会议期间的礼仪

2024-11-25 礼仪常识

　　处在一个陌生场合时，时常需要我们进行一个自我介绍，通过自我介绍可以让他人了解我们。如何写出一个与众不同的自我介绍？以下是小编为大家收集的有关会议期间的礼仪，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

　　会议期间的礼仪

　　①例行服务。较大型的会议，应安排专人负责迎送、引导、陪同与会人员；对于与会贵宾和身体不便、身份特殊的重点人员，还要重点照顾；对于与会者的正当要求，应有求必应。

　　②会议签到。

　　②会议签到。一般在与会者入场时进行，签到结果应及时汇总，并向会议负责人通报。

　　③食宿安排。会期较长的会议，一般由会议安排食宿。食宿安排应在《会议须知》中写明。安排会餐等活动，届时应有专门人员进行组织。对于外来与会者在食、宿、交通等方面的其他要求，在符合规定，力所能及的前提下，应尽力予以解决。

　　④现场记录。重要会议，应以笔记、录音、录像等方式进行现场记录。手写笔记时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决结果等基本内容，要力求完整、准确、清晰。

　　⑤编写简报。会议简报的要求是快、准、简。快即讲求时效，准即准确无误，简即文字精练。

　　会议礼仪

　　是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项，懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。

　　会议准备

　　1、确定会议主题与议题(要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的目的)

　　2、确定会议时间(会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席)

　　3、确定会议所需用品和设备(必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。)

　　4、确定与会人员名单(包括出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。)

　　5、确定会议地点(要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。)

　　6、拟发好会议通知(会议通知必须写明开会时间、地点、会议主题及参加者等内容。要提前一定的时间发通知，以便使参加者有所准备。)

　　会议前

　　现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

　　会议中的注意事项

　　1、做好会议记录安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的会议)，记录内容会后留底。安排专人摄影(摄像、录音)，会后留底。

　　2、会议秩序参会人员入座后会议正式开始，这时非参会人员应全部离开会议室;在会议进行中，双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音)，人员也不要随便进出。

　　3、会议服务

　　(1)参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

　　(2)除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装。如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响;动作要轻、慢、柔、避免快、重!

　　(3)讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出服务细节的水平。

　　(4)会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

　　会议后

　　整理会议记录

　　(1)整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。

　　(2)完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

　　(3)整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

　　(4)重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

　　会议结束后，主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车，握手告别，目送客人汽车开动后再离开。

　　如果安排了与会议内容密切相关的参观考察活动，则应在参观点安排专门的接待人员，并悬挂欢迎性的标语横幅。

　　商务会议概述

　　会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。

　　在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型：

　　第一，业务型会议。

　　第二，行政型会议。

　　第三，社交型会议。

　　第四，群体型会议。

　　一般而论，以上四种类型常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着极其重要的作用。

　　在许多情况下，商务人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。

　　商务人员在负责办会时，必须注意两点：一是办会要认真。奉命办会，就要全力投人，审慎对待，精心安排，务必开好会议，并为此而处处一丝不苟；二是办会要务实。召开会议，重在解决实际问题，在这一前提下，要争取少开会、开短会，严格控制会议的数量与规模，彻底改善会风。

　　常见的座次安排

　　1、自由择座

　　即不排定具体座次，而由与会者自由选择座位就坐。

　　2、面门设座

　　一般以面对会议室正门之位为主席之座，其他与会者可在其两侧自作而右依次就坐。

　　3、依景而建

　　所谓依景设座，是指会议主席的具体位置不必面对会议室的正门，而是背倚会议室内主要景致所在，如字画、讲台等，其他与会者的排座则略同于前者。

　　参加者礼仪规范

　　1.主持人的礼仪

　　商务会议的主持人，一般由具有一定职位的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

　　（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。

　　（2）走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较快。

　　（3）入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。

　　（4）主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。

　　2.会议发言人的礼仪

　　会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。如果是书面发言，要时常拾头扫视一下会场，不能低头读稿。旁若无人。发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

