公司文件管理制度

2023-02-05 制度

　　在日新月异的现代社会中，大家逐渐认识到制度的重要性，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。那么制度的格式，你掌握了吗？下面是小编为大家收集的公司文件管理制度，希望对大家有所帮助。

公司文件管理制度1

　　一、总则

　　第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。

　　第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。

　　二、收文的管理

　　第三条、公文的签收

　　1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的'文号。

　　第四条、公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。

　　3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。

　　第五条、文件的传阅与催办

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完后应送交秘书，切忌横传。

　　5、行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放或分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得秘书同意予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。

　　三、文件借阅和清退

　　第六条、各部门有关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门主管签写便条，对有密级的文件须秘书同意后方可借阅。

　　第七条、借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾画等。

　　第八条、各部门应具体指定责任心强的主管负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　四、文件的立卷与归档

　　第九条、文件的归档范围

　　凡下列文件统一由行政秘书归档：

　　1、企业领导发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等。

　　2、各种专业例会记录。

　　3、企业召开重要会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等。

　　4、有保存价值的客户资料及处理结果。

　　5、企业日志和大事记。

　　第十条、立卷要求

　　1、文件的立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　五、文件的销毁

　　第十一条、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，秘书应定期清理造册并按行政有关规定，办理申请销毁手续。

　　六、附则

　　第十二条、本制度解释权归行政部。

　　第十三条、本制度自公布之日起执行。

公司文件管理制度2

　　行政办公用品管理制度

　　第一章总则

　　第一条目的

　　为适应公司快速发展的需要，推进行政办公物品的规范化管理，控

　　制办公费用，本着节约高效的原则，特制订本制度。

　　第二条适用范围

　　本制度适用于公司所属各部门。本制度所指办公用品为员工日常办

　　公所用文具（文件夹、档案袋），办公自动化所需用的耗材（含U盘、数码相机、硒鼓墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章办公用品的分类

　　第三条行政办公物品的分类

　　行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。

　　1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态，单位价值在20xx元及以上的各种办公家具及办公设备。

　　2、办公低值资产是指使用期限较长，在使用过程中不易损耗，单位价值在20xx元以下500元以上的各种办公家具及办公设备。

　　3、办公用品是指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。

　　第三章行政办公物品的管理职责

　　第四条行政部的主要职责：行政部是行政办公物品的'综合管理部门，负责对

　　行政办公物品支出情况进行监督、控制，其管理职责主要包括：

　　1、供应商选择及管理；

　　2、组织各部门行政物品管理程序监控；

　　3、年度。每月办公物品开支计划的编制、报批和执行；

　　4、行政办公用品的分配、调拨、维修和报废；

　　5、配合财务部对办公物品进行盘点，建立行政办公物品台账，负责

　　日常维护和修理。

　　第五条部门资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的资产管理制度；各

　　部门有专人负责本部门资产的保管和资产增减、转移、维护、报废与监督记录；合理调配本部门室内的办公设备等资产；

　　第六条资产使用人的主要职责：应该爱护公司财产，合理使用办公设备，由

　　人力资源部协助负责培训员工爱护国有资产意识，正确使用办公设备。如果因使用不当，人为破坏，由使用人自行付费维修，并报送人行部门进行维修登记。

　　第四章行政办公物品采购

　　第七条办公用品采购

　　1、行政部每月按各部门需求编制统一采购计划、编制资金使用计划，

　　纳入公司的全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。

　　2、行政部持相关票据根据公司相关财务规定报销，费用计入各部门

　　的年度预算执行台账。

　　3、办公耗材文具的领用参照需按照规格及使用情况购买，并由行政

　　部主管领导批准后购进。购进消耗材料统一保管。

　　第八条办公类服务采购

　　办公类服务采购指公司各部门对外印刷品、宣传品、名片、标牌等服务类的采购。

　　1、行政部进行货比三家的方法进行询价后按程序选择服务供应商。

　　2、各部门有对外宣传品、印刷品印制需求的，经主管领导审批后在

　　公司行政部公布的服务供应商范围内选择。

　　第九条办公资产采购

　　1、办公资产采购计划

　　各部门历史需要置办办公资产时，填写《办公物品申请表》，经公司领导审批通过并签字后，提交行政部实施采购。

　　2、实施采购

　　行政部进行货比三家的办法进行询价后，连同采购申请表和询价后的采购报价单上报公司领导，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。

　　3、验收

　　行政部汇总使用根据采购计划或申请表、购物发票、购物明细验收采

　　购办公资产，验收完毕后填写验收单并签字确认，行政部和使用部门各自登记办公资产台账。财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请表》和购物明细复印件由行政部统一保管。

