。

　　严禁无环保标志的汽车在公安交警部门和环保部门规定的禁止通行的路段、时间通行。严禁黄色环保标志的汽车在公安交警部门和环保部门规定的限制通行的路段、时间通行。

　　十、有下列行为之一的，由公安机关依法予以处罚：

　　（一）买卖或者使用伪造、变造环保标志的；

　　（二）违反禁止、限制通行规定的。

　　十一、本通告自2012年4月1日起施行，有效期2年。

　　二○一二年三月十九日

　　第六节报告

　　报告时党政机关都是用的上行公文，一般产生于事后和事情过程中。适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关询问。

　　报告的特点：（一）综合性（二）事后性（三）单向性（四）陈述性

　　二、报告的种类

　　综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。

　　专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。

　　三、报告的写作格式

　　（一）综合性报告的写法标题事由加文种，如《关于2007年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《东北师范大学教务处关于2007年度工作情况的报告》。

　　正文把握三点：

　　（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。

　　（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

　　（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。

　　（二）专题报告的写法

　　标题由事由、文种组成，如《关于招商工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。

　　正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。

　　（三）回复报告的写法标题与前两种报告大体相同正文根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。

　　四、报告的写作要求

　　（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。

　　（二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。

　　（三）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。

　　第七节请示

　　请示的特点：期复性单一性时效性

　　请示的种类

　　（一）请求审批事项（二）请求帮助（三）请求指示请示的写作格式请示适用于向上级机关请求指导、批准。请示属上行文。请示的作用在于请示工作要求上级批复。请示产生于事前，不可"先斩后奏"，这是请示区别于报告的主要特征之一。

　　请示由标题、主送单位、正文、发文机关、日期构成。

　　1、标题

　　一般由请示单位、请示事由、文种或请示事由和文种组成。

　　2、正文

　　正文一般由三个部分组成：

　　①请示缘由提出请示的原因和理由。

　　②请示事项提出有关问题要求上级指示或批准，有的要求提出解决问题的建议和意见，供上级机关参考。提出的请示，要符合有关方针、政策，切实可行，不可矛盾上交。

　　③请示要求应明确提出要求解决问题的方法或途径，常用"是否妥当，请批示"、"妥否，请批示"、"如无不妥，请批转有关单位执行"等等。

　　写作范例：

　　广元市人民政府

　　关于解决水利建设资金的请示

　　四川省人民政府:

　　广元是一个以农业为主的山区市,自然条件较差,农业生产仍是以"靠天吃饭"为主。近年来在省政府及省级有关部门的大力支持下,全市水利设施得到较大改善,"八五"期间,全市累计新建、整治中型水库3座、小型水利工程47座、微型水利工程2万余个(处)。但由于历史原因和自然条件的限制,水利设施基础差,病害工程多。

　　截止1995年底,全市仅有小型以上骨干工程60余座,其中中型水库仅6座,在4县3区中尚有4个县(区)没有中型水利工程,其中2个县(区)甚至连小型水利工程都没有。连续3年的大旱,加之去冬今春冬旱、春旱低温的影响,使全市农业生产面临着十分严峻的形势,4县3区都有返贫的可能。市委、市政府高度重视水利基础设施的建设,在市财力十分有限的情况下,1996年市财政已拨款100万元用于水利建设,但是有限的资金不能有效地改善全市农田水利基础条件,因此特请求省政府帮助解决水利建设资金,以支持我市水利设施建设。一、遵照省委、省政府主要领导在广元视察时的指示精神,从我市具体情况出发,根据山区特点,以小型水利建设为重点,全市在"九五"期间,计划新建、改建、整治、配套小型水库50座,微型水利工程40万个,实现新增蓄水量5000万立方米,旱涝保收农田20万亩的目标,请求省政府每年解决我市小型水利建设补助资金300万元。

　　二、"九五"期间,新建、改建、整治、配套中型工程3处。其中新建1座蓄水量为1500万立方米的中型水库,整治、配套2座,使我市中型水利工程有效蓄水量达到1亿立方米。为此,请求省政府解决中型水利工程建设资金5000万元。

　　特此请示。

　　一九九六年四月二十六日

　　第八节批复

　　批复的特点：单一性指示性时限性被动性批复的写作格式批复是一种下行文，是上级机关答复下级机关某一请示时使用的公文。

　　批复一般是专门就某一事、某一问题的答复，内容都比较单一，而且是先有来自下级的请示，才有上级的批复。一般来说，批复的核心内容是就请示的内容、问题表示上级机关态度，是同意还是反对，有不同意见等，都要在批复中直接申明。

　　批复的结构包括标题、主送单位、正文、结尾、发文机关几部分。

　　(1) 标题标题包括批复机关、批复事项和批复文种三个部分。如《宏大公司对〈燕奇国际文化交流公司举办"燕奇杯"书法大赛的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分，如《关于建立东风电机厂工会委员会的批复》。