　　自由发言则较随意。应注意，发言要讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

　　3.会议参加者礼仪

　　会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时人场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。

　　常见的商务会议礼仪

　　一、展览会礼仪

　　展览会，简称为展览，或称之为展示、展示会。对商界而言，主要是指有关单位和行业组织，甚至是政府所组织的推广介绍商业产品和技术、促进商品宣传和流通的商业性聚会。

　　展览会礼仪，通常是指商界单位在组织、参加展览会时，所应当遵循的规范与惯例。举办展览会要注意以下礼仪：

　　(1)在展位上工作的人员应当统一着装，最佳的选择是身穿本单位的制服，或者是穿深色的西装、套裙。参展单位若安排专人迎接宾客时，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍，并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色缎带。全体工作人员除礼仪小姐外，都应佩戴标明本人单位、职务、姓名和有本人彩照的胸卡。

　　(2)要努力维护整体形象。工作人员不应佩戴首饰，男士应当剃须，女士则最好化淡妆。站立迎客，不迟到、早退，不无故脱岗、东游西逛，时时注意礼貌待人。

　　(3)当观众走近自己的展位时，工作人员应面向对方，稍许欠身，面带微笑，伸出左手，掌心向上，指尖直指展台，并告知对方“请您参观”。

　　(4)当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员可随行于其后，以备对方向自己进行咨询；对于观众所提出的问题，工作人员要认真做出回答。不允许置之不理，或以不礼貌的言行对待对方。

　　(5)当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼，并道以“谢谢光临”，或是“再见!”。

　　(6)在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相加或讥讽嘲弄。对于个别不守展览会规则而乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍需以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不允许对观众擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法捜身。

　　二、展销会礼仪

　　展销会是边展览、边销售的一种商业活动形式，它兼有展览和销售两种功能，用于集中宣传某类产品或突出宣传企业的各种产品。举办展销会要注意以下礼仪：

　　首先，展销会的环境布置要隆重、典雅，体现出一种文化氛围。展区布置得要具有鲜明的特色和富有感染力，展销产品的摆放要讲究艺术性和技巧性，既要突出产品特点，又要方便顾客购买。

　　其次，展销会的营业员和工作人员要给来宾留下良好的印象，服饰要整洁划一，仪容要修整，佩戴有关标志，面带微笑迎送每一位来宾。在展销厅的各个商品展区，都要有礼仪小姐或礼仪先生，为顾客提供礼貌的服务，主动为顾客介绍商品，并耐心回答顾客的咨询。

　　最后，展销会的目的是扩大业务联系，扩大宣传，增加营业额，因而对所有客户，无论是新客户或老客户，大客户或小客户，都要给予同样的礼遇。

　　在有许多竞争产品参展时切不可为推销自己的产品而贬低别人的产品，这是失礼的行为，可以着重介绍自己的产品的优点，不可以进行比较性介绍。

　　三、洽谈会礼仪

　　洽谈会也是重要的商务活动。一个成功的洽谈会，是既要讲谋略，更要讲礼仪的。

　　1.洽谈会的礼仪性准备

　　洽谈会是单位和单位之间的交往，所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上，要有严格的要求。如男士不准蓬头垢面，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，化淡妆。摩登或超前的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品，都不可以。在服饰上，应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。

　　2.洽谈会的座次礼仪

　　在洽谈会上，不仅应当布置好洽谈厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

　　在进行洽谈时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应依照职位的高低先近后远、先右后左地分别在主谈人员的两侧就座。如果有翻译，可以安排就座在主谈人员的右边。

　　举行双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话，应面对正门的一方为上，属于客方。桌子竖放的话，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。

　　举行多边洽谈时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般要以圆桌为洽谈桌举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就座时，仍然讲究各方的与会人员尽量同时人场，同时就座。最起码主方人员不要在客方人员之前就座。