　　第五章办公物品的管理

　　第十条办公用品的配发

　　1、各部门指定一名专人负责本部门办公文具的领用和发放。

　　2、办公用品按需领用，行政部负责办理使用部门的领用手续，认真

　　填写文具领用登记单，并进行台账登记，写明物品名称、规格、使用人及数量等。

　　3、员工在公司内部调动，其使用的办公用品可以随职位转移带走。第十一条办公资产的管理

　　1、资产调拨

　　部门与部门之间转移办公设备等资产必须填写《资产调拨单》。必须严格按照审批顺序执行。审批顺序：调出部门负责人—调入部门负责人—行政部确认签字后，方可转移资产。员工之间不得私自调换自己使用的办公设备等资产。

　　2、资产报废

　　由部门负责人填写《资产报废申请单》，报行政部。行政部会同财务部门进行资产损坏鉴定后，由行政部主管领导审批，审批后方可报废。行政部和财务部门同时销账。有再使用价值的，由行政部收回统一维修、保管、再分配，资产台账做相应调整。在报废前，部门不得随意丢弃，否则该部门按照其原值赔偿，并按照公司相关规定处罚。

　　3、资产的租用、出租和外借

　　（1）公司需要的办公资产原则上不提倡租用。如果确属需要，租用

　　部门必须报公司行政部审批，行政部应尽量考虑在公司内部调配，调配的确有困难而且购买不经济合算的情况下，经总经理批准方可租用，租用手续由行政部统一办理。

　　（2）公司长期不使用的行政办公资产可以考虑对外出租和外借。行

　　政部定期对所有闲置的办公资产进行清查盘点，对其中达到报废条件的按相关制度办理报废手续，对长期闲置的物品主动寻求外租，对今后没有使用价值的物品进行出售。

　　4、办公资产的日常维护、维修

　　（1）行政部是办公资产日常维护、维修的责任部门。

　　（2）行政部编制办公资产维修计划，并纳入预算和经营计划。根据

　　维修计划对各部门办公资产进行检查，按期进行维护，保证各物品正常工作。

　　（3）各部门的办公资产需要维修时，由部门负责人填写《办公设备

　　维修申请表》报送行政部。不经部门资产负责人而私自维修的，相关费用行政部不予受理。

　　（4）行政部接到申请单后，需对报修设备进行鉴定，进行相应的维

　　修、更换，一般性维修理应在三个工作日内修理完毕，其他较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修完毕后及时登记《办公设备维修记录表》，资产使用部门负责人签字确认。

　　（5）若聘请外部单位进行维修，相关付款事项执行资金支付程序。

公司文件管理制度3

　　（一）总则

　　第一条爲减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关於文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办（以下简称两办）归口管理。

　　（二）收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1、凡来厂公啓文件（除厂领导订啓的外）均由厂收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）後分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

　　2、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的四对口核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1、两办机要秘书对上级来文拆封後应及时附上文件处理传阅单，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲啓文件，厂领导啓封後，也应分别交两办办理正常手续。

　　2、本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1、凡正式文件均需分别由两办主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签後，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导（或分管领导）亲自阅批後分送承办部门阅办避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系後再分转处理。

　　3、爲加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第七条文件的.传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完後应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅後应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4、文件阅完後，应送交两办机要秘书，切忌横传。

　　5、两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意後，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

　　（三）发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1、全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群衆团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2、各群衆团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群衆团体文件由党委批转。

　　3、对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其馀文件均由分管厂领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1、凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、党委、厂部下发文件主要用於：

　　（1）公布全厂规章制度；

　　（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

　　（3）公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

　　（4）公布全厂性的重大生産、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　（5）发布有关奖惩决定和通报；

　　（6）其他有关全厂的重大事项；

　　3、党委、厂部上行文、外发文主要用於：

　　（1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

　　（2）同兄弟单位联系有关工厂重大生産、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

　　4、在工厂日常生産、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准後，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

　　5、凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　6、各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函（应各自编号备查）不用厂部名义发文。

　　（四）发文程式与要求

　　第十条发文程式规定：

　　1、各单位元需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

　　2、党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3、草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4、文稿拟就後，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5、两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6、经两办审查修改後的文稿，送部门主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　7、对审核时修改较多，有碍列印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

　　8、需经会签的文稿，应在交付列印前送会签部门会签；

　　9、文稿审核会签後，按批准许可权的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

　　10、经领导批准签发後的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室列印；

　　11、文件列印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12、文件打字後，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

　　（五）文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意後方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般爲月底一小清，季末一中清、年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　（六）文件的。立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1、凡下列文件统一分别由两办负责归档：

　　（1）上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

　　（2）党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生産经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　（3）厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

　　（4）厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　（5）有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　（6）叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报表言材料等；

　　（7）上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

　　（8）反映本厂生産、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品；

　　（9）工厂日志和大事记；

　　（10）工厂向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2、业务科室，各群衆团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群衆团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。（接交单位各留存一份备查）。

　　（七）文件的销毁

　　第十七条对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件，两办机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

