公务会议组织人员礼仪

2024-02-22 礼仪常识

　　会议（机关、事业单位会议）礼仪，不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，参会人员都有一些基本守则、规矩必须遵守。此类与会议相关的守则、规矩，就包括会议礼仪。会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等三项。下面是小编为大家整理的公务会议组织人员礼仪，希望能够帮助到大家。

　　公务会议礼仪是国家公务人员必修课程之一。随着当今社会经济、文化交流与合作越来越频繁，各种会议活动越来越多，在公务会议中不论是召集、组织会议，还是参加会议，为会议服务，基层公务员都有一些基本守则、规矩必须遵守。公务会议礼仪主要介绍公务会议组织人员的礼仪、会议主持人礼仪、会议与会人员的礼仪等。

　　公务会议组织人员礼仪

　　在公务会议中，会议组织人员的礼仪主要体现在会议接待上，在接待过程中，迎送来宾不仅反映接待方的接待水准，体现接待方的礼宾规格，而且意味着双方关系发展的程度，暗示着接待方对接待对象的重视程度，同时还事关接待对象对接待方工作的第一印象。因此，无论就接待方还是接待对象而言，接待工作中的迎送来宾理所当然地被视为一桩礼仪大事。

　　会议组织人员接待基本要求

　　1、熟悉具体信息

　　本着知己知彼的原则，从事迎送来宾的接待人员，有必要对有关状况掌握得详尽具体、细致入微。在此方面倘若稍有不足之处，就有可能产生连锁反应，影响全部迎送活动乃至整个接待工作的顺利进行。具体包括来宾的状况、来宾的具体要求、抵达时间等。

　　2、会议时间和地点确定

　　在任何情况下，有关正式迎送来宾的具体时间，均应由宾主双方事先正式商定，达成一致。各方对此都可以提出意见或建议，但同时也必须耐心地听取对方的意见或建议。

　　对于有关迎送活动的具体时间约定，不仅应该详尽，而且必须精确。一般情况下，每次活动的具体时间应标明年、月、日，采用24小时制计时，并且应当精确到以分钟为计时单位。对于每次活动的时间，既要规定起始时间，又要规定终止时间，即必须规定每次活动的具体时间长度。

　　在明确迎送活动具体时间的同时，对于其活动的具体地点也要明确，但是一定要注意保证环境良好，不仅应当注意活动现场具体环境的好坏，同时还应当注意活动现场周边环境的好坏。

　　3、关注细节问题

　　在迎送来宾的具体活动中，接待人员既要事事从大局着眼，明辨大是大非；又要处处从小事着手，关注具体的细节问题，防止因小失大。

　　古人认为，要做好一件事情，通常需要天时、地利、人和。与之相对应，在迎送活动中的天时、地利、人和，就体现在天气、交通、安全三大细节方面。

　　首先在具体安排迎送活动时，务必要充分了解当地的天气变化规律，在任何时候，都不应该使迎送活动逆风而动或草率行事。其次要制定天气突变的应对措施，以备不时只需。

　　再次由于许多迎送活动往往公开举行，因此有关部门和有关人员一定要对迎送活动的安全状况高度重视，并且牢固树立安全第一的观念。在这一重要问题上，除了要注意迎送过程中车辆行驶的安全外，还要根据情况采取必要的安全措施。

　　会议组织人员接待礼仪规范

　　1、会议之前

　　会议组织人员在会议开始之前要对会议进行筹备，确定会议主题，这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。其次就要拟好会议的通知及时下发，会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。

　　第三：在会议开始之前会议组织人员还要准备妥当会议上所用的一切文件材料，具体包括会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。第四：要对会场进行布置，以及会议上所需物品的准备，包括各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。

　　2、会议期间

　　负责会议具体工作的基层公务员，一丝不苟地做好下列工作。

　　第一：例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人等进行照顾。第二：意义签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。

　　第三：餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。第四：现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。

　　3、会议之后

　　会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。

　　第一：形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。

　　第二：处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。

　　第三：协助返程

　　型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。

　　公务会议主持人礼仪

　　公务会议主持人的主要职责是把握会议中心议题、统筹会议全局，一般由具有一定职务的人来担任。其应注意的礼仪有：

　　1、主持人称呼礼仪

　　在会议主持人宣布开会时，要有一种引起与会者注意的招呼方式。称呼的原则是：一要看对象，二要有概括性，三要有礼貌。一般在较正式的会议场合对与会者的称呼是，“同志们”、“来宾们”等等。单位内部的工作会议，因为大家比较熟悉，常常用“请大家安静，现在开会”来作为开场招呼。

　　2、主持人仪态礼仪

　　主持人入场时步态要自信、自然，步幅适中。坐姿端正，面对正前方，腰宜挺，颈宜直，目视全场。一般落座后不宜再寒暄闲谈。整个会程应避免出现挠头、揉眼、搔脸、抖腿、抠鼻子等不雅观的动作。

　　3、主持人语言礼仪

　　会议主持人的语言要用词得当、语气适中、语速恰当。主持人的言谈要根据不同的会议气氛或庄重、或喜悦、或轻松，灵活地调节、控制会议的气氛和议题，如出现僵局或冷场时要及时引导。不要用动作、表情或语言等对不同意见者表示不满。

　　公务会议与会者礼仪

　　1、着装礼仪

　　公务人员代表的是国家公务员的形象，在参加会议的时候首先尽量不要穿著名牌的衣服，只要做到服饰高雅脱俗，朴素大方，文明得体就好，忌过分炫耀、过分裸露、过分短小紧身。其次要保持服饰整洁，忌肮脏、忌残破、忌褶皱、忌乱穿。

