员工报销管理制度

2023-04-21 制度

  在社会一步步向前发展的今天,人们运用到制度的场合不断增多,制度就是在人类社会当中人们行为的准则。拟起制度来就毫无头绪?以下是小编为大家收集的员工报销管理制度,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助。

  为了加强公司的财务管理工作,统一各部门的报销程序,提高财务管理水平,现结合公司的具体情况,特制定本制度。

  一、借款报销的审批权限:

  1、公司员工因公借款或报销,由馆办主任审签后,报财务审核,并送馆长批准,方能借款或报销。

  2、员工公差如需借款,应填写“借款申请单”,并按规定程序向馆长报批后,到财务部门预借相应费用。

  3、员工公差返回后,填写费用报销单,按规定的时间及审批手续到财务报销。

  二、员工差旅费报销标准:

  1、员工出差分“长途”和“短途”两种,即当天能往返的为“短途”,出差时间在一天以上的为“长途”。

  2、员工原则上长途出差不得随意乘坐出租车,如有特殊情况需乘坐出租车时,需批准后,方可报销。

  3、员工在本市内因公事外出,只报销公交车票。无特殊情况或紧急情况,不予报销出租车票。

  4、员工在本市内因公事外出,如正值用餐时间(过22:00可包括夜宵)每餐按15/人/餐予以报销,超标自付。

  三、员工差旅费报销规定:

  1、住宿费,交通费按规定标准执行,按发票实际金额予以报销,超标自付(如有特殊情况需馆长批准后方可报销)。

  2、膳食费按规定标准领取。

  3、通讯费以发票报销。

  4、交际费用由馆办主任及财务核定并填写报销单,应列明:费用的性质、费用的用途、费用的金额、款项支付时间等要素,经馆长批准后方可报销。

  5、短途出差不享受住宿补助。

  6、员工出差返回后于5个工作日内报销,未按规定时间报销的,公司原则上不予以承担,由当事人自行负责。

  7、超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规定的票据,公司原则上不予以承担,由当事人自行负责。

  8、财务有权对有疑议的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。

  四、出差补助标准:

  1、外省市出差标准:根据各地生活水平不同,将全国分为一类地区、二类地区。一类地区包括:直辖市、省会市、计划单列市、经济特区;全国其他地区为二类地区;港澳台地区及国外地区另行规定。

  2、所有出差人员的住宿费均按一类地区350元/天,二类地区250元/天。依据发票实际金额予以报销,超过报销标准的费用一律自理,住宿发票均要求是正规税务发票,所有收据、白条一律不得报销。

  3、所有出差外地人员的出差补助均按60元/天计算。

  4、公司所有人员出差电话费(含IC卡)经馆长批示后可酌情凭发票核销。

  5、所贴车船票、机票必须与差旅费报销单上所填写的起止日期、出差路线一致。如果所附车票没有明确标明起止地点的,应自己写上。

  6、对非同一次乘车却出现票号相连的现象,将不予报销;对于弄虚作假者,将给予票据金额两倍的罚款。

  7、丢失的票据(含车船票、机票)一概不报销,经共同出差的人员证明,经单位(部门)负责人签字,可酌情支付。

  8、趁出差之便回家探亲办事的,需提前向公司说明,其绕道发生的交通费由个人承担,在家期间不享受市内交通费补贴和伙食补助。

  9、出差途中除因病或遇意外灾害,或因工作实际需要电话联系,请示批准延时外,不得因私事或借故延长出差时间,否则除不予报销旅差费外,并依情节轻重论处。

  10、出差人员回公司后,必须在5个工作日内报销,否则将不给予新增借款。

  五、财务加强对备用金和预付款项的管理和监督:

  1、公司员工因公借款,必须办理借款申请单。会计根据内容填写齐全、完整的借款申请单,出纳、收款人必须在借款单据上签字。

  2、备用金和预付款的使用,必须依照下列规定:

  2.1、具有规定的用途,期限及限额;

  2.2、在规定的期限内凭费用支出单据到财务报销;用现金或支票进行零星采购的七天内报销;通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。

  3、以上各项支出,原则上前款不清,后款不借。

  4、对违反规定用途和不符合开支标准的支出,财务不予报销。

  六、原始凭证的审核:

  各项报销的原始凭证,报馆办主任及财务审查其合法性并送馆长批准。

  1、原始凭证应具备以下内容:

  ①凭证名称;

  ②填制凭证的日期;

  ③填制凭证单位的名称或填制人的姓名;

  ④接受凭证的单位名称;

  ⑤经济业务的内容;

  ⑥数量、单价和金额;

  2、各种收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖单。

  七、对原始凭证的技术性要求:

  1、凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。

  2、购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明:需入库的物资,必须由实物保管人员验收。不需入库的物资,必须交给实物保管人员或使用人员进行验收。

  3、支付款项的原始凭证,必须有收款单位或个人的收款证明以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。

  4、职工因公出差借款的借据,收回款项时应另开收据,不得退还原借款借据。

  5、预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证,不得以汇款回单代替。

  6、属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的,由代领人签名。

  7、自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。

  8、凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者,应予退回或重新补正。

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