文员岗位说明书

2024-11-01 说明书

文员岗位说明书1

　　一、岗位概况

　　岗位名称行政文员所属部门行政人事部

　　直接上级行政人事部经理

　　直接下属无管辖人数 0人

　　岗位定员

　　1人

　　岗位概述

　　在行政人事部经理的带领下，完成各项行政工作，监督公司制度的实行，为公司以及全体员工提供行政服务。

　　二、岗位职责及工作内容

　　岗位职责

　　工作内容

　　1.前台接待

　　①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

　　②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计 ③维护前台秩序及环境

　　2.修订公司制度与实行监督

　　①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度，适时提出调整完善建议

　　②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

　　3.考勤管理 ①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

　　4.草拟公司文件

　　①根据行政人事部经理的指示，草拟信函、表格等公司相关文件

　　5.管理办公用品

　　①日常办公用品的保管、发放和登记

　　②负责公共办公设备的保管与日常维护

　　6.会议相关

　　①做好部门会议记录，并在会后及时整理成会议纪要

　　②负责公司各级会议的会务工作

　　7保密工作 ①对所保管以及所处理的`文件资料做好相应的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部经理交办的其他行政工作

　　三、任职资格

　　学历大专或大专以上学历

　　专业行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业经验一年以上相关工作经验，优秀应届毕业生亦可

　　身体条件

　　健康，无传染病史

　　能力要求

　　1.亲和力好，具有良好的沟通技巧

　　2.敏锐的分析、判断能力，良好的团队、服务意识

　　3.良好的创新思维和较强的学习能力，并具有较强的文字写作功底

　　4.熟练使用OFFICE办公软件

　　四、工作环境与劳动条件

　　工作场所公司前台处环境状况舒适

　　危险性基本无危险，无职业病危险

　　办公设备

　　电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

　　五、工作规范

　　1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

　　2. 对待来访客人，必须礼貌接待，认真聆听其来意，有必要时做好记录，如遇无法处

　　理的事情时，则请客人稍等，请求上级出面解决。

　　3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记，并保证记录信息的完整和准确。 4. 要保证前台环境整洁干净，前台秩序有条不紊。

　　5. 要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确，无错字别字。 6. 在执行监督的职能时，应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及

　　员工，尽职做好监督工作，不得弄虚作假、。

　　7. 做好日常办公用品的保管和发放工作，保证日常办公用品库存充足，发放合理有序。 8. 做好公共办公设备的保管与维护工作，保证各公共办公设备使用顺畅。

　　9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

　　六、相关工作流程

　　1.快递、信函、资料代收及转交流程

　　快递接收人行政文员

　　所需表格

　　《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

　　2.快递邮递流程

　　行政文员

　　员工

　　所需表格

　　《快递详情单》

　　快递到达前台，签收并登记相关信息。

　　通过工作QQ联系快递接收人。

　　快递接收人到前台签领。

　　填好快递表单，并与邮寄物品交付行政文员。

　　联系快递收发员邮寄快递。

　　3.面试人员来访接待流程

　　面试人员

　　行政文员

　　所需表格

　　《面试登记表》

　　到达公司前台。

　　询问其相关信息、引

　　导就座、倒水并请其填写面试登记表，同时做好面试记录。

　　填写面试登记表。

　　联系相应面试官，确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。

文员岗位说明书2

　　文员岗位职责

　　1、接听、转接电话；接待来访人员；

　　2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作；

　　3、做好会议纪要；

　　4、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送；

　　5、负责传真件的收发工作；

　　6、做好公司宣传专栏的组稿；

　　7、按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责；

　　8、管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续；

　　9、接受其他临时工作。

　　文员岗位要求

　　1、较强的文字功底和领悟能力；

　　2、工作效率要高，记忆力要强；

　　3、具有独立工作和学习的能力，工作认真细心；

　　4、会熟练使用office办公软件。

　　文员工作内容

　　1、完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报；

　　2、完成日常的正常管辖范围内的.工作；

　　3、接听电话做留言记录、讯息处理；

　　4、工作资料的保存、分类、归档、保管；

　　5、信息的上传下达；

　　6、本工作区域清洁。

文员岗位说明书3

　　1、负责本部门设计资料、文件档案的控制与管理;

　　2、负责本部门办公室设备、设施的管理;

　　3、负责本部门文件、ISO文件、3C文件的控制、发放与管理;

　　4、负责技术部人员每月出勤情况统计、物品领用管理工作;

　　5、负责协助材料产品的改良申报、跟踪事项及技术上的问题咨询、登记;

　　6、负责协助“3C”年度评审、变更、验证等事宜跟踪;

　　7、每月协助技术员把各系统的设备计划检修情况、中修以上维修项目有关内容填入本部的设备档案;

