1.通过网上心理咨询
每个人都有一个内心世界，每个有心理健康疾病的人都有其自我解决之道，有的积极应对，有的消极甚至走向犯罪。其中积极应对的方式之一就是寻求心理咨询。高校学生心理档案管理的核心功能就是要为学生的心理健康服务，对他们的心理发展历程、波动、心理状态进行分析、预防、跟踪等。但是谁有心理问题、谁没有心理问题很难区分，因为本质上这是一个主观的问题。而从当前高校心理咨询室预约进行心理咨询的学生人数上看，将学生的心理咨询信息纳入到档案管理中，模仿医院采用病例档案诊治病人的方式非常有必要。将在线咨询功能和学生的心理档案系统进行信息关联。学生心理档案中记录了学生的基本信息如学号、姓名、年龄、院系专业以及相关背景。学生通过网上心理咨询系统登录之后，其向系统提交的问题留言、选择的咨询方式、选择的咨询老师等都可以被记录在案。不管这些有预约的学生最后有没有实现心理咨询，他们寻求帮助的心理却是真实存在的，这都足以引起班主任以及学校的关注，如在规定时间未进行咨询可以主动联系学生，了解学生的心理状态，如有健康问题需要提前进行干预。如果学生只是在网上留言，且心理老师有相关回复，那么这种一问一答的记录必须进入学生的心理档案信息中，作为对其心理状态的一种记录，并对其心理状态变化进行预测、分析。在心理档案中记录学生的心理咨询情况。这类似医院对病人所开的病例或警方所做的笔录，且这些信息都以电子化的方式进入到学生心理档案中。在进行心理咨询时，心理老师根据实际情况，可以边问、边交流的'方式将信息计入到系统，系统后台再将这些信息按照一定的格式形成档案。当然还有一种是网上以直接聊天的方式进行心理咨询，如心海软件就能实现此功能，这些聊天记录理应作为心理健康的解决方案（如反馈会建议）进入到档案系统中。总之不管采取哪种方式，心理档案在信息搜集时就已经体现了其搜集信息的快捷性和准确性，直接将目光定位于那些主动寻求心理帮助的人，显而易见这个学生群体的心理档案应该受到重点关注，因为学生的这种主动性让心理现象的内隐性消失，教师不需要通过日常观察或者自我报告的形式发现问题。
2.结合学校特点制订有针对性的心理测评量表
测评内容相互之间存在二次计分或重复、测评内容与学生实际状况相差太远、学生对测评内容不懂导致测评结果不准确。因此高校在心理档案管理过程中，需要结合学校本身的特点来制订不同的测评量表，如艺术院校和军校的测评内容必然有区别，文科专业和理科专业学生在测评内容上也有一定的不同，出身落后农村学生和大城市学生使用同一套测评量表可能存在信息失真等。总之不能用同一套测评量表来测评全校学生，至少要分到专业，总体上看信息档案中的心理测评内容应包含以下信息：基本的静态信息：一般资料，这是在搜集心理档案信息的基础，它包含姓名、年龄、性别、院系专业、籍贯、民族、政治面貌等，特别是关于其出生和成长环境。身体状况，身体条件好、长相好、身体健康的人往往更加自信，心理档案需要关注学生是否有生理缺陷（包括身高太高、体重太重）、既往病史。家庭状况。家庭条件对学生的心理健康产生非常大的影响，父母关系和谐、经济条件良好的学生一般都有着阳光的个性。家庭状况信息关注学生家庭收入水平、学生的学费和生活费来源、父母及亲戚的教育程度等。因为父母及亲戚的社会地位往往反映了学生家庭的社会地位。在校情况，表现积极、团结的学生心理健康情况一般较好。主要关注信息有参加社团情况和担任职务、获奖情况、挂科与否、志愿选取与个人意愿是否匹配等。人际关系情况，如师生、同学、家庭和宿舍关系，以及是否恋爱、与恋人的感情关系状况。人际关系不好的同学往往心理健康和个人品行上会呈现一定问题，如孤独、孤傲、狂躁等。反映学生心理健康状况和心理特点的资料。这种内在的信息来源于各种心理测验和咨询记录及其他统计资料。心理测验注重对人格特征、心理健康现状、职业规划和职业能力测试等的测评，心理咨询的内容相对广泛，如咨询时间、内容、咨询人基本信息、咨询人症状、交谈记录、心理问题原因分析、疏导措施及效果评价、反馈及其他跟踪信息。其他统计信息包括学生分析报告、学生心理健康发展报告、学生心理健康预警情况分析等等，它包含对学生的心理健康评定、教育建议等。以上这些信息都应作为动态信息进入心理档案，并有针对性地跟踪。
3.完善心理档案的管理机制
有关心理各种信息的死板记录和简单堆砌，其信息搜集、监管、数据分析和利用、结果跟踪和反馈等是一项专业性很强的系统工程。因此在每个工作阶段都应有相应的机制保障其有效运行。档案建立机制。心理档案不是可有可无、不是随意建，而是应该以《高等学校档案管理办法》为基础，让心理档案在内容与形式上做到统一，且内容决定形式，内容应该根据学生心理动态发展和变化进行不断调整。在信息的搜集上，应该遵循以学生基本档案为基础，形成依附于学生档案的心理档案，这样在信息搜集上可以更加广泛、更加主动。但心理档案在管理上必须保障各参与主体的合法权利不受侵害。有效的快捷的数据分析机制。当心理档案信息都被电子化之后，应该有比较科学的信息分析机制，一来可以针对性找出那些存在心理健康问题的学生以便提前进行干预，另外对进行干预的过程和效果进行分析，以便对干预方法不断进行修改和创新，提高干预能力。学校的心理管理人员和档案人员需要对所采集的数据进行科学严谨的分析，分离个别问题与普遍问题，并制订相应的干预措施和指导计划。由于心理档案中的很多信息并不是数字化的，因此传统上的数学分析法难以发挥作用，对此可以建立有效的“搜索”法，以关键词的形式在心理档案中进行挖掘，找出那些可能存在心理障碍的学生。另外，数据分析还有利于引导学生积极参与心理建档，如积极进行自我心理测评和自我实践，将各种自我心理修正方法进行公布，丰富学校的心理干预措施，提高干预效果。有效的信息反馈机制。理论上讲每个人都有心理疾病，大学生处在就业、成长、求学、恋爱等多个“历史”时点，他们的内心更加复杂，会呈现出一些共性的心理问题，如果不给予反馈，这种负面的心理问题会传播。因此公共问题可以讲共性问题及其对策和建议，个案问题则需要私下辅导，做到保密为先。在信息反馈时需要做到语言表述要准确、恰当，切忌出现带有鄙视、讽刺意味的词汇，另外要好理解，少一些专业术语，让心灵沟通更加有效。
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