在现实社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度一经制定颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有约束作用，是他们行动的准则和依据。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编精心整理的物业项目档案管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
物业项目档案管理制度 1
一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。
二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一套分发给工程部各主管工程师作管理之用。
三、档案室的备用图纸，如设备的`规范、标准等，如要借用，必须填写资料借用单，经工程部经理批准后方可借阅，但必须限期归还。
四、工程部重要设备的运行记录，每月必须装订成册，归档保存。如有破损应责成班组重新抄写，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。
五、工程部班组值班记录，须每月归档保存，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。
六、《报修工作单》每月装订成册，归档保存，保存三年。
七、每一台设备都必须建立设备台账卡，详细记录设备的生产厂家，各种性能、技术参数、安装位置、调试验收记录，每次维修维护记录，每次设备事故记录等，台帐记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。
八、设备及系统技改图纸、二次装修图纸资料等均需装订成册，编制目录。
物业项目档案管理制度 2
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案:
1)小区土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)。
2)小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3)小区机电设备保养合约。
4)小区公共区域设施设备验收记录。
5)小区公共区域设施设备移交记录。
6)单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案:
1)住户二次装修图纸及审批手续。
2)二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料:
1)小区住户入伙资料。
2)小区住户情况登记(包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等)。
4、小区管理文本汇编:
1)管理合同、业主公约、用户手册。
2)小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3)小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料:
1)各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2)各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3)主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4)住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测:
1)电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2)消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3)小区避雷系统有定期检测报告。
4)小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档:
1)日常通知、文件的存档。
2)小区管理费收缴情况。
3)公司管理费财务报告。
4)会议记录。
5)值班记录。
6)安保值班记录。
7)其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的`文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找;档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
物业项目档案管理制度 3
档案管理作为物业管理的重要组成部分，应严格重视。切勿丢失、泄密，以确保工作的有序正常进行。
1、所有文档实行统一管理，并指派专人负责；
2、所有收、发文件由专人统一登记，文件传阅后应及时归档，其他人员不得擅自处理；
3、对性质不同的.文件，实行分类立卷保管，以便日后查找；
4、对于客人档案应建立详细档案，未经上级领导同意，不得擅自将客人资料告知他人；
5、所有文件作到不泄密、不失密，定期检查所有文件；
6、对欲销毁文件必须经过部门经理批准后进行销毁工作，严禁向废品回收站出售。
物业项目档案管理制度 4
一、档案的建立。
1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查
1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。
1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;
1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;
1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。
1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;
1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;
1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的.预算、计划、业委会批准使用的文件等。
1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。
二、档案管理
2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。
2.2档案管理要求：
2.2.1进行标准化的档案管理。
2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。
2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。
2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。
2.2.5坚持档案资料收集的系统化。
2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。
2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。
物业项目档案管理制度 5
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;
2、专管人员须将业主的.档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅;
3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;
4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性;