公司文件管理制度4

　　一、总则：

　　为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。

　　二、技术文件的编制、审核、批准：

　　1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的`正确性、合理性负责。

　　2、工程部部长负责技术文件的审核。

　　3、总经理负责技术文件的批准。

　　4、技术文件包括：

　　a、图纸；

　　b、工艺操作规程；

　　c、设备操作规程；

　　d、产品内控标准；

　　e、产品检验规范；

　　f、采购技术要求等。

　　三、技术文件的更改：

　　1、技术文件更改的前提：

　　a、顾客要求更改；

　　b、由于开发试制的疏忽而必须更改；

　　c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。

　　2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；

　　3、技术文件更改申请单应包括以下内容：

　　a、更改原因；

　　b、更改前参数；

　　c、更改后参数。

　　4、技术文件更改申请单的审批：

　　a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；

　　b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；

　　c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；

　　5、生产部根据指令实施更改。

　　a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；

　　b、更改不得违反有关标准和法律、法规；

　　c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做好技术文件更改记录；

　　d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。

　　四、技术文件的管理：

　　1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。

　　2、文件使用和保管：

　　a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；

　　b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；

　　c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；

　　d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；

　　e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；

　　f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；

　　g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。

公司文件管理制度5

　　一、总则

　　1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。

　　2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。

　　3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。

　　二、发文管理

　　1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。

　　2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。

　　3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。

　　4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。

　　5、发文办理工作程序：

　　（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。

　　（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。

　　（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。

　　（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。

　　（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的`内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。

　　（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。

　　（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

　　三、收文管理

　　1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。

　　2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。

　　3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。

　　4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。

　　5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。

　　6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。

　　7、收文办理工作程序：

　　（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

　　室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。

　　（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。

　　（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。

　　（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。

　　（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。

　　（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。

　　（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

　　（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。

　　四、保密文件管理

　　1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。

　　2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。

　　3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。

　　4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。

　　五、文件的销毁

　　1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。

　　2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。

　　六、附则

　　1、本制度由公司办公室负责解释。

　　2、本制度自发文之日起实施。

公司文件管理制度6

　　1.目的:

　　为完善公司文件收发管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循、照章办事,特制订本制度。

　　2.适用范围:

　　适用本公司所有文件。

　　3.职责:

　　文件收发管理由行政办公室统一负责。

　　工作内容

　　公司文件共分绝密、机密、秘密、普通四种,文件密级由公司总经理确定。

　　公司文件由行政办公室拟稿,文件形成后由总经理签发。

　　业务文件由有关部门拟稿,分管副总经理或总工程师审核、签发。

　　属于秘密以上的文件,核稿人应注明文件密级,并确定报送范围。秘密以上文件须按保密规定,由专人印制、报送。

　　已签发的文件由核稿人登记,并按不同类别编号后,按文印规定处理。

　　文件由拟稿人校对,审核后方能复印、盖章。

　　公司的文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果。秘密以上文件由专人按核定的范围报送。

　　经签发的文件原稿送办公室存档。

　　外来文件由行政办公室行政主管负责签收,并于接件当日填写阅办单,按领导批示的`要求送达有关部门,办好文件阅办;属急件的,应在接件后即时报送。

　　文件阅办部门或个人,对有阅办要求的文件,应在三日内办理完毕,并将办理情况反馈至行政办公室。三日内不能办理完毕的,应向行政办公室说明原因。

公司文件管理制度7

　　为了使员工忠于职守，促进旅游区的繁荣与发展，要求全体员工必须遵守各类制度，自觉维护平山旅游区的根本利益。

　　一、员工录用制度：

　　根据实际业务需要，择优录用人才。凡具有初中以上文化程度或同等学历或有一定相关专业知识身体健康、五官端正、作风正派的青年均可应聘求职。

　　聘任程序：携带本人身份证、学历证明等相关证件（原件、复印件）填写《应聘登记表》和《个人简历》，→面试（合格者）→岗前培训→试工、试岗（一个月）→合格者正式录用，签订合同。

　　公司对所有员工都本着来去自由的双向选择方针，在全面期内员工辞职，须提前十天写出书面辞呈。经批准后，结清各部门手续，交回工作服，凭《手续结清证明》、原始收据到财务部领取保证金及工资。

　　新员工试用期间必须服从安排，不适应工作的可申请离职，试用期自动离职者，不发试用期工资。

　　二、考勤管理制度：

　　1、正常劳动时间视部门工作需要而定。每月从xxxxx日至下月xxxxx日为满月考勤时间。

　　2、上班从换好工作服、整理好仪容以签到时间为准。

　　3、事假要提前一天申请，特殊原因也必须到岗请假，得到经理批准后才可离岗，违者按旷工论。

　　4、迟到：凡未按公司规定的时间上班者，无论任何理由均记迟到。旷工：未事先办理请假手续而无故缺勤以及假满未归者均算旷工，一年累计旷工两次的开除。病假：请病假需出具病假条及医院证明、病历，急诊可立即打电话，非急诊要提前请示。无医院证明或病历按旷工算。

