秘书应具备的素养

2024-05-21 好文

　　作为秘书人员，知识一定要过硬才能应对不同的情况，那么文秘应该具备哪些知识素养呢，下面是小编精心整理的秘书应具备的素养，希望对大家有所帮助。

　　秘书应具备的素养

　　一、秘书的业务素质

　　秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。

　　(一)办事的能力

　　“秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。

　　1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察，以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

　　2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。

　　3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚;表达准确;懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。

　　4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭;有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

　　5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而这两方面对于秘书人员事业的发展至关重要”，所以学习交际艺术，提高交际能力，并非无足轻重。

　　还有其他一些能力。总之，办事能力是个综合水平的体现。

　　(二)较强的文字处理能力

　　文字处理能力是秘书人员的基本功。秘书几乎整天与文字打交道，人们常把秘书成为“秀才”，道理正在于此。

　　“秘书人员的文字处理能力，不是单纯的文笔技巧问题，它实际是较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识和现实资料信息、较强的分析和认识问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，也是一种综合性能力”。

　　秘书人员文字处理能力的形成和提高，既须作综合的努力，有有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践。只有在写作实践中进一步对有关写作知识加以消化，做到心领神会，下笔才能左右逢源。提高文字处理能力的关键是自己多写多练。

　　(三)熟练掌握办公自动化设备的技能

　　论秘书应具备的素质论秘书应具备的素质“随着时代的发展，现代技术在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，还必须熟练掌握办公自动化设备”[⑥]。这些技术主要包括：微电脑技术、打字技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录像技术、速记技术、书法技术、编辑技术、校对技术。在目前条件下，秘书人员应掌握的主要技能有：会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话、复印机、传真机等，还要懂得其简单构造，掌握维修保养方法。同时，学会用电脑起草、修改文件，以及档案资料检索，缩微摄影技术等。秘书人员不仅要学会硬件操作，而且软件编制，成为既懂秘书业务又懂电脑技术的通才。一方面秘书队伍应有一批专业的技术能手，另一方面所有人员都应掌握自己工作中要用到的技术手段。

　　二、智能素质

　　业务素质决定于智能的高低、强弱，智能是业务能力的基础。因此，秘书人员的业务素质与他们的智能素质密切相关。

　　智能素质包括五方面：知识结构，思维能力，临机处事能力，记忆能力和自省能力。

　　(一)完善的知识结构

　　秘书由于长期从事文字工作，这就要求他们有完善的知识结构作为其拥有良好文笔和敏捷才思的基础。秘书应该具有的这种知识结构主要包括：国际政治，国内政策，历史，文化，民族知识，逻辑科学，领导方法，民主集中制原则，决策科学等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才干的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精读，而是要求对一般只是懂得即可，而对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。这种完善的知识结构需要秘书在日常生活中要不断学习积累才能完成。

　　(二)思维能力

　　人智能的高低，是有思维能力开发程度决定的。所以思维能力的开发尤其要引起秘书的注意。从秘书工作的角度看，这种思维能力主要包括：语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力等。

　　1.语言表达能力。语言是表达思想、进行交际的工具，绝对离不开思维。甚至可以说，没有思维就没有语言，没有语言也就表达不出思维结果。思维越深刻、越复杂，越需要语言加以正确表达;词汇越丰富、语言表达能力越强，表达思维的能力就越强。一个秘书人员，既不断通灵道人打交道，有不断同各种普通人打交道，缺乏思维能力，语言表达能力低，就会影响智能的发挥。

　　2.逻辑能力，思维能力，认识能力。这几方面都是思维的基本功和基本要素。秘书人员应当加强这三方面的锻炼，以提高思维的能力，从而能够熟练地运用逻辑思维辨别、认识事物的现象和本质，这样可以锻炼一个人的智能。

　　3.领会能力。它包括听力、反映反射能力，它是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作，也要领会。秘书人员必须反应快、领会准，才能正确贯彻意图，提高办事效率。

　　(三)临机处事能力

　　“临机处事能力和应变能力很相近，但还不只是应变能力，而是在一切情况下表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机制灵活的智能”。它是以知识、经验和思维力做后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的秘书人员是做不好工作的。如果遇到紧急事件，一般都是秘书人员先知道然后报告领导人指示抢救，做好善后工作。秘书人员接到这样的突发事件的信息后，要做到临危不乱，搞清事件情况，及时准确向领导汇报。