　　(2) 主送单位即来文请示的单位。其位置在标题之下，正文之上。批复是有针对性的，所以不可缺少主送单位。

　　(3) 正文分为开头、内容和结语三部分。开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，要求写得严谨、明确。如"《燕奇国际文化交流公司关于举办'燕奇杯'书法大赛的请示》(燕奇字[1994]14号)收悉"，然后，一般写如"经董事会研究，现批复如下"、"经研究，批复如下"等。注意不可简单写成"×年×月×日来文收悉"，许多来文，究竟是哪份，很不清楚。

　　请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不可意的要提出有根据的、有针对性的缘由。有的批复具有一定的普遍性，则需上级机关较为详细地写明批复态度，充分阐明理由。还有些批复可在同意的前提下，原则性地提出希望。如"希望在弘扬民族文化、促进民族文化与国际文化交流方面，在发扬我公司的企业文化传统方面，作出努力"。

　　结语使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。

　　对请示的批复一般分三种意见：完全同意，不完全同意、完全不同意。意见不同写法也不同。

　　完全同意的批复可以不写同意的理由，只明确表态。如："你部银水字[1994]4号请示收悉，经董事会研究，同意银水湖旅游度假村提前开工(日期为1994年6月6日)。" 下级单位的请示，受政策和具体情况限制有时不能得到完全同意的批复。在写此类不完全同意批复时先说明同意部分，再讲清不同意部分及其原因。如："你部公关字[1994]12号请示收悉，经研究同意购制'486'电脑一台，但囿于经费所限，暂不同意购制轻型印刷设备。" 完全不同意的批复，一定要讲明不同意的理由和根据。因为对下级的请示有完全不同的理解，所以要在周密的思考和研究后，清楚、肯定、有针对性地答复下级请示，不能使用有歧义的词语。也可在发文之前，先向下级单位讲明理由和依据。

　　(4)批复的结尾多用"此复"、"特此批复"等习惯用语。

　　(5)发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分，并且要书写完整。

　　写作范例：

　　××市××区人民政府

　　×政批[1998]第3号

　　关于组建××集团的请示的批复

　　××实业总公司：你公司××[1998]1号文收悉，经区政府研究，同意你公司组建××集团，特此批复。

　　××市××区人民政府

　　一九九八年六月二十九日

　　(盖章)

　　主题词：机构组建批复送：区财贸部、区经委

　　××市××区人民政府办公室

　　一九××年六月二十九日印发

　　共印9份

　　第九节函

　　函的特点：平行性商洽性多向性广泛性函的种类：商洽函请求批准函询问函答复函函的结构、内容和写法由于函的种别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要先容规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关题目说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转进下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复题目，还是向有关主管部分请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的题目、意见叙写清楚。假如属于复函，还要留意答复事项的针对性和明确性。

　　（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希看。或请对方协助解决某一题目，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部分批准等。

　　（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通讯件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　（五）结尾题名。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

　　写作范例——商洽事宜函

　　中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函

　　××大学：

　　近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、职员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见：

　　一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流。（略）

　　二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感爱好的课题进行协作。（略）

　　三、根据所、校各自职员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研职员的培训予以帮助。（略）

　　四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条件下，予对方提供利用。（略）

　　五、加强图书资料和情报的交流。

　　以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管职员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作。特此函达，务希研究见复。

　　中国科学院××研究所（盖章）

　　一九九五年×月×日

　　写作范例——通知事宜函

　　国务院办公厅关于羊毛产销和质量等题目的函

　　国办函 [1993] 2号

　　国家计委、经贸办、农业部、贸易部、经贸部、纺织部、技术监视局：为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，进步羊毛质量，根据国务院领导同道的批示，现就有关题目通知如下：

　　一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）

　　二、技术监视局要加强羊毛的质量监视和检验工作。（略）

　　三、要尽快组织直接进进国际羊毛拍卖市场。（略）

　　四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织产业生产和扩大出口创汇。（略）

　　上述有关政策，请有关部分、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的题目，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。

　　国务院办公厅（盖章）

　　一九九三年一月三日

　　写作范例——征求意见函

　　国务院办公厅关于征求《国家行政机关公文处理办法（草案）》意见的函

　　国办函 [**] ××号

　　各省、市、区人民政府、国务院各部分办公厅（室）：

　　现将我们草拟的《国家行政机关公文处理办法（草案）》送给你们，请组织有关同道讨论修改，并将修改意见于十一月底前年十月七日

　　写作范例——转办函

　　××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

　　×人函 [**] 2号

　　省人民政府：

　　省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了很多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的题目和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转往，看抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民***密切配合。

　　附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）

　　××省人民代表大会常务委员会（盖章）

　　一九九九年×月××日

　　附件：（略）

　　写作范例——邀请函

　　关于出席××××研讨会的邀请函

　　××秘书长：

　　最近，国家××部××××科学研究院批准关于××××课题研究的项目。经商议，定于三月下旬在××省××市召开该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下：

　　一、会议报到时间（略）

　　二、会议地址（略）

　　三、联系人及电话（略）

　　特邀请您届时出席。

　　××××研究中心（盖章）

　　二○○年三月×日

　　第十节会议纪要

　　会议纪要的特点：纪实性概括性指导性会议纪要的种类：

　　（一）决策性会议纪要

　　（二）协调性会议纪要

　　（三）研讨性会议纪要

　　会议纪要格式

　　会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。

　　标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关加内容加纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