　　8、协助工程师对所有产品、图纸、技术资料、电子文档、图片进行分类、编号、建档、存档，保持所有技术资料的完整性;

　　9、负责区域或客户有关技术咨询及按照上级领导的'处理意见回复客户;

　　10、办公室7S的推行、监督、管理工作;

　　11、负责与各办公室的沟通、协调，及时向直属上级反映存在的问题;

　　12、负责区域维修机和翻新机的跟踪处理;

　　13、完成上级交办的其它事项。

文员岗位说明书4

　　岗位名称：资料文员

　　工作职责：

　　1、负责部门工程档案管理工作；

　　2、负责督促各项目部做好日常文书、工程档案的收集、积累和归档工作；

　　3、负责部门工程档案收集、整理、建立目录索引、归档工作，按公司档案管理相关制度及时提供利用；

　　4、负责组织对部门工程档案的鉴定、保管、调阅、移交、销毁工作；

　　5、负责部门工程档案预验收及工程档案移交工作；

　　6、协助项目经理办理工程各项验收资料收集、归档工作；

　　7、负责员工调动、离职时工程建设相关储备资料移交的监交工作；

　　8、负责部门工程相关书刊、规范等工具书的保管、借阅登记工作；

　　9、负责部门内外文件、信息、资料的收发、登记及待办文件的传递、催办工作；

　　10、负责各项目部上报的请示、报告、通知等相关工程信息资料登记、呈批，并将已审批的文件分送到相关部门；

　　11、负责部门资产（固定资产与低值易耗品）的申报、领用、保管、借用登记工作；

　　12、负责部门早会纪录；时间传送考勤资料；

　　13、负责部门员工考勤统计及考勤相关资料的`汇总上报工作；

　　14、完成领导交办的其他工作。

　　工作标准：

　　1、及时准确发放、归档各种资料；

　　2、严格遵守档案管理的有关规定，严禁丢失或损坏各种文件资料和技术档案，保证资料齐全、数字准确无误；

　　3、档案（资料）室的卫生及空气畅通和干燥，严防资料霉烂变质；

　　4、档案（资料）编排有序，查阅方便快捷；

　　5、办公用品有效利用，电脑、复印机、传真机等设备运行、保养良好；

　　6、能严格保守机密，谨慎处理保密文件；

　　7、协助上司做好具体工作的细节准备、材料整理；

　　8、熟悉公司各部门的工作流程；

　　9、有效监控考勤状况，按要求时间传送考勤资料；

　　10、公文、信件、邮件、报刊、杂志等分送及时准确。

文员岗位说明书5

　　1、准确及时接发各类文件，传递各类工作信息。

　　2、协调本部与其他部门之间的关系，保持酒店内部良好公共关系。

　　3、按要求起草各种方案、信函及打印、复印各种文件、资料，做到及时、准确。

　　4、为经理准备各类报表及须阅读的报纸杂志以及邮件处理。

　　5、对重要文件、档案严格管理，不可漏传耽误。

　　6、配备各种所须办公用品，严格控制，避免浪费。

　　7、做好部门会议记录，整理纪要并留存。

　　8、有责任保持办公室的整洁气氛。

　　9、统计每天部门人员的'考勤，并负责按时上报人事部。

　　10、统计部门各销售人员的业绩、餐补、话补等。

　　11、做好本部门各项单据使用，包括：部门例会纪要、申购单、协议单及客户预定单等。

　　12、做好本部门的电话接听及电话预定，并且做好记录，协助各销售人员协调与馆内各部之间的关

　　13、协助部门经理做好年度营销计划和财务预算;

　　14、完成部门经理临时委派的各项工作。

文员岗位说明书6

　　1。负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

　　2。办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

　　3。接听、转接电话；接待来访人员。

　　4。负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　5。负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，

　　6。负责收发管理报纸、信函；

　　7。负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。

　　8。协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。

　　9。负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

　　10。负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好，请问找谁”，并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；

　　11。总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘XX 公司‘。”；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；

　　12。安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；

　　13。上面交办的其它临时工作。

　　办公室文员个人月度总结

　　办公室文员工作是我从事的第一份工作，是我职业生涯的一个起点，我对此也十分珍惜，尽最大努力去适应这一岗位。现在就20xx年的工作情况总结如下：

　　一：以踏实的工作态度，适应办公室工作特点

　　办公室是企业运转的一个重要枢纽部门，对企业内外的许多工作进行协调：沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，并且一般比较紧急，让本人不得不放心手头的工作先去解决，所以这些临时性的事务占用了比较多工作时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，所以，本人经常利用休息时间来进行[补课]，把一些文字工作带回家去写。

　　办公室人手少，工作量大，特别是企业会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。在20xx年里，遇到各类活动与会议，本人都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只期望把活动圆满完成。

　　过去的20xx年是企业的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，本人认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，本人都会及时办妥;下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，本人都会第一时间解答与解决。以一颗真诚的心去为大家服务。