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的隐私，维护公司良好形象;
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作;
7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。
物业项目档案管理制度 6
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的`复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。
四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。
物业项目档案管理制度 7
1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的.，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
物业项目档案管理制度 8
一、总则
1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。
1.2 本制度适用于物业管理公司及其下属的所有物业项目。
二、档案室的设立和管理
2.1 物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有一定的安全距离。
2.2 物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。
2.3 物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物业档案室的人员应具备一定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。
三、档案的收集和整理
3.1 物业档案室应及时收集各类档案，包括业主信息、物业服务记录、维修记录、安全记录等。
3.2 物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。
3.3 物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。
四、档案的保存和利用
4.1 物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保存。
4.2 物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的.档案，应按照规定的程序办理借阅手续。
4.3 物业档案室应积极为业主提供查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。
五、档案的销毁
5.1 物业档案室应根据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。
5.2 物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。
六、附则
6.1 本制度自发布之日起执行。
6.2 对本制度的修改和解释权归物业管理公司所有。
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第一章总则
第一条为加强公司员工的人事档案管理，使公司人事档案得到有效保护和利用，根据《中华人民共和国国档案法》、《浙江xx物业管理有限公司人事管理制度》等有关规定，特制定《浙江xx物业管理有限公司人事档案管理制度》。
第二条员工人事档案是记载员工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察、了解和正确任用员工的重要依据，是本公司档案的重要组成部分。
第三条本公司的人事档案工作任务:
1、保管员工人事档案;
2、收集、鉴别和整理员工人事档案材料;
3、办理员工人事档案的查阅、借用和转递;
4、通过人事档案了解熟悉员工，为人事工作提供情况;
5、逐步实现员工人事档案管理手段的科学化和现代化。
第四条本公司的员工人事档案管理由公司综合服务部负责。
第二章人事档案的收集和归档
第五条员工人事档案材料的收集、归档，是公司综合服务部与其他各部门的共同任务，必须按照有关规定，互相配合，认真做好。
第六条员工人事档案材料的收集归档范围，严格按照公司的人事档案管理要求执行。员工人事档案材料内容:
1、员工登记表(含照片)。
2、个人简历。
3、考核材料(如试用期满考核鉴定、见习期满考核鉴定以及近三年的年度考核记录、素质测试记录等)。
4、各类证书复印件、原件:(包括:①学历证书复印件;②各类资格证书复印件;③身份证复印件;④职务聘免复印件;⑤体检表、干部身份表;⑥其它等)。
5、奖惩材料。
6、兼职情况(包括出任董监事情况<原件或复印件>、担任社会职务情况<原件或复印件>等)。
7、承诺书、劳动合同(应做到文本齐全完整，时间连续及时)、各类因公出国协议或培训协议、担保书等。
8、各类审批材料(复印件，包括⑴应聘材料;⑵面试材料;⑶录用审批材料;⑷职务聘免审批材料;⑸调整工资审批表;⑹因公出国审批材料;⑺用工性质晋升审批表;⑻离职审批表<原件>，辞职批复;⑼离退休审批表;⑽调令单、分配单;⑾其它)。
9、其它可供参考材料(如近三年内的员工个人年度工作总结或述职报告、各类培训总结、培训成绩、出国培训总结等)。
第七条收集归档的人事档案材料必须是文字、内容清楚完整，印章手续完备，且办理完毕的正式审核、审批、签署、落款文字材料。
第八条员工人事档案材料必须用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水和复写纸书写。
第九条形成员工人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，负责按要求把应归档的材料送交综合服务部归档。
第十条公司综合服务部发现送交的`人事档案材料不符合归档要求时，要及时通知形成档案材料的部门，补送材料或补办手续。形成材料的部门要按规定认真办理。
第十一条员工人事档案管理人员要经常了解和掌握干部人事档案材料来源的信息、沟通渠道、及时收集应归档的材料。同时，要熟悉收集归档工作的各项规定，对收集到的材料，认真鉴别，严格把关，及时入卷归档。
第十二条形成员工人事档案材料的部门，向公司综合服务部送递材料时，如其他档案管理部门也需要收集归档，则材料形成部门要事先考虑制作材料的数量，必要时协商联系，以防造成员工人事档案材料的短缺。
第三章人事档案的保管
第十二条员工人事档案由公司综合服务部设专人妥善保管，不得泄密。
第十三条员工人事档案应存入保险柜，有防盗、防火、防潮等安全措施。
第十四条档案管理人员应对保管的档案逐一登记编号，并每年进行一次检查、核对，防止错放或丢失。发现丢失或问题，应及时查找并采取措施，以保证档傅耐暾桶踩
第十五条档案移交要填写清单，交接双方应共同清点并签字留据。
第十六条严格防止任何人私自保存他人的档案材料，对造成泄密或其它后果的，视情节轻重，给予严肃处理。
第十七条档案管理人员调动时，必须严格履行交接制度，未交接清楚，不得离去。
第十八条建立坚固、安全的库房，配置符合要求的档案柜。防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温六项措施落实到位。
第十九条档案库房是机要重地，无关人员不得随意出入;查阅人员须在档案管理人员陪同下方可进入。
第二十条逐步实现员工档案管理工作的科学化、现代化。
第四章人事档案的查阅和借用
第二十一条公司员工查阅或借阅人事档案，经公司综合服务部总经理同意，办理登记手续后方可查阅或借阅本人人事档案。
第二十二条外单位人员凭介绍信等证件经公司综合服务部总经理批准后方可查阅员工档案;档案原则上不外借，确因特殊情况必须外借时，应写明原因并经执行总裁批准同意方可。