　　会议纪要正文一般由两部分组成。

　　（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。

　　（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

　　会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：

　　（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。

　　（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

　　（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

　　会议纪要的特点

　　1．内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

　　2．表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

　　3．称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。

　　会议纪要与会议记录的区别

　　会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：

　　第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。

　　第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

　　写作范例：

　　某某省政府军转安置工作会议纪要

　　为了贯彻落实全国军转安置工作精神，保证我省今年军转安置工作顺利进行，省委、省军区、省政府于己于人19。。年。。月。。日在。。礼堂召开了军转安置工作会议。大会由省政府秘书长。。和省人事局。。处长主持。各地、市、县分管此项工作的领导和军队政治部负责人参加了会议。省领导同志作了重要讲话。

　　先将会议讨论的问题综述如下：

　　会议听取了。。。代表省军转办的工作报告，对19。。年以来军转工作的成绩给予了充分的肯定。。。。。。并传达了省政府对军转工作的几点要求：

　　1．。。。。。。（略）

　　会议指出为了确保今年全省军转工作的顺利进行，在今年的工作中必须要加大三个力度：

　　1．必须加大领导力度。。。。。。。。。会议强调了要做好军转干部的思想教育工作，并把它确实落实。会议同时希望军转干部要顾全大局，将奉献，自觉服从组织安排，并积极配合地方政府解决好转业干部的实际问题。

　　事务文书写作

　　第一节会议记录

　　会议记录的作用：文件作用，素材作用，史料作用。

　　第二节简报

　　简报的作用：反映情况，指导工作，互通信息

　　简报的特点：反映快篇幅短信息量大

　　简报的写法： 1. 报头 2. 报体（1）标题直述式提问式比拟式补充式（2）正文 ① 导语概述式提问式描述式结论式 ② 主体 ③ 结束语 3. 报尾

　　第三节计划

　　计划的三要素：目标，措施，步骤

　　计划的作用： 1. 增强行动自觉性，减少盲目性 2. 是督促和检查行动执行情况的客观依据

　　制定计划的原则： 1．要调查研究 2．要切实可行 3．要具体明确 4．叙述简洁、扼要、具体、明确、少议论，切忌描写和抒情。

　　计划的写法

　　（一）标题

　　（二）正文包括前言、主体和结束语

　　（三）文尾

　　第四节总结

　　总结的作用：

　　1. 深化人们对客观事物规律性的认识

　　2. 加强工作指导的有效性

　　3. 促进经验、信息的交流。

　　总结的特点：真实性理论性目的性

　　总结的写法

　　1.标题陈述式标题论断式标题概括式标题

　　2. 正文包括前言、主体、结束语

　　3. 落款包括署名和日期

　　第五节述职报告

　　述职报告是任职者向上级部门和本单位群众所作的任职以来工作情况的报告述职报告的特点：

　　（一）内容必须真实

　　（二）内容必须全面而又有所侧重

　　（三）认识必须深刻

　　（四）语言必须朴实

　　第六节调查报告

　　调查报告的作用： 1. 提供决策依据 2. 交流工作经验 3. 开发深层信息

　　调查报告的特点： 1. 强烈的针对性 2. 反映问题的客观性 3. 对面上工作的指导性

　　调查报告的写作

　　1. 标题说明式提问式正副标题式

　　2. 正文包括前言、主体和结尾

　　3. 落款

　　写作调查报告应注意的问题

　　1. 深入调查，详尽占有材料。

　　2. 研究材料，提炼观点。

　　3. 合理布局，有叙有议。

　　第七节规章制度

　　规章制度的特点：约束性，条款性，严密性规章制度的种类：

　　1. 法规性规章制度具有明显的强制性，包括章程、条例、规定、办法、细则等。

　　2. 规范性规章制度强制性相对弱一些，但仍具有约束力。包括章程、制度、守则、通则、准则、规则等。

　　3. 公约性规章制度不具有强制性，属约定俗成、自觉遵守类文书。包括公约、须知等。

　　规章制度的写作

　　（一）标题一般由单位名称、内容范围、文种三个要素构成。

　　（二）题注

　　（三）正文 1. 章断条连式（又叫“分章式”，包括总则、分则和附则。 2. 条文贯通式

　　第八节贺词

　　以书信形式发出的称为“贺信”，以电报形式发出的称为“贺电”。

　　贺词的特点：祝贺性电信性

　　第九节感谢信

　　感谢信除了有表达感谢的作用外，还含有一定的表扬意义。感谢信除了可以寄给对方外，还可以采取公之于众的张贴方式或在大众传媒上发表，从而起到表彰宣传作用。

　　感谢信的写作要求（一）叙述事实要准确、简要（二）感情表达要真挚、自然（三）评价要适当、得体

　　第十节慰问信

　　慰问信可以直接寄给对方，也可登报。

　　慰问信写作注意事项（一）要明确慰问对象（二）感情要真挚、充沛，语言要亲切、感人。

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