1引言
高职院校中的管理工作有着很强的专业性、实践性。由于高职院校的西部秘书是高职院校系部各项工作的主要工作人员，并且是院校教务处和系部之间、系部主任和老师之间、老师和学生之间沟通教学工作的桥梁，是高职院校系部主任工作上的主要助手，是传递信息、反馈信息的重要通道，是整个教学工作中不可或缺的重要环节，系部秘书在高职院校教学工作中起到下传命令、传递和反馈信息、协调工作等的作用。因此，高职院校系部秘书应该具备教学教育方法、掌握专门知识、有工作执行力等多种能力。高职院校系部的秘书应该是素质高、业务能力强、人员稳定的一支队伍，这样可以有效的提高高职院校的管理水平、教学工作的质量。
2高职院校系部秘书在工作中存在的问题
根据调查近几年各高职院校系部秘书的工作，我们可以发现目前很多高职院校系部秘书在工作中都存在着一定程度上的问题，比如说系部秘书本身的专业知识能力不够、工作执行力不够强等多种问题，下面我们将从几个方面大概分析一下目前各高职院校系部秘书在教学工作中所存在的问题：
2.1高职院校对系部秘书的重视程度不够
（1）目前我国大多数高职院校都比较重视教学工作，然而看轻管理工作。高职院校在发展期间，一般都过于重视教学工作的地位，系部的其他工作都是为了服务教学工作的开展。在高职院校的高层看来，系部秘书的作用只是跑跑腿，因此给系部秘书安排的工作仅仅是按照计划安排各班的课程表、安排考试时间地点、跑跑腿送达文件或者是传递命令。还有很多高职院校管理层认为这些简单并且机械化的工作，并不需要过高的专业知识水平和专业技能，任何人都可以胜任，因此不重视对系部秘书的挑选工作。然而，整个高职院校的人才培养方案、专业课程体系的建立、师资力量的培养甚至是教学改革都需要系部秘书的参与。由于高职院校管理者对系部秘书理解方面的偏差，导致系部秘书的工作效果不高，不能为整个高职院校带来更好的利益。
（2）除了重视教学工作之外，我国很多高职院校都比较重视使用过程，并不重视培养过程。我国很多高职院校对系部秘书并没有培训，然而要求系部秘书完成很多工作。高职院校在教学管理工作上，对系部秘书的职位责任和工作的内容有着详细的要求，并且要求系部秘书根据院校工作的需求高质量、高标准的完成工作。在对系部秘书这么多工作要求下，高职院校应该对系部秘书进行工作上的培训。
2.2系部秘书自身能力的不足
由于很多高职院校对系部秘书工作的不重视心理，系部秘书本身也会产生消极的思想。有些高职院校系部秘书对管理工作并不上心，缺乏工作责任心，缺乏对自己职业的尊重和爱护精神，还缺乏对工作的积极性。他们缺乏工作热情，在管理工作上被动地接受工作任务，敷衍的完成上级或领导的指示，工作效率过低，对能推掉的工作就推掉。长期这样，他们也不注重提升自己的专业知识水平、专业技能等，全靠以往的经验来完成当前的工作，循序守旧，每天都机械的完成自己的工作任务。他们一天一天的懒散下去，完全丧失了对工作的热情，缺乏创新意识，缺乏对工作的探索意识。再加上一些系部秘书自身的素质并不高，沟通能力低，服务意识也不高，并不利于整个高职院校管理工作的开展。
2.3工作繁杂，缺乏吸引力
高职院校系部管理秘书这一工作的工作性质和岗位职责，要求系部秘书在自己的整个工作过程中不断的提升自己的专业知识水平和专业技能、不断学习提高自身的综合素质和业务能力。高职院校系部秘书的工作主要是按照院校的计划安排整个院校的教学工作、管理教学档案、管理学生的教材、管理院校的考试时间地点等事务性的工作，系部秘书还要协调院校之间各种的关系、处理多种突发事件以及撰写各种资料数据等为了保证高职院校系部教学管理工作的正常进行。为了整个高职院校教育管理工作的正常进行，系部秘书往往面临着繁重的工作任务、复杂的工作内容，系部教学秘书在整个工作中，应该时刻保持清醒的头脑，保持充沛的体力，保持高度的工作热情，在自身专业技能的基础之上开展自己的工作。这样繁忙的工作任务、复杂的工作内容、再加上领导同事关系之间的不愉快，系部秘书在工作之中，肯定会产生一种消极的思想情绪，厌倦自己的工作，慢慢丧失了对工作的积极热情，从而导致工作效率的大幅度降低，导致整个高职院校管理工作不能顺利正常进行下去。
3高职院校系部秘书的职业规划和发展路径
高职院校系部秘书在整个院校管理工作中，从写文件到下达命令、从整理文件到整理档案、从沟通各阶层关系到对外管理，有一点一滴的小事也有大的财务管理等重要的事，任何一件事情都容不得一点马虎。目前高职院校系部秘书所存在的一些问题，我们应该想办法解决，因此要制定系部秘书的职业规划和发展路径。
长久以来，高职院校管理层人们对系部秘书这一职位的认识并不周全，他们认为系部秘书的工作只是简单的每天重复一样的工作。然而，当今社会系部秘书的工作是一个具有行政管理和教学管理性质的`工作。系部秘书在工作中需要在基本教学规律的基础之上，灵活的运用管理理论知识，并且在工作中需要投入自身的智慧、才能以及奉献精神。系部秘书虽然在高职院校中是一个并不起眼的小人物，但是他们的作用确实十分重要的。
3.3建立定期考评制度
为了鼓励系部秘书在日常不断学习，提升自己专业知识技能，高职院校可以建立绩效考评的制度。也就是指高职院校可以采取一定的考核方法，对系部秘书的工作情况、工作态度等进行一定的评价，并且记录成绩。进行绩效考评的主要目的是观察系部秘书的日常工作，从而提高系部秘书的日常学习能力。根据系部秘书在考评中的表现，可以适当的进行奖励或惩罚。对于在考评中表现不好的系部秘书，指出他存在的问题，并且提出改进的方法。对系部秘书的定期考评，还有利于高职院校系部对人才方面的调整工作的进行。对于在考评中表现良好的系部秘书，应该适当的奖励，这样才能积极的鼓励系部秘书在日后的工作中，更加努力。不同高职院校可以根据自己院校的系部秘书的职位性质，来完善各自的考评制度。考评制度的建立和完善，对整个高职院校管理工作的顺利进行有着十分重要的作用。
4总结
系部在整个高职院校中起到至关重要的作用，而系部秘书则是系部管理工作的基层工作人员。总的来说，要想更好的提升高职院校的管理水平和教学质量，首先应该选用一批有着丰富的专业知识、很强工作执行力、综合素质很高的系部秘书。
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