第二十三条查阅或借用员工档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定。员工阅档后摘录的材料应由档案工作人员与原文核对无误后，写明材料出处和时间，并加盖公司公章。严禁对档案进行圈划、涂改、拆换员工档案材料，不得向无关人员谈论或泄露员工档案内容，违犯者将视情节轻重，给予批评教育甚至纪律处分。
第五章人事档案的转递
第二十四条员工人事档案的转递是一项严谨、细致的工作。档案管理人员应具有高度的责任感。在办理档案转递过程上，要认真细致，有条有理，切不可匆忙、马虎，防止出现丝毫的差错。
第二十五条人员内部调动，档案转递要做到档随人走，公司综合服务部应将其档案密封转到新的归口单位。
第二十六条档案转递必须填写《员工人事档案转递通知单》，并通过机要转递或由档案管理员专程送取，严禁个人携带。对个人携带档案的，公司综合服务部应拒绝接收。
第二十七条转递的档案必须是经过鉴别、清理、整理的档案。转递档案必须一次转出，不能分批转出。
第二十八条对转进的档案在核对无误后，及时将《员工人事档案转递通知单》回执退回。
第二十九条对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取，更换材料等问题的要追究、当事人和有关管理人员的责任。
第六章
附则
第三十条本制度由综合服务部负责解释。
物业项目档案管理制度 10
依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。
2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的.安全。
2、做好相关的防范措施，注意保密工作。
3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
物业项目档案管理制度 11
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的.资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
物业项目档案管理制度 12
1、目的
为了规范人事档案管理过程，实现人事档案管理统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量，为人事运用提供有效参考，特制定本制度。
2、适用范围
佳兆业物业管理公司本部及各下属分公司。
3、原则
统一领导、分级保管、分级查阅的原则，确保档案的齐整性和保密性；
4、职责
4.1本部人力资源职能部门
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部员工档案、备案下属分公司经理助理级（含）以上员工、人力资源管理人员、财务人员、（助理）秩序维护主任的人事档案复印件。
4.1.2负责所保管的员工档案的借阅、移交和销毁工作。
4.1.3监督各下属分公司的人事档案管理工作。
4.2各下属分公司人力资源职能部门
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服务中心A系列员工的人事档案。
4.2.2负责人事档案的借阅、移交和销毁工作。
4.2.3监督各物业服务中心的人事档案管理工作。
4.3各物业服务中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服务中心B系列员工的人事档案。
4.3.2负责B系列员工人事档案的借阅、移交和销毁工作。
5、内容
5.1人事档案管理流程
5.2职位申请表、个人简历、员工劳动合同、劳动合同签署声明、体检表、身份证、学历和专业资质证书、验证证明、离职证明、规章制度培训确认、发放工资的.银行卡、奖惩记录及各种签批的人事异动、薪资、培训等文件。
5.3档案编码
5.3.1档案编码按服务中心、部门、员工工号进行编码。
5.3.2 E—HR系统中的员工工号为档案编码号，假如水岸新都一秩序维护员员工工号为A。00012，则此员工档案编码号为：“水岸新都秩序A00012”。
5.4档案查阅权限
5.4.1物业公司总经理、本部人力资源职能部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅所有员工的档案。
5.4.2各分公司总经理、人力资源部门负责人、分管高管、档案管理员可查阅分公司所有员工的档案。
5.4.3各服务中心负责人可查阅其下属B系列员工的档案。
5.4.4其余员工或管理人员不得查阅员工人事档案。
5.5人事档案借阅手续
由借阅人填写《档案借阅申请单》，报人力资源职能部门/分公司（服务中心）负责人核准并备案。
5.6档案调动
跨公司调动，在接到有关通知文件后5个工作日内，由该员工原所在公司人力资源职能部门将该员工的档案原件装袋、贴好封条、并由封袋人签名，填写《档案移交清单》一式两份，传递至被调住公司人力资源职能部门签收，并返还一份由原公司人力资源职能部门备存。
5.7离职员工档案
5.7.1离职员工档案与在职员工档案分开管理，按月整理统一存放，离职员工档案保存期为该员工离职后2年，并确保资料完整无缺，离职人员档案不得取回。
5.7.2离职员工档案满2年后，由人事档案管理员呈报《档案销毁审批表》，报人力资源职能部门负责人——人力资源职能部门分管高管——总经理审批后，进行粉碎处理。
5.8严格人事档案的收集、管理及保存，保持机密，档案应由人事管理员/主管保管。如出现档案信息外泄，将追究人事档案管理员及人事负责人、分管高管的责任。
5.9各分公司人事档案管理员收到其他公司/服务中心移交的档案后，必须检查封条是否完好，按《档案移交清单》进行清点再存档。
5.10人事档案的保管应严格按照统一的归档标准分类，按服务中心、部门、工号分类存档，目录清楚、编列有序、装订规范。
6、附则
6.1本制度由物业公司本部行政及人力资源部修订，解释权归本部行政及人力资源部所有，自颁布之日起执行。
6.2附件
人事档案资料封面
人事档案存档目录人事档案借阅申请表
人事档案移交清单人事档案销毁审批表（B系列员工）
佳兆业物业管理公司本部行政及人力资源部二○○九年八月四日
物业项目档案管理制度 13
为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》以及有关法律、法规、规章特指定档案管理制度。
1、公司应加强对所辖物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
2、设立相应的档案管理部门，配备专职人员和必要的专用库房、装具设备等，对物业档案实行集中统一管理。
3、按规定整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
4、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
5、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
6、形成物业档案的部门负责整理，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
7、物业档案管理人员，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。
8、物业档案管理部门要进行物业档案的整理、利用、鉴定、销毁等情况的.统计。
9、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人，物业档案管理人员的鉴定，编制销毁清册，提出销毁报告，经相关部门批准，在指定地点销毁。
10、物业管理的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时修复，确保物业档案的完整与安全。
11、任何部门或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
12、借阅档案须经领导批准并填写借还档案清单，用完后及时归还入档。
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