　　二：尽心尽责，做好本职工作，20xx年以来，本人主要完成了一下工作：

　　1：文员工作严要求

　　1：公文传阅归档及时。文件的流转：阅办严格按照企业规章制度及ISO标准化流程要求，保证各类文件拟办：传阅的时效性，并及时将上级文件精神传达至各基层机构，确保政令畅通。待文件阅办完毕后，负责文件的归档：保管以及查阅。

　　2：下发公文无差错。做好分企业的发文工作，负责文件的套打：修改：附件扫描：红文的分发：寄送，电子邮件的发送，另外协助各部门发文的核稿。企业发文量较大，有时一天有多个文件要下发，本人都是仔细去逐一核对原稿，以确保发文质量，20xx年以来共下发红文XX份。另外负责办公室发文的拟稿，以及各类活动会议通知的拟写。

　　3：编写办公会议材料，整理会议记录。每个月末对各部门月度计划的执行情况进行核对，催收各部门月度小结：计划，并拟写当月工作回顾，整理办公会议材料汇编成册，供领导室参考。办公会议结束后，及时整理会议记录，待领导修改后，送至各部门传阅。

　　2：督办工作强力度

　　督办是确保企业政令畅通的有效手段，过去的20xx年以来，作为督办小组的主要执行人员，在修订完善督办工作规程，并以红文的形式将督办工作制度化后，通过口头：书面等多种形式加大督办工作力度。抓好企业领导交办与批办的事项：基层单位对上级企业精神贯彻执行进度落实情况以及领导交办的临时性工作等，并定期向领导室反馈。

　　3：内外宣传讲效果

　　宣传工作是企业树立系统内外社会形象的一个重要手段与窗口。过去的20xx年在内部宣传方面，本人主要是拟写企业简报，做好[办公室报]协办的组稿工作，以及协助板报的编发，外部宣传方面完成了分企业更名广告：司庆祝贺广告：元旦贺新年广告的刊登，另外每月基本做到了有信息登报。

　　4：完成办公室文员职责工作。

　　办公室文员工作是一个讲责任心的工作。各个部门的比较多请示：工作报告都是经由本人手交给领导室的，并且有些还需要保密，这就需要本人在工作中仔细：耐心。20xx年以来，对于各部门：各机构报送领导室的各类文件都及时递交，对领导室交办的'各类工作都及时办妥，做到对领导室负责，对相关部门负责。因为这个工作的特殊性，为了更好地为领导服务，保证各项日常工作的开展，每天本人基本上6点多钟才下班。有时碰到临时性的任务，需要加班加点，本人都毫无怨言，认真完成工作。

　　5：企业文化活动积极参与

　　20xx年以来积极参与了司庆拓展训练：员工家属会：全省运动会：中秋爬山活动：比学习竞赛活动等多项活动的策划与组织工作，为企业企业文化建设，凝聚力工程出了一份力。20xx年以来，无论在思想认识上还是工作能力上都有了较大的进步，但差距与不足还是存在的：例如工作总体思路不清晰，还处于事情来一桩处理一桩的简单应付完成状态，对自我的工作还不够钻，脑子动得不多，没有想在前，做在先;工作热情与主动性还不够，有些事情领导交代过后，没有积极主动地去投入太多的精力，办事有些惰性，直到领导催了才开始动手，造成了工作上的被动。

　　20xx年有新的气象，面对新的任务新的压力，本人也应该以新的面貌：更加积极主动的态度去迎接新的挑战，在工作上发挥更大的作用，取得更大的进步。

文员岗位说明书7

　　1.接听、转接电话;接待来访人员。

　　2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3.负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4.做好会议纪要。

　　5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

　　6.负责传真件的收发工作。

　　7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8.做好公司宣传专栏的.组稿。

　　9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

　　12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13社会保险的投保、申领。

　　14统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

　　16.接受其他临时工作.

文员岗位说明书8

　　1、负责仓库物料进出库的单证系统录入;

　　2、负责仓库单据建档、收集、登记管理;

　　3、对物品的盘点，4、物品的出入的录入和核实登记，5、工作报表，6、物品的下发，(凭单据)

