档案流程管理制度

2022-09-20 制度

　　在我们平凡的日常里，制度使用的情况越来越多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是小编整理的档案流程管理制度，希望对大家有所帮助。

档案流程管理制度1

　　一、工程技术资料:

　　1、项目取得资料(批文等);

　　2、各类建筑许可证;

　　3、各类图纸;

　　4、开竣工、综合验收等报告、通知、会议纪要;

　　5、物业接管验收记录;

　　6、其他合同、资料。

　　二、客户资料:

　　1、前期服务协议;

　　2、交房清单;

　　3、业主(客户)入住验房表;

　　4、装修资料(包括申请、许可证、检查记录、[改建、增设]申请、人员出入登记、装修违规记录);

　　5、家庭情况登记;

　　6、租户资料。

　　三、维修资料:

　　1、任务单;

　　2、报修、约修记录。

　　四、安全维护管理资料:

　　1、值勤记录;

　　2、交接班记录;

　　3、物品出入登记;

　　4、外来人员出入登记

　　5、车辆管理资料(包括情况、出入登记)。

　　五、设施、设备管理资料(包括消防):

　　1、购销合同;

　　2、安装图纸;

　　3、说明书;

　　4、养护计划;

　　5、运行、维修、养护、巡查记录。

　　六、绿化管理资料:

　　1、图纸;

　　2、承包合同;

　　3、养护工作计划

　　;4、检查记录。

　　七、环境卫生管理资料:

　　1、工作计划;

　　2、检查记录。

　　八、社区文化资料:

　　1、活动计划;

　　2、活动通知;

　　3、活动图片。

　　九、业主反馈资料:

　　回访记录、投诉记录、维修回访记录。

　　十、行政文件资料:

　　1、规章制度;

　　2、总结、通知、通报、决定等相关文件资料。

　　十一、业主委员会资料:

　　1、筹备、成立等文件资料;

　　2、会议纪要、决议等。

　　十二、财务管理资料:

　　各种收费资料(包括综合服务费、日常维修费、车辆管理费等报表、单)。

　　●资料整理、归档:

　　按照市、省、全国住宅辖区物业管理综合考核的规定与物业管理档案归档要求进行整理,然后归档立卷。

　　●档案借阅:

　　文档查阅须经档案管理部门负责人批准。

　　●档案的销毁:

　　根据文档的保存期限,定期对过期和作废的文档进行清理,防止文档资料堆积和混淆。对已过期的档案,经主管领导核实报公司领导审批后予以销毁,同时建立销毁的文档清单备查。

档案流程管理制度2

　　物业项目业户档案管理流程

　　1、职责

　　(1)客服部负责业户身份资料相关信息管理。

　　(2)工程部做好业户装修资料、各种图纸管理。

　　(3)保安部做好业户物品出入申请、车辆等相关资料管理。

　　2、工作程序

　　(1)管理要求

　　①.业户情况发生变更时,应及时修订档案。

　　②.业户文件资料属秘密级文件,原则上不得外借,如部门之间借阅,需得到部门主管的同意,填写相关借阅记录。

　　③.文件、资料要进行合理归档,分类整理。

　　④.档案要经常进行清理,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理。

　　⑤.部门须指定专人负责,做到业户档案资料既服务于工作,又不向无关人员泄露。

　　⑥.业户的`档案资料必须保持完整性及完好性,杜绝丢失情况。

　　3、档案管理

　　(1)当业户的第一份资料(含内部流转有关业户的信息及业户本身填报信息)转到项目管理中心相关部门后,按一户一档的原则,立即建立相应业户档案。

　　(2)为便于管理,每一份业户档案资料需同时建立目录篇(视工作需要,若资料很少,可以不做目录),档案的相关信息增减时,需同时修改目录。

　　(3)主管部门可依据本部门所存档案资料的特点及性质,选择适用于本部门的业户档案管理存放方式:

　　①.客服部可采用挂牢分类存放等方式,便于日常频繁的查阅。

　　②.工程部装修图纸采用档案袋封存的方式。

　　③.保安部可视每户信息量的多少及使用频率,选择适合本部门工作的管理方式。

　　④.各部门需依据要求,于当日完成归档工作,将档案的增减登记《业户档案一览表》中,交部门主管查阅。

　　(4)业户发生变更后,原业户的相关资料单独存放,确认保管年限。超过保管年限后,经部门主管查阅后审批后销毁,并做好相关销毁记录。

　　(5)客服部主管每周一对照《业户档案一览表》,对本部门上周建立的档案进行全面检查或抽查,发理问题及时予以指导,签署相应评语。

　　(6)客服部每月5日前,将本部门上月各种档案建立及管理情况,汇总成书面报告,由部门主管批阅后,上报项目经理。

　　(7)项目经理组织每半年对下属部门进行一次全面的档案检查,分别安排在每年的三月份及九月份。

　　(8)相关部门借阅档案时,需经部门主管同意,办理相关手续。

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