传真机是远程通讯方面的重要工具，因其操作简便，传送迅速，可以直接输送真迹，在商务活动中使用越来越多，颇受人们的青睐。使用传真时，遵守下列这些礼仪规范会让您的工作更加舒心、顺利。
１，使用的先后问题。当你有一份很长的传真需要发出去时，而轮候在你之后的同事只需传真一两页时，应让他先用。
２，在公司里一般不要发私人传真稿件。
３，如果遇到传真纸用完时，应及时更换新传真纸。如果遇到传真机出故障，应及时找出原因，先处理好再离开，如不懂修理，就请别人帮忙。不要把问题留给下一个同事。
４，使用完毕后，不要忘记将你的原件拿走，否则容易丢失原稿，或走漏信息，给你自己带来不便。
相对于其它的通讯交流工具而言，传真具有其不可替代的作用，成为不可或缺的办公设备之一，在商务交往中运用广泛。
由于传真的使用广泛，所以懂得商务传真应具备的基本礼仪也是商务交往中极其重要的一个方面。现在的传真机都有自动接收设置，从两方面来看，如果设置成自动接收设置，那些要发送的广告传真，就会大量的发送到你的公司，虽然不花你的钱，但浪费传真纸，还要花费时间和精力去看。因而众多的公司都有固定人员对传真机进行管理。
商务传真作为商务交往中广泛运用的通讯工具，管理商务传真的商务人士在工作中就常会遇到发送传真和接收传真的各种问题。如何正确处理才能体现公司的形象和你个人的良好素质呢？
当你要接收传真时，你要首先问清楚对方需要发给哪个部门或者哪个同事，这样问的目的一是能把接收到的传真及时地转送到当事人手里，不耽误商务交往的时间；二是确认发送传真的对方是否搞清楚了要发送的地方，因为经常会有接错传真号码的情况。如果发送对方说的部门或者同事不相符合，你可以再深入问是涉及哪方面的，然后再次确定商务对方是没有问清楚发送方还是根本错了号码，可以使对方不发不必要的传真。
为了避免给公司带来干扰、节约时间和阅读传真精力，你要有一定的判断，是否要接收这份传真。传真作为通讯工具，在许多宣传公司的广告或者是公司的名片，公司人员的名片中都有传真号码，传真号码的公众性很高，所以，会有不法之徒趁此而入。如果遇到公司不需要接收的传真时，你要问清楚对方发送传真的意图何在，再根据他的意图判断公司是否需要这样的传真信息，如果不需要，在保持公司良好形象的同时，果断地拒绝，为公司把好商务传真的窗口。
在接收传真完毕后，你应该致电发送方，表示你已经收到了商务传真，让对方不至于担心是否收到的问题。
温馨提示：
礼仪禁忌——
1、发送传真时要注意语言，要礼貌不要生硬，不要说:“给我信号，我要发传真。”或者没有在传真上注明是给某某部门和某某的情况下，说：“传真是给某某的，”不让对方记下了就挂了电话，对方会因为匆忙之中没有记牢而无从送达。
2、当对方不能准确说出要发送传真的部门和个人就说公司没有这个人，就挂断传真电话，粗暴地拒绝接收传真，这样做的后果一是会破坏公司形象，还有可能拒绝了诚心想商务交往的对方，而失去合作的机会。
礼仪技巧——
1、当你要接收一份传真时，商务对方在没有说清楚给谁，而自己也知道对方的确是商务交往的伙伴，此时你可以问他：“请问是送到上次您安排送达的某某手中吗？”这样，商务对方就会更明确地交待于你，你就不会找不到送处或送错人了。
2、当你在发送传真和接收传真时刚好有同事或朋友来找你，你可以对对方说：“真不巧，我不得不先办完手头上的这件事。”或说：“我能一会儿再联系你吗？”有些特殊的商务传真是不可以让他人看见的。同时，你在发送传真给商务对方的时候，你也最好先问上一句：“请问您，现在方便接收传真吗？”也让商务对方避免这方面的失误。
3、当你正在发一份传真时，由于某种原因领导改变了主意让你马上中断传真，那么你可以和对方说：“对不起，传真机突然卡住了，我待会儿再给您传过去，好吗？”如果你处理不好，会让对方误认为你并没有诚意发传真，或者认为你并不重视这个传真，从而引起误会。
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