　　5、上班时间若要外出须得到领班或经理同意。

　　三、福利制度：

　　1、员工工资遵循按劳分配原则，实行同工同酬、多劳多得，执行月工资。月工资根据不同部门、不同岗位、不同职务确定员工工资。

　　2、员工工资以现金形式按月支付。

　　3、根据需要，按不同工种向员工发放工作服等劳动保护用品。辞职或除名的员工对配发的工作服应上交公司，不缴回者按服装成本费用的全部在工资中扣除。

　　4、为鼓励发扬集体精神，不定期的搞各种文体活动来增强员工团队凝聚力。

　　5、为员工提供比较充足的学习时间，并进行定期培训，提高员工素质和业务水平。

　　四、安全制度：

　　1、员工必须服从领导，听从指挥，遵守劳动纪律，不得违章作业。

　　2、所有员工必须注意防火、防盗、防暴、防机械事故，若发现问题及时采取措施，防止事故发生，同时上报领导。

　　3、要认真检查设备，消除不安全隐患，确保顾客生命安全及公司财产安全。

　　4、发现形迹可疑或不法行为的人或事，要及时报告领导。

　　5、旅游区不得出现打架闹事行为，若发现此不良状况立即报告，并帮忙疏导围观群众。

　　6、若发生紧急事故，全体员工必须服从指挥，通力合作，发扬见义勇为、奋不顾身的.精神，全力保护公司财产及顾客生命财产安全。

　　7、员工不得打架斗殴，不允许将社会不良青年带进工作场所及与之交往，要保护自身安全。

　　五、财产负责制度：

　　1、各部负责人，负责本部机械设备、物品等安全，对后勤部负责。如发现丢失或损坏，追究当事的责任或赔偿。

　　2、如有设备需维修时，由各部负责人及时报告主管领导，避免影响正常工作。

　　六、奖惩制度：

　　为提高服务质量，促进企业经济效益和企业行业竞争力，建立一支严格、负责、团结、奉献的高素质员工队伍，公司坚持奖惩分明，奖优罚劣，以思想教育为主，惩罚为辅的奖惩原则。

　　奖励：

　　1、对保护公司财产和他人生命、财产安全挺身而出的，见义勇为的员工公司将给予奖励现金。

　　2、努力完成本职工作和公司交给的各项任务，成绩显著者，在工作岗位上做出重大贡献或对公司某岗位实现技术改革者公司将给予奖励现金。

　　3、在服务中创造优异成绩，如拾金不昧等，为公司赢得重大声誉及多次受到顾客表扬者公司将给予奖励现金。

　　4、发现事故苗头及时采取措施，防止事故发生的，公司将给予奖励现金。

　　惩罚、纪律处分：

　　1、上班不穿工作服者，一次罚5元；

　　2、迟到：半小时以内一次罚5元，半小时以外、一小时以内罚10元，一小时以外、两小时以内罚20元，以此类推；

　　3、工作时间干私事、影响公司形象的、仪容不整的、发现一次各罚5元；

　　4、上班时间擅离职守、聚堆闲聊，服务差、被顾客投诉的，上班时间吸烟、酗酒、赌博的，和同事、顾客或其他人吵架、打架斗殴的，顶撞领导、不执行命令者，不服从管理、严重妨碍管理秩序的，一次罚50元；

　　5、严重违反各项制度，造成公司利益或形象损失的将被开除并扣工资与保证金。

　　七、卫生制度：

　　1、工作现场设施、设备、办公桌椅等由本室员工打扫，摆放整齐，保持干净卫生。

　　2、及时清理环境卫生，保持景点、道路清洁。

　　3、清洁员保持大厅、过道、楼梯、卫生间、门外等卫生区域的环境卫生。

　　4、餐厅餐具要及时刷洗消毒，客房各类物品摆放有序，人员要衣冠整洁，客房要保持清洁卫生，及时换洗床上用品。

　　八、交接班制度：有准确的时间观念，每班必须提前15分钟接收工作，整理仪容，进行接班准备。

　　1、收银员：整理好账目，清点所有现金交与财务部指定的收款人员。

　　2、值班值宿人员清点本区设备、物品等，作好值班记录。

　　3、清洁工交班时必须保持各卫生区域干净整洁，未留有死角。

　　4、保安下班前认真检查各种设施、设备，消除不安全隐患，确保安全。

公司文件管理制度8

　　1 目的

　　为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

　　3 职责

　　3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。

　　3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的`管理。

　　3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。

　　3.4 文件编制、审批、发布的权责

　　3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。

　　3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。

　　3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。

　　3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、规范测试）等文件。

　　3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。

　　3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。

　　3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。

　　3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。

　　4.定义

　　4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。

　　4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，

　　4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。

　　4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）

　　5.工作程序

　　5.1 文件的分类

　　5.1.1 文件属性分类

　　（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。

　　（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。

　　（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。

　　（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。

　　5.1.2 文件阶层分类

　　（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。

　　（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。

　　（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。

　　（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。

公司文件管理制度9

　　1、目的

　　规定本公司文件资料的编写、批准、发布、更改、保存和作废等活动以及适用外来文件的控制要求,确保公司各项工作正常开展和保存必要的证据。

　　2、适用范围

　　适用于本公司内部文件的编写、收发、控制及资料保管和外来文件的管理。

　　3、职责

　　3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。

　　3.2综合管理部负责业主档案的管理与控制。

　　3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。

　　3.4办公室主任主管文件、资料管理工作的控制。

　　4、相关文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《质量记录控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理办法