　　电话会议礼仪内容

　　电话会议内容主要包括了会议准备以及会议过程两个方面上的礼仪，其中包括了会议环境的选择、会议电话的检查、参加会议过程中的介绍礼仪等等。

　　1、电话会议准备礼仪

　　1）安静的区域

　　电话通讯受环境影响比较大，不管你是在办公室或是在家里，保持你所处的环节安静不被打扰是基本，以免你个人的原因而影响整个会议的质量。

　　2）话机检查

　　参加电话会议的人员在会议开始之前要对自己的电话进行检查，确保没有任何问题，以免影响到会议的进行，如果使用固话进行电话会议，请检查自己的线路是否磨损；使用手机进行通话请检查是否信号问题或者附近有其他电磁波之类的干扰，如微波炉等；

　　3）制定会议基本规则

　　会议组织者需要在会议开始之前，申明必须遵守的基本规则，包括：会议的主题、会议参加的人员、会议的时间、会议阻止人员分工、会议的纪律等，以保证会议的有效进行。

　　2、电话会议时的礼仪

　　1）准时参加会议

　　在参加会议时必须要准时到场，特别是在有地区时间差的时候，参会人员更要有时间观念。守时是一种专业性的标志，因为它是使参加者很难在电话会议上闲聊，同时又为后来者等待。电话会议不应该暂停，因为参与者将被迫听你持有的音乐，否则将无法确定何时和是否会继续通话。

　　2）做介绍的礼仪

　　作介绍包括会议主持人做介绍和参与会议的人员做自我介绍，在所有的参与者都将抵达，主持人应引入每个人，并提供一个简短的背景或在电话会议上说人的责任的说明。这个介绍是必要的，因为可能有客人或在电话会议上新人。

　　个人做自我介绍也是非常有必要的，虽然大家不能见面，然而互相介绍是建立良好关系的过程，尤其是当您的客户或客人参加电话会议时。

　　3）会议发言礼仪

　　所有参加会议的人员要把电话会议看作是面对面的沟通，参会者在发言时一定要放松心情，按事先准备的内容，有条理地发表个人观点或建议，参会者在表达观点时一定要简单、清楚，避免重复询问带来的不便，发言结束后一定要向参会者表示感谢。

　　电话会议礼仪的主要事项

　　1、避免噪音

　　在电话会议中主要不要经常因为习惯性的清除喉咙而发出咳嗽声，在过程中拿着笔敲击桌子，或者玩弄你的手机，更有甚者玩弄手机发出声音，这都是不应该出现的。

　　2、耐心倾听发言

　　耐心倾听，不要随意打断他人发言，是任何交谈礼仪的基本要求。即使别人和你的观点不一样，也要等到别人把话讲完你再陈述自己的观点，这是风度素养的表现。

　　会议准备

　　现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。

　　桌椅、名牌、茶水

　　桌椅是最基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。

　　会议上的茶水饮料最好用矿泉水，因为每个人的口味不一样，有的人喜欢喝茶，有的人喜欢喝饮料，还有的人喜欢喝咖啡，所以如果没有特别的要求，矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

　　签到簿、名册、会议议程

　　签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。

　　黑板、白板、笔

　　在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然现在视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外，粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。

　　各种视听器材

　　现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。

　　资料、样品

　　如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

　　作为重要会议的参会人员，要注意以下几点：

　　1.准时到达，最好提前几分钟赶到会场。

　　2.会议正式开始之前，向不认识的朋友进行自我介绍。

　　3.认真做笔记。

　　4.关闭手机。

　　5.准备好与会议议题相关的有用文件。做到这一点意味着你已经提前做好了功课。

　　6.任何时候都不要打断别人的发言，轮到自己时再表明观点。

　　7.如果你想发言，向主席举手示意，等他提示后再开始发表意见。

　　8.注意自己的姿势。保持挺胸抬头，精力集中。稍微流露出心神不宁或疲劳厌倦的情绪，都会传达出你的消极态度，从而将自己置于不利的境地。不要在笔记上乱涂乱画，更不可以打瞌睡。事先与临坐打好招呼，一旦打盹，让他立即把你叫醒。

　　9.当别人发言时，不要通过语言、表情、动作，或任何其他方式表达出你的不屑。