档案室管理档案制度

2022-07-13 制度

　　在社会一步步向前发展的今天，我们可以接触到制度的地方越来越多，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。你所接触过的制度都是什么样子的呢？以下是小编帮大家整理的关于档案室管理档案制度（精选8篇），欢迎阅读与收藏。

　　档案室管理档案制度1

　　一、归档范围

　　归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。

　　二、归档要求

　　1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。

　　2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

　　3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。

　　档案移交制度

　　一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

　　二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。

　　三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。

　　四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

　　五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

　　档案保管制度

　　一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。

　　二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

　　三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

　　四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

　　五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。

　　六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。

　　七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

　　档案保密制度

　　一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

　　二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

　　三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

　　四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

　　五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻阅文件、档案。

　　六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

　　档案借阅利用制度

　　一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

　　二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。

　　三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

　　四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。

　　档案统计制度

　　一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。

　　二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到及时、完整、准确。

　　三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

　　四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。

　　五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

　　档案室管理档案制度2

　　为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。

　　档案工作管理体制

　　1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。

　　2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。

　　3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。

　　4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

　　档案工作基本任务

　　1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。

　　2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。

　　3、制订档案工作计划和管理规定。

　　4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　档案收集制度

　　应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。

　　1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。

　　2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。

　　3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。

　　4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。

　　5、会计文件材料，一般次年的'第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。

　　6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。

　　档案整理制度

　　档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。

　　1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。

　　2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。

　　3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。

　　4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。

　　5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。

　　6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。

　　7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。

　　8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。

　　档案保管制度

　　1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。

　　2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。

　　3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。

　　4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。

　　5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，，室内无蛛网，橱柜架排列有序。

　　6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。

　　档案保密制度

　　1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。

　　2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。

　　3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。

　　4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。

　　5、不得让无关人员随意进入档案库房。

　　6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。

　　7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。

　　档案利用制度

　　1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。

　　2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。

　　3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。

　　4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。

　　5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。

　　6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。

　　7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。

　　8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。

　　9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。

　　档案统计制度

　　1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。

　　2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。

　　3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。

　　4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。

　　5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。

　　档案鉴定制度

　　1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。

　　2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。

　　3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。

　　4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。

　　5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。

　　6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。

　　档案室管理档案制度3

　　档案室是学校档案存放的重要场所，因此必须采取必要的措施，以保证档案资料的储存和安全，为强化对档案资料的科学管理，特制定以下制度：

　　1、档案室钥匙要专橱保管，不准随身携带，门窗要及时关闭上锁。

　　2、档案室柜具要编制顺序号，排列整齐，便于工作。

　　3、非本室工作人员不得擅自进入，因工作需要进入时，要由本室工作人员陪同。

　　4、注意档案室内外的温、湿度，定期分析、积累资料，要根据室内外的温、湿度情况，随时通风，除湿降温。

　　5、档案室要有数量充足的消防器械，工作人员要熟练地掌握使用方法。室内严禁吸烟，严禁存放易燃品及其它物品。

　　6、室内要经常打扫，柜具要定期擦拭，随时放置防虫、防鼠药品，保持室内外清洁卫生。

　　7、对档案资料的借出归还，要有严格的检查登记制度。

　　档案室管理档案制度4

　　一、村档案工作是村管理工作的重要组成部分。建立健全村种类档案，目的主要在于为村领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度村工作和对村工作做出决策，提供准确、可靠的依据。村要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好村的档案建设。

　　二、村建立综合档案室，统一存放各种门类的档案，包括文书档案、会计档案、基建档案、荣誉档案、学籍档案、村民档案、特殊载体等。

　　三、档案室要制定档案文件资料收集细目，档案员要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，并定期征集归档、建档。

　　四、建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使村档案管理工作走上规范化、制度化、科学化。

　　五、严格完善归档制度。档案员和各处组室要按照国家档案部门统一规定的规格和要求，明确归档范围，及时搜集立卷，严格立卷质量和保管期限。

　　六、档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉村各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。

　　七、档案员要按时向上级主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。

　　八、村内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。村外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经村主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。

　　九、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

　　十、加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。

　　档案室管理档案制度5

　　为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。

　　一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和档案员组成的档案鉴定领导小组。定期对档案进行全面和部分档案的鉴定。

　　二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的密级。

　　三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。

　　四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。

　　五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。

　　六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。

　　档案室管理档案制度6

　　为了进一步加强档案的安全保管工作,制定档案管理制度如下：

　　1.严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责；

　　2.档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求；

　　3.档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证；

　　4.档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统；

　　5.档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理；

　　6.借出的档案材料务必定期归还。借出的档案材料，不得转借他人，不得带入公共场所；

　　7.非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。

　　档案室管理档案制度7

　　一、档案室应以科学、坚固、安全为基本条件，标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%，应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫等设施。

　　二、库房的档案柜、架按要求进行排放，对接收来的档案要进行分类、登记、统计和必要的加工整理。

　　三、档案室应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要要逐步设置计算机、复印机、照相机等现代化管理设备。

　　四、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。

　　五、档案室工作人员调、换工作时应有严格的交接手续。

　　六、非工作人员不得擅自进入档案室，节假日加强保卫工作。

　　七、档案保管工作，必须认真严格地按照各项规章制度办事，不得徇私舞弊，玩忽职守。

　　档案室管理档案制度8

　　一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。

　　二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。

　　三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯。

　　四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。

　　五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作。

　　六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求和“两基”要求。

　　七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。

　　八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。

　　九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。

　　十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。

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