　　(四)记忆能力

　　很强的记忆力是秘书人员必备的基本功。为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记人、记事。这就要求秘书人员强记博取，应付自如。记人除了掌握方法、诀窍之外，主要还靠平时勤下功夫多动脑子。

　　(五)自省能力

　　自省能力又叫反思能力，是指一个人随时回顾自己的言行，总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足。常常自省的人，容易开发智能和增长才干。秘书人员是脑力劳动者，多数情况下要靠发挥聪明才智完成各种任务，而他们的工作又是为领导机关、领导人服务的，特别要求事情办得妥帖、得体，这就要不断反思自己的言行。使智能和才干在不断的总结中增长起来。

　　三、心理素质

　　秘书人员的心理素质与做好工作很有关系。就一般情况说，秘书人员应具备的良好心理素质包括以下几方面。

　　(一)坚毅的意志

　　意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质;也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性;在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废;在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。

　　(二)随和的性格

　　性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计的完成工作任务。一般来说，对秘书人员的性格要求是：豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。

　　(三)平稳的情感

　　情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

　　(四)应变的兴趣

　　兴趣是人们力求认识某种事物或从事某种活动的倾向，即通常人们所说的爱好。兴趣也是一种具有积极情绪色彩的心理倾向，是社会实践中形成和发展起来的，也可以在社会时间中改变。当一个人对某种事物具有兴趣时，他就把自己的注意力经常集中和趋向于某种事物上，同时对该事物产生一定的情感。优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。培养了良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。

　　四、职业道德素质

　　职业道德就是源于职业本质、具有职业特征的行为规范。职业道德是职业的生命。秘书的职业道德主要表现在以下几个方面。

　　(一)“忠于职守，自觉履行各项职责各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范”。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

　　(二)兢兢业业，甘当无名英雄兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

　　(三)谦虚谨慎，办事公道，热情服务谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。

　　(四)遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

　　(五)恪守信用，严守机密秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。“秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多”，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

　　高级秘书应具备的素质

　　1、高效的工作能力。

　　能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。

　　2、善于人际沟通。

　　秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的动作，秘书应该用沟能的艺术，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

　　3、有外交家的平衡术。

　　跻身于公司各种势力格局中，善于灵巧应对，能把握各种利害关系，找到一个最佳平衡点。

　　4、能担当重要责任。

　　高级秘书负责各领导层的沟通和联络，甚至草拟文件、替上级制订计划。大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。此外，作为领导最亲近的人，非常容易暴露缺点和犯错。因此，谨言慎行、张弛有度，深入了解领导的喜好是有用的护身符。

　　5、有良好的社交能力。

　　熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”，并与他们建立良好的公共关系。这时公关技巧的运用是必不可少的。

　　此外，服务于不同的行业，对高级秘书的要求也会有所差异，如律师事务所需要懂得相关法律知识的秘书，而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。作为一个重实践的工作，需要长期经验的累积，因此一般年龄在30-40岁左右的女性是最合适的。

　　秘书工作需要具备哪些素质

　　基本素质

　　身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。

　　心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

　　业务素质

　　理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。

　　实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

　　办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。

　　文化素质

　　社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。

　　外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

　　此外，学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。

　　俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。

　　但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个 “重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。

　　企业秘书应具备的十种基本素质

　　1. 忠诚

　　对秘书而言，忠诚是职业道德的根本所在，是秘书最大的德，检验的标准重点是看政治上是否可靠，是否真心向组织、向领导负责。敢于向领导讲真话，讲实话，反映真实情况。领导不需要等靠依赖的秘书，有时经过独立思考而坚持自我观点的秘书，比一个不经思索而接受领导观点的秘书更值得肯定。负责也不光是顺从，秘书要知道领导的难处，积极主动地出谋划策，同时还要敢于担当，甘于受过，有时可能会受一些委屈。