　　7、其它领导交待的`事宜

　　8、配合财务部年底对物品的盘点工作。

文员岗位说明书9

　　a)贯彻执行工程管理部经理、副经理、经理助理的各项指令，传达有关工作安排，汇报落实情况。

　　b)自觉遵守公司、物管中心各项规章制度、工作标准和《员工手册》的要求。

　　c)收发物管中心下发的通知、文件及各职能部门的行文，呈报经理，经理签发后及时传达有关人员。

　　d)负责部门周/月/年工作计划/总结、培训计划/总结、品质管理报告等工作的统计汇总，经理审批后上报物管中心。

　　e)负责本部门管理体系文件及各种记录表格和归档资料的保管和整理工作，保存完好，便于查询。

　　f)参加工程管理部的相关会议，做好会议记录及文件材料整理工作。

　　g)负责物业技术档案的收集、整理，做到分类归档，随时可供查阅。

　　h)负责部门办公室人员的考勤管理工作，办理部门员工的'请休假、续签合同、新员工入职、转正、奖惩等手续。

　　i)负责本部门各种文件的打印、复印工作，办理部门办公用品、员工的福利、劳保用品的统计发放。

　　j)负责工程管理部废旧电池、墨盒、磁鼓等收集工作，并上交行政人事部统一处理。

　　k)完成部门主管领导交办的其它工作。

文员岗位说明书10

　　1. 负责办理招聘、培训、调动、考核、转正和各项人事具体工作。

　　2. 负责公司人事档案的存放和管理。

　　3. 负责办理劳动合同签订或续签，办理职务任免、调配、解聘等具体人事工作。

　　4. 计算员工薪资、福利，负责薪酬与福利调查。

　　5. 执行公司各类规章制度，处理员工奖罚事宜。

　　6. 帮助建立积极的员工关系，组织实施员工的各类活动。

　　7. 完成领导临时交办的`其他任务。

文员岗位说明书11

　　A.在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的'设计、策划、实施与业务管理。

　　B.负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。

　　C.负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。

　　D.负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。

　　E.负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。

　　F.完成企划部经理交办的其他任务。

文员岗位说明书12

　　1. 接听、转接电话;接待来访人员。

　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

　　4. 做好会议纪要。

　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

　　6. 负责传真件的收发工作。

　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。

　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。

　　10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

　　11. 每月环保报表的'邮寄及社保的打表。

　　12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。

　　13 社会保险的投保、申领。

　　14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。

　　15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

　　16. 接受其他临时工作。

文员岗位说明书13

　　1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

　　2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

　　3. 接听、转接电话;接待来访人员。

　　4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　5. 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，6. 负责收发管理报纸、信函;

　　7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。

　　8. 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。

　　9. 负责总经理办公室的`清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

　　10. 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸;

　　11. 总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘ 公司‘。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;

　　12. 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗;

　　13.上面交办的其它临时工作。

文员岗位说明书14

　　1、技术部文员受本部经理直接领导，负责部内日常内务工作。

　　2、努力完成本部经理交办的各项事务，对公司的通知、文件要做到及时上传下达。

　　3、负责有关资料、文件的'收发和分类归档，准确无误地填制各种报表和表格。

　　4、说话和气、热情、礼貌接待内外来访人员。

　　5、传达经理有关工作安排，并将落实情况及时汇报。

　　6、参加会议，并做好会议记录、整理工作。

　　7、每月协助设备管理员把各系统的设备计划检修情况、中修以上维修项目有关内容填入本部的设备档案。

　　8、完成经理交办的其它任务。

文员岗位说明书15

　　岗位基本信息

　　岗位名称：文员

　　所属部门：总经办

　　岗位职等

　　直接上级：副主任

　　直接下属：无

　　岗位概要：负责日常打字、复印及及后勤工作；

　　职责描述

　　重点工作

　　1.文印工作：负责公司内各类文档的打印、校对工作；负责公司各类资料的复印以及各类传真收发工作；

　　2.后勤工作：负责集团办公环境的维护、检查及中餐管理；负责复印机的保管；

　　3.办公用品管理：负责办公用品的采购、分发、保管等管理工作；

　　一般工作

　　1.其他事项：协助做好来客接待、参观工作；协助做好各项活动的组织工作；完成上级交给的'其他临时性工作任务；

　　主要责任

　　1.保证各种文字性材料打印的及时性和准确性；

　　2.保证提供及时、可靠的后勤保障；

　　3.确保传真信息资料传递的及时性及准确性；

　　岗位权力

　　1.要求上级明确工作要求和提供相应工作条件的权力；

　　2.根据公司相关制度，获取与本职工作相关的信息资料的权力；

　　3.依据公司相关制度，要求各部门对本岗位工作予以合理配合的权力；

　　4.根据公司制度有关规定，接受培训，享受薪酬和各项福利政策的权力；

　　5.在部门职能与权力范围内，按制度自主开展本职工作的权力；

　　6.按公司制度享有的其他权力；

　　任职资格

　　资历：行政管理、文秘等相关专业，中专及以上学历，具有一年以上相关工作经验；

　　能力：能熟练运用各种办公软件的能力，具有一定的人际沟通能力；

　　品质：工作细致、耐心，责任心强；

　　知识结构：了解传真机、复印机基本知识，具有物品管理基础知识；

　　关键指标：打印及时性与准确性、传真资料传递的及时性及准确性、重大差错次数

【文员岗位说明书】相关文章：