　　5.1文件的产生

　　5.1.1各相关部门根据工作需求编写文件。

　　5.1.2总经理助理对文件进行审核。

　　5.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放,作为非受控文件生效。

　　5.1.4办公室对生效的文件印制,必须使用[印制文件登记表](qr-wd01-02-01)。

　　5.2文件、资料的类别

　　5.2.1受控文件

　　a)内业资料;

　　b)图纸资料;

　　c)按照质量体系的控制要求进行管理的文件;

　　d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件;

　　e)与服务过程有关的合同协议;

　　f)业主档案(如:公共合约、用户登记表等,属于业主财产,由综合管理部管理与控制,具体执行[顾客财产控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

　　管理与控制具体执行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

　　5.2.2非受控文件

　　与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件管理,办公室应对其进行分类和编码,以便于归档,根据目前公司现有的非受控文件,可分为:

　　a)内行文、外行文:1

　　b)未被质量体系引用的外来文件:2

　　c)与服务过程无关的合同协议:3

　　d)未被质量体系引用的法律法规:4

　　e)行业标准性文件:5

　　f)照片、录像带:6

　　g)电脑贮存:7

　　5.3文件、资料目录的索引号

　　x-x.x-xx

　　文件盒编号

　　同号柜序列号

　　文件柜编号

　　文件类别编码

　　5.4文件、资料归档与管理

　　5.4.1各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档,并汇总到办公室统一管理。

　　5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的资料均属保密性文件。

　　5.4.3办公室负责对文件、资料的管理和保护,文件、资料应分门别类包装和存放,对于需存档的文件、资料要及时存档,并建立[存档备案资料目录](qr-wd01-02-02),注明文件类别、索引号、份数等,如用必要还应有内容说明。并在档案柜上贴好存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识别和检索,便于对文件资料的保管。

　　5.5文件、资料的发放

　　5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放,由办公室制定[文件分发登记表](qr-wd01-02-03),注明发放范围、数量、分发号等,并要求领用人在[文件分发登记表]上签领,以便对发放的文件进行统计和检查。

　　5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失,发现文件误发时应立即追回,同时作好文件的补救工作。

　　5.6文件资料的调用、借阅与归还

　　5.6.1借阅者应在[文件、资料借阅登记表](qr-wd01-02-04)上详细注明文件、资料的编号和图号,并按时归还和办理归还手续

　　5.6.2借阅的文件、资料未经允许不得复印、摘抄、外借和传播。

　　5.6.3借阅的`文件、资料归还时,办公室应对文件资料是否完好进行检查,若文件、资料受损的,借阅者应阐述受损原因,并在[文件、资料借阅登记表]的备注栏上注明,因人为因素造成的应追究当事人的责任。

　　5.6.4机密性文件的调用与借阅规定

　　a)a级机密文件资料:公司年度计划、公司年终报告总结及公司章程、董事会决议,公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。

　　b)b级机密文件资料:业主档案,公司员工档案、公司规章制度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批准。

　　c)c级机密文件资料:内业资料和技术性图纸资料、法律法规类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办理。

　　d)行业主管借阅文件、资料的仅限于b级机密和c级机密文件、资料。

　　e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的,仅限于技术图纸和已张贴在公共场所的文件。

　　f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门,如公安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的,可以给予协助与配合,但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证明文件和相关证件,由办公室主任向总经理请示后亲自办理。

　　g)以上文件资料的调用与借阅按5.5.1、5.5.2和5.5.3条款执行。

　　5.7文件的复制、破损和丢失

　　5.7.1未经允许,不得随意复印公司的文件资料,如因工作需要复印文件,须经办公室主任批准,并在[文件复印登记表](qr-wd01-02-05)上填写复印文件的名称,复印数量,并签名。

　　5.7.2文件使用人应对文件妥善保管,当文件破损严重影响使用或丢失时,应填写[文件补发申请表](qr-wd01-02-06),由办公室主任批准,办理更换手续。补发新文件时应收回破损文件,并应给予新的分发号,新的分发号延续原来文件分发号。

　　5.8文件、资料的更新

　　文件增加条款和更新时应及时更换,保证在使用处获得有效版本。

　　5.9文件的作废与销毁

　　5.9.1内容不适用于公司运行或超过有效期限的文件,经过总经理过期审批后给予作废或销毁处理。

　　5.9.2在分发过程中发现文件遗失或在使用过程中文件破损严重和丢失的,应向上级汇报,经总经理审批后,给予作废处理。

　　5.9.3作废文件盖作废章,留一至两份备案,其余销毁。文件销毁处理时需两个人进行,一人实施,一人监督。

　　5.9.4办公室对于作废和销毁的文件,应在[作废、销毁文件登记表](qr-wd01-02-07)上注明作废或销毁文件的编号、版本号和分发号作废,并向各部门书面发布作废声明,防止误用。

