文秘人员应具备的素质

2022-11-29 文秘资料

　　文秘人员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那么，文秘人员应该具备的基本素质呢?下面是小编帮大家整理的文秘人员应具备的素质，欢迎大家分享。

　　1 .行政秘书思想道德素质

　　1.1 思想政治素质

　　思想政治素质通常包括一个人的政治立场、思想意识、道德品质以及相应工作作风。只有具备良好思想政治素质，才能做好行政管理工作。第一，要具备较为坚定的政治立场。无论任何时候，作为一名秘书人员，无论政治方面，思想方面，乃至于最终行动方面，力求实现和党中央同步。第二，在纪律遵守方面，应充分具备较高自觉。作为一名秘书，只有遵守纪律，才能保证所有工作顺利开展。作为秘书人员，需要时刻贴近领导，帮助领导完成各项工作事务。基于此，应高度自觉，力求做到严格要求自我。第三，工作作风力求务实。身为行政秘书，应该具备较好精神面貌，热爱工作，同时努力探索业务，力求做到工作务实，作风正派。

　　1.2 职业道德

　　第一，秘书应该忠于职守，对于各项职能，应该学会自觉履行;第二，应该学会充分服从领导，力求真正做好参谋的工作;第三，秘书应该真正兢兢业业，在必要的时候应该情愿成为无名英雄;第四，秘书应该谦虚谨慎、办事公道、热情服务;第五，秘书应秉承廉洁奉公的原则，做到遵纪守法;第六，秘书应恪守信用，严守公司机密文件资料。

　　2. 行政秘书能力素质

　　2.1 文化知识素质

　　社会发展过程中，所遵循原则就是优胜劣汰。身为一名行政秘书，需要做到与时俱进，对于自身文化素质等，应该持续提高。秘书应该具备完善知识结构，具备良好的文笔，才思力求敏捷。比如：应具备相应管理知识、档案学知识技能以及一定信息计算机技能，还应充分了解国内政策变动。除此之外，应具备一定工作经验，拥有相应的社会阅历。

　　2.2 业务素质

　　第一，在认知事物能力方面，秘书应具备以下几点。首先，应具备观察感知技能。对于秘书而言，只有观察感知能力较强，才能真正成为有心人。秘书应该善于观察环境，学会寻求价值信息。只有这样，才能改变被动局面，形成主动服务意识。其次，应具备是非辨别技能。作为秘书人员，在工作过程中，在领导周围，无论是提供信息，还是综合协调工作，乃至于接待来访其他企业人员，应做到明辨是非，力求实现处理得当。同时，应具备综合分析技能。作为秘书人员，需要充分凸显参谋助手功能，应不断增强自身思维能力，学会运用多种思路来研究同一事物。秘书的随机应变能力同样关键，由于肩负较多事物工作，因而可能产生诸多意外，秘书应做到遇事不慌、处事冷静。在问题处理过程中，不仅应该符合原则，同时应该较为机动灵活。

　　第二，秘书需具备良好的语言文字运用能力。秘书部门属于各项工作联系的.桥梁，同时又是信息交汇的中心部门。身为企业秘书，需要具备良好语言文字基础。在阅读能力方面，应善于进行阅读;在试听能力方面，应学会耐心倾听，充分理解他人讲话含义;在言谈能力方面，应做到口齿清晰，说话的时候语速适中，力求实现措辞得体。在写作能力方面，具备良好文字表达能力，对于秘书人员来说，显得十分重要。

　　第三，秘书应具备一定社交能力。尤其当前社会发展迅速，在人和人之间，交往更加广泛。身为秘书人员，位于机关中心部门，应在交际能力方面提高，在交际过程中，需要学会获取信息，展开科学有效的工作。对于行政秘书而言，应该学会社交礼仪，提升协调能力。

　　3. 行政秘书心理素质

　　第一，应具备十分坚定的意志力。秘书工作属于较为系统脑力劳动。基于此，作为秘书人员，应该锻炼坚定的意志，具备相应抗压性以及一定心理承受水平。

　　第二，应具有较为随和性格。秘书人员应该热情坦率，积极构建融洽人际关系，时刻拥有热情，在各项工作过程中，更加主动，更加积极向上。

　　第三，秘书人员应具备较强自制力。要想成为一名优秀秘书，需要学会控制自身情绪，力求心境平和。在处理问题过程中，尽量保持镇定和从容。

　　第四，秘书人员应具备一定创新意识。在秘书工作开展过程中，具有涉及面广、灵活性较高的特点，因此，秘书应具备创新意识，打破旧传统，有效凸显工作积极性，寻求创造性，做到随机应变。

　　公司对文秘人员素质的基本要求

　　作为一名秘书，他一定要是个有责任心的人。这是我们在调查过程中大多数被访问的领导的第一个想法。虽然“责任心”是个非常笼统的概念，但一位副经理这样说道：“我认为，一个有责任心的人，他不会是个做事半途而废的人；一个有责任心的人，他永远不会失去对工作的热诚；一个有责任心的人，他办事领导肯定很放心。”从他对有责任心的人的看法与评价中，我们了解了其中的重要性。不过，这并不是说学历不重要。现今大多数的领导都有较高学历，就我们所访问的几位领导中，没有一位是在本科以下的，因此，他们对贴身工作的文秘人员，其学历要求相对也更高些，一般应在大专以上，最好要有到年的工作经验，这似乎成了现代企业招聘人才的共识了。当然，作为秘书，不同的秘书工作应具备相应的操作技能，但最基本的也应该具有一些关于文字处理及电脑操作的基本能力。

　　想成为文秘人员的职校生，应在哪些方面尤其需加强修养

　　职校生踏上社会，参加工作，要去掉学生腔。要加强上面提到的各种修养，要养成行业的行为规范。老总们说，一般秘书的打扮以整洁大方为主，还可适度化点妆，总的看上去要得体，在不同的场合要注意不同的穿着打扮。至于礼仪，许多人认为是一种修养问题，自然作为秘书，能了解这方面的知识，懂得一些礼仪将会为今后的工作及交往带来更多方便。所以在从学校走向社会之际，要加强这方面的训练，养成好的习惯。

　　经过上述调查，我发现企业公司对文秘人员的要求主要表现在三方面：学历、工作能力以及一个人的仪表、礼仪。就如一位副总经理所说的：“学历是一个人良好修养的象征；工作经验是一个人能力的体现；而仪表、礼仪则是一个人素质内涵及精神状态的表现。”无论你今后从事文秘还是其他工作，都请记住以下几点：学历，就是求职过程中的敲门砖；工作能力，就是立足于社会的本钱；仪表、礼仪，就是自身，乃至整个企业形象的体现。