　　2. 学习

　　“非学无以广才，非志无以成学。”秘书要把学习当成一种责任，一种追求。要加强政治理论的学习，要熟知党和国家的重大方针政策，以及企业的重大决策部署，努力成为理论方面的“专家”。要加强业务知识的学习，熟悉各种类型文稿的结构特点和写作规律，努力成为胜任本职工作的“行家”。要加强多学科知识学习，了解企业内部管理、安全生产、金融资本等专业知识的学习积累，努力成为掌握丰富知识的“杂家”。

　　3. 积累

　　要把积累作为秘书工作的一项行为习惯，多动眼、多动脑、多动手、多留心，要熟悉掌握领导在不同场合的讲话材料，不断积累知识、积累思想、积累经验。对认真研究、仔细揣摩过的资料进行再整理的过程，也是一次学习、提高的过程，日积月累、积久成学，必定能“厚积而薄发”。

　　4. 思维

　　思维方式决定工作方法，工作方法决定工作水平。秘书思维窄了，就把握不好全局;思维保守了，就打不开思路，放不开手脚;思维绝对了，看问题就容易走极端。好秘书做工作要多动脑筋，不断进行归纳、概括、提炼，透过现象抓本质，找出带有普遍性的规律。关键的时刻能够打破思维定势，活学活用，形成自己的观点。同时还要学会辩证地看问题，具体问题具体分析，全面看待事物的正反两个方面。

　　5. 领悟力

　　领悟力更多的是看其与领导间的默契程度，领悟力强，工作就会得心应手，否则就会事倍功半。

　　一是要准确领会领导意图，关注领导的所思所想，清楚他要干什么、解决什么问题、达到什么目的。

　　二是增强角色意识，角色决定角度，角度决定高度，站在领导的角度和层面想问题、办事情，关起门来当领导。

　　三是作为文字秘书还要善于领悟领导的个性特点和语言风格，因人、因事、因时而异。

　　6. 睿智

　　当秘书，业务不能太单一，除了坐下来能写，站起来还要会讲，走出去还要能干，处理问题张驰有度。要善于跟领导沟通，善于跟机关和基层沟通，善于跟部门的领导和同事沟通。人太直，则无智，秘书做事不能太机械，要以大局为重，灵活性不是工作小技巧，而是人生大本事，固执鲁莽只能给领导添乱，帮倒忙。

　　7. 自律

　　秘书要摆正个人位置，明白哪些事能做，哪些话能说：

　　一是向上级报告工作要实事求是，向下级传达精神要原汁原味。

　　二是保密意识要强，绝不能拿单位的机密、领导的隐私当谈资，绝不能拿领导对某些干部的意见看法等，讨好当事人。

　　三是要守住做人做事的底线，把握好自己，不搞特殊化，绝不能打着领导的旗号办私事，借助职位之便谋私利。

　　8. 用心

　　秘书要在吃透上情，掌握下情，找准规律上用心。

　　一是不能脱离企业的大环境、大背景思考问题，企业要求什么，领导关注什么，这些都应该在制度文件和报告讲话中充分体现出来。

　　二是要加强对真实情况的掌握，注意观察领导要求和执行落实间的差距，针对差距提建议。

　　三是要善于总结规律，要通过调查研究，把具有普遍性和长期指导意义的好经验融入到规章制度中去。

　　9. 严谨

　　“举重若轻显能力，举轻若重显精神。”秘书工作处在企业工作联系的中枢环节上，一头连着战略，一头连着细节，往往越是一些经常性、重复性的工作，越会因麻痹大意而出现差错。因此，大家必须要把严谨精细的作风落实到工作的全过程，克服“一般化”的粗糙做法，杜绝“过得去”的应付思想，努力实现“办文零差错、办会零失误、办事零缺陷”。

　　10. 心静

　　秘书工作是个苦差事，非淡泊无以明智，非宁静无以致远。

　　一要吃得了这份苦，以积极向上的精神状态，正确对待苦乐得失，在艰辛中体验快乐。

　　二是要保持良好心态。要学会担待，不患得患失，领导表扬了不忘乎所以，领导批评了不闹情绪。

　　三是要耐得住寂寞。把主要心思放在工作上，不浮躁、不跟风，不在职务、待遇上迷失了自己。四是要甘于奉献，甘居幕后，当好配角。

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