　　6、使用的记录表格

　　序号

　　名称

　　编号

　　存放地点

　　存放时间

　　[印制文件登记表]

　　qr--wd01--02--01

　　办公室

　　一年

　　[存档备案资料目录]

　　qr--wd01--02--02

　　办公室

　　长期

　　[文件分发登记表]

　　qr--wd01--02--03

　　办公室

　　一年

　　[文件、资料借阅登记表]

　　qr--wd01--02--04

　　办公室

　　一年

　　[文件复印登记表]

　　qr--wd01--02--05

　　办公室

　　一年

　　[文件补发申请表]

　　qr--wd01--02--06

　　办公室

　　一年

　　[作废、销毁文件登记表]

　　qr--wd01--02--07

　　办公室

　　一年

　　起草人:审核人:审批人:

　　日期:日期:日期:

公司文件管理制度10

　　1.目的

　　对管辖区域内的危险作业进行监控,确保人身财产安全,杜绝事故发生。

　　2.范围

　　适用于公司各部门。

　　3.职责

　　3.1公司总经理或相关授权人负责所辖区域内的危险作业的审批。

　　3.2相关主管(主办)具体负责危险作业的指挥监督和落实。

　　3.3现场安全员进行监护。

　　4.方法和过程控制

　　4.1本文件所称的`危险作业是指在小区范围内进行的高空作业、物品吊装、大件物品(超长、超宽、超高等)搬运、湿滑场地作业、非水平场地作业以及重物搬运等操作。

　　4.2所有在管辖区域内公共场所进行的危险作业必须事先报公司总经理或相关授权人审批,批准后指定专人负责作业指挥、监护后方可进行。

　　4.3需要隔夜施工、对顾客出行造成不便或对小区有较大影响的危险作业必须至少提前一天发布有关通知,以便顾客提前准备。

　　4.4安全员在对危险作业进行指挥、监控时应首先注意自身安全。

　　4.5在危险作业进行前,安全员应对施工人员交代'安全第一、预防为主'的方针。

　　4.6危险作业的施工现场必须用警戒带圈出警戒区,并在明显位置放置如'高空作业,请勿靠近'等字样的标识。

　　4.7安全员必须维护好现场秩序,阻止无关人员进入施工区域。

　　4.8对于3米以上的高空作业,应至少设一名安全监护员进行监控。

　　4.9对车辆、人行通道上方的高空作业,必须在通道两端放置警示标识,尽可能将通道临时封闭,指挥车辆行人绕行。

　　4.10在危险作业现场附近停放有车辆或其他重要设施时,应尽可能移走,确实无法移走时,应采取保护措施,避免造成不必要损失。

　　4.11安全员应监督高空作业人员是否系安全带、挂安全钩、戴安全帽、穿胶鞋。

　　4.12安全员应监督作业人员不可将吊绳、电缆等工作回线缠在身上。

　　4.13高空作业、吊装以及需四人以上的搬运重物,须设专人指挥。

　　4.14对过重的物品搬运应使用机械设备,防止对员工造成潜在的伤害。

　　4.15危险作业完毕后,负责监护的安全员应督促施工人员及时对现场进行清理,撤回警戒带和标识,并向审批人汇报工作结果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突发性紧急事件现场处理办法》

　　6.质量记录和表格

　　《安全员巡查记录表》

　　《紧急事件处理记录表》

公司文件管理制度11

　　第一节文件收发

　　一、公司文件由行政人事部负责起草和总经理审核签发;须部门起草签发的文件由部门负责人审核签发。

　　二、文件签发后,送办公或部门文秘工作人员统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。

　　三、文件和原稿,由办公归档,保存备查。

　　四、属于秘密的文件,核稿人应该注明'秘密'字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。

　　五、文件统一由办公负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。

　　六、外来的文件由办公专人负责签收,并分类登记。由办公主管提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。

　　七、传阅文件由办公专人负责收回,对领导指示的文件,办公应及时组织传达和落实。

　　八、报刊杂志征订和邮件收发由办公统一办理。

　　九、财务文书由财务管理人员按照财务管理制度统一办理

　　第二节文书打印

　　一、服务中心的文件,有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

　　二、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门负责人不在时,可经行政人事部主管同意后办理。

　　三、私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作。

　　四、文印工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,保证文字和格式不出错误。对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误。

　　五、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的'事项透露给他人,不得截留任何文件。

　　六、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算。属业务部门的,由各部门承担费用;属行政、管理部门的,统一归列办公开支。

　　七、要节约使用打印纸张、墨盒,尽可能双面打印、初稿可以缩小文字和格式,要维护好打印设施设备,保证使用效率。

　　第三节文件书写

　　一、行文类别

　　(一)请示:请上级指示和批准,用'请示'。

　　(二)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,用'报告'。

　　公司管理制度体系文件文件编号:qms-wy-0203

　　文件名称:日常办公管理制度版本号:第1版修改次数:0

　　章节内容:公文处理管理制度第2页共2页

　　(三)指示:对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用'指示'。

　　(四)布告、公告、通告:对公众公布应当遵守或周知的事项,用'布告';向国内外宣布重大事件,'用公告';在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用'通告'。

　　(五)批复:答复请示事项,用'批复'。

　　(六)通知:传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用'通知'。

　　(七)通报:表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用'通报'。

　　(八)决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排,用'决定';经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用'决议'。

　　(九)函:平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用'函'。

　　(十)会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用'会议纪要'。

　　(十一)合同:适用于各种合作关系,合作事项的订立。

　　(十二)其他:

　　1、司法文书:依据司法部门规定程序实施。

　　2、宣传海报、温馨提示、简报:主要用于小区宣传。

　　3、签呈:下级对上级有所请示或报告时使用。

　　4、工作记录表格:在管理服务工作中使用。

　　二、书写格式

　　(一)纸张:一般a4型纸,其成品幅面尺寸为21 cm×29.7 cm。

　　(二)边距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

　　(三)图文颜色:未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色。

　　(四)排版规格:标题文用4黑体加粗,正文依次宋体、仿宋等小4号,副标题加粗,一般每面排38每行32个字。

　　(五)装订要求:左侧装订,不掉页。

　　(六)主要标题顺序号:依次为一、,(一),1、,(1)。

　　(七)份数序号:在版面叶页脚页码,多份多页应注明份数和总页数和顺序编号。

　　(八)附件 :有附件的应标注清楚

　　(九)落款成文时间:以全称落款,日期用汉字将年、月、日标全;'零'写为'o',相互对称;加盖红色印章居中下压成文时间,如果落款页没有正文,应采取调整行距、字距的措施加以解决,。

　　(十)正式的红头文件应按照公文处理办法书写。

　　(十一)财务文书书写按照财务管理制度和规范执行。

　　三、内容要求:

　　(一)符合国家法律法规以及地方政策,按照公司各项管理制度。

　　(二)内部行文要求规范严谨,宣传语言应当生动活泼。

　　(三)内容应当符合主题思想要求,使用通俗语言,简明平实,准确反映信息。

公司文件管理制度12

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。

　　第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。

　　第三条按照党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四条公文的签收

　　1.单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第五条公文的编号保管

　　1. 收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

　　2.本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

　　第六条公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第七条文件的传阅与催办。

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

　　6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　(三)发文的管理

　　第八条发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

　　2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第九条发文的范围：

　　1.凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2.党支部、、行政办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)其他有关重大事项；

　　3.党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：

　　(1)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。

　　4.日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　5.各科室如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

　　(四)发文程序与要求

　　第十条发文程序规定：

　　1.各科室需要发文，应事先向党支部、行政办公室提出申请；

　　2.党支部、行政办公室同意发文后，主办科室应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

　　4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

　　5.办公室应根据党支部、行政的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的.文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党政领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号送打字室打印；

　　11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由收发员(文书)分发并检查落实情况。

　　(五)文件的借阅和清退

　　第十一条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十二条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十三条办公室收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　(六)文件的立卷与归档

　　第十五条文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由办公室收发员(文书)负责归档：

　　(1)上级机关来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)党支部会、主任办公会议、中层干部会议、职工委员会以及各种例会记录；

　　(4)支部党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

　　(5)有保存价值的人民来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报表言材料等；

　　(7)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)单位日志和大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.业务科室，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

　　第十六条立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的销毁

　　第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

　　第十八条经审核同意销毁的文件，应在办公室收发员(文书)和正副主任以及分管领导的共同监督下销毁。

公司文件管理制度13

　　*****发展有限公司

　　总则...........................................................3

　　员工招募.........................................................4

　　培训制度......................................................6

　　考勤管理办法...................................................8

　　休假管理办法...................................................9

　　福利制度........................................................11

　　生育保险津贴制度...................................................13

　　困难补助金管理办法.................................................15

　　离职管理办法..................................................17

　　工作服与工作证管理规定.............................................19

　　用车管理制度..................................................20

　　卫生管理制度..................................................21

　　报刊杂志的管理办法.................................................22

　　工具、耗材领用制度.................................................23

　　办公用品与日常用品管理.............................................24

　　总则

　　一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。

　　二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。

　　三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。

　　四、本公司员工应遵纪守法，努力学习科学文化知识，不断提高自身修养。

　　五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水平和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。

　　六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。

　　七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的行为。

　　八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。

　　九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的精神。

　　十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。

　　行政部

　　20xx年1月1日

　　员工招募

　　为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的员工招募如下：

　　一、招聘

　　1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。

　　2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。

　　3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。

　　3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。

　　二、录用

　　1、经复试合格的'人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。

　　2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。

　　1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。

　　2）经指定医院体检不合格者。

　　3）未满16周岁的未成年公民。

　　4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。

　　5）违法犯法吸食毒品者。

　　三、担保

　　1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。

　　2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。

　　1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。

　　2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。

　　3）窃取机密技术资料或财物者。

　　五、试用

　　1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。

　　2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。

　　3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。

公司文件管理制度14

　　1.编订依据

　　本公司为了规范化质量流程，提升任务运营流转效率，以对接国际化质量管理为努力方向，为完善内部质量追溯管理，特编制此制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于公司内部记录和内外部发放文件的管理，是对公司记录和文件编号的诠释文件，适用于本公司现涉及的所有记录和文件。

　　3.责任部门

　　本制度的编订和修订部门为公司ISO体系部。

　　4.制度细则

　　4.1记录编号规定

　　4.1.1公司记录分为内部记录和外来记录。

　　4.1.2内部记录的设定格式为：

　　QR + XX + XX + X/X

　　记录缩写+隶属部门+记录编号+版本号

　　4.1.3外来记录的设定格式为：

　　（WL）QR + XX + XX

　　外来记录缩写+隶属部门+记录编号

　　4.2公司文件编号规定

　　4.2.1公司文件分为内部文件和外部文件。内部文件可以有：

　　（1）标准操作指导书：SOP

　　（2）标准检验指导书：SIP

　　（3）标准管理程序：SMP

　　4.2.2质量手册的编写格式为：

　　TXJY + QM + X/X

　　公司简称+质量手册缩写+手册版本号

　　4.2.3程序文件的设定格式为：

　　TXJY + QP + XX + X/X

　　公司简称+程序文件缩写+文件编号+版本号

　　4.2.4操作/检验规程、管理程序的设定格式为：

　　SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

　　文件类别+文件所属部门+文件编号+版本号

　　4.2.5外来文件的设定格式为：

　　WL + XX + XX

　　外来文件缩写+隶属部门+部门内部编号

　　4.3部门编号的规定

　　4.3.1各部门的编号以组织机构图中的部门名称为标准，如：

　　行政部AD、人力资源部HR、质量部QM、市场部MD、销售部SD、售后服务部AS、商务部MC、采购部PD、仓库WD。

　　4.4文件编写格式的确认

　　4.4.1本公司所有文件和记录分为标题和正文。

　　4.4.1.1公司文件和记录的标题抬头采用仿宋字体三号，以保证字体标头清晰醒目。表格宽度设定为15厘米，表格内容采用单元格对齐方式为中心对齐，行间距设置为单倍行距，段前首行缩进2字符，段前段后间距设置为0，同时设定为自动调整中文与数字的间距。

　　4.4.1.2文件内容中的一级标题及二级标题采用统一字号，文字方向为从左向右，文字对齐方式为左对齐，字体为宋体（标题）四号，编号方式为多级递进的编号方式。如：

　　1.1

　　1.1.1

　　4.4.1.3公司文件和记录的.正文采用宋体（正文）四号，行间距设置为单倍行距，段前段后间距设置为0，页面布局设定为上下页间距2.54厘米，左右设定为3.18厘米。正文中的数字与序号全部使用阿拉伯数字，章节序号后空一格编写内容以保证美观。对于正文中出现的部门、规章制度、法律法规应名称完整，不得使用简称。正文编写完成后，应通读流畅，对于应进行断句的内容使用中文标点符号进行断句。

　　4.5文件的发放和管理

　　4.5.1文件发行

　　4.5.1.1公司所有现行文件，如：操作规程、检验规程、岗位操作说明书等。文件全部由体系部进行统一发放，并对发放的文件记入《文件发放管理台账》，在台账中记清发放文件数量，并由签收人当面进行签收。

　　4.5.2文件补发

　　4.5.2.1文件签收人应对发放的文件妥善保存，如因文件保存不当，不慎丢失，请填写《文件补发申请表》并交于体系部留档，当体系部收到文件补发申请后，将于三内日将补发的文件交于申请部门。

　　4.5.3文件更换

　　4.5.3.1本公司所执行文件如有更新、替换情况发生，将由体系部发送邮件至相应文件隶属部门，通知并予以更换，更换的文件将计入《文件更新换版台账》。请各文件执行部门注意，换版的文件的版本号将有所发生变化，如：原文件版本号为A/0,那么修改后的版本号则为A/1，如发生换版，则版本号变化为B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下发文件应加盖体系部的文件受控章，由部门编制的文件应统一交由体系部进行文件格式的确认审核，审核后的文件下发至员工手中应具有受控章，无受控章的为无效文件。

　　4.5.5文件编号

　　4.5.5.1由各部门编号的文件应统一编号格式，部门内编制的文件应及时进行梳理，文件编号不得重复。如部门文件编号在执行中发现重复应及时上报体系部进行核对并处理。