　　公务人员在穿衣服、戴首饰时，必须遵守其既有的规范性做法。不能随心所欲地乱穿、乱戴。男士穿西装时，应佩戴领带；着中山装时，要扣好领扣、领钩，穿长袖衬衣要将下摆塞在裤内，袖口不要松开或卷起，不得穿短裤、汗衫、赤脚穿凉鞋出入公众场合；女子夏天着裙时，袜口不能露在衣裙之外。

　　2、聆听礼仪

　　入场时应该进出有序，根据会议安排落座。开会时小动作不宜太多。开会时坐姿端庄，身体挺直，表现出精神饱满的状态，切忌挠头、抖腿等不雅举止。聆听时要专心致志，与发言人保持目光接触，仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳，不要三心二意、东张西望，这些都会影响听讲的效果，也会影响发言人的心情。

　　发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。在会议中，最好把手机关掉，起码也要调到震动状态。这样既表现出对他人的尊重，也不会打断发言者的思路。

　　3、会议发言礼仪

　　公务人员在做会议发言的时候一定要遵守秩序，如果话筒离自己较远，应精神饱满以不紧不慢的步子走向话筒。在发言之前应面带微笑，如果会场里掌声四起，可适时鼓掌答礼，等掌声静落之后再开始发言。发言或报告一般应使用普通话，并掌握好讲话的节奏。

　　如果会场里交头接耳之声不断，要考虑适当转换话题。发言时要注意尽量紧凑，切忌兴之所至，长篇大论，任意发挥。报告结束时，可向会议参加人员表示感谢。

　　会务性工作

　　但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作，在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务工作。负责会务工作的工作人员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，作好准备。

　　会议之前

　　在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。它在大体上包括以下四个不同的方面。

　　1.会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议的规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。

　　2.通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。在这方面主要应做好两件事。

　　其一，拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。

　　其二，及时送达。下发会议通知，应设法保证其及时送达，不得耽搁延误。

　　3.文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。

　　4.常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节问题，做好充分的准备工作。

　　其一，做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要作好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。

　　其二，根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。

　　其三，会议用品的采办。有时，一些会议用品，如纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具，还需要补充、采购。

　　会议期间

　　负责会议具体工作的人员，一丝不苟地做好下列工作。

　　1.例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。

　　2.会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。

　　3.餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全，又有可能妨碍对方。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。

　　4.现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。

　　负责手写笔记会议记录时，对会议名称、

　　出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

　　5.编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，是要求其讲究时效；准，是要求其准确无误；简，则是要求文字精炼。

　　会议之后

　　会议结束，应做好必要的后续性工作，以便使之有始有终。后续性工作大致包括三项：

　　1.形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。

　　2.处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后应对与其有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。

　　3.协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络、提供交通工具，或是替对方订购、确认返程的机票、船票、车票。当团队与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。

　　会场的排座

　　举行正式会议时，通常应事先排定与会者，尤其是其中重要身份者的具体座次。越是重要的会议，它的座次排定往往就越受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，不但需要有所了解，而且必须认真遵守。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。

　　（一）小型会议

　　小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式。

　　1.自由择座。它的基本做法，是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。

　　2.面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座

　　3.依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。

　　（二）大型会议

　　大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点，是会场上应分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。

　　1.主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。

　　主席台排座，具体又可分作主席团排座、主持人座席、发言者席位等三个不同方面的问题。

　　其一，主席团排座。主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。具体来讲，主席团的排座又有单数。

　　会风的端正

　　端正会风，工作人员也应尽到自己的责任。

　　（一）改进会风

　　端正会风，一般应从改进会风做起。

　　1.反对形式主义。开会绝不能搞形式主义，不能将会议的大小、次数的多少等同于自己的政绩。要提倡少开会、开小会，不开可有可无的会。

　　2.严格控制会议。从根本上来讲，应在总体上改进会议形式、提高会议质量的同时，从总量上对会议加以严格而具体的控制。标准要清，执行要严，检查要细，处罚要重，重在形成制度。

　　3.禁止铺张浪费。对于开会讲排场、铺张浪费、假公济私者，尤其是借开会之机大吃大喝、滥发礼品、公费旅游者，则应依照党纪、政纪乃至法律，从严查处。

　　（二）提高效率

　　提高会议效率，意即召开会议时，应努力节省时间、人力、物力和财力，并力争取得较为圆满的成果。一般认为，提高会议效率的行之有效的办法有四条：

　　1.集中主题。一次会议，最好选定一个单一而明确的主题。万一有必要同时安排多项重要内容，也应力求有主有次，主题鲜明。

　　2.改进形式。允许开会的具体形式灵活多样，重在看其有无收效，能否解决问题。提倡利用电视、电话、广播、互联网等现代化媒体举行会议。

　　3.压缩内容。应删除一切可有可无的会议内容。一般性质的内容，可采用书面材料。尽量避免领导人“陪会”。

　　4.限定时间。对于会议的起止时间、休息时间、发言时间、讨论时间，应有明确规定，并严格执行。力戒拖沓。

　　（三）严守会纪

　　出席会议时，每一位参会人员均应严守会议纪律，以“从我做起”来切实端正会风。

　　1.遵守时间。参加会议时，一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定。

　　其一，准时到会，不得无故迟到、缺席。其二，正点开会。规定的开会时间一到，即应准点开会。其三，限时发言。不仅要限定发言人数，还应规定其所用时间的长短。其四，到点散会。规定的会议结束时间一到，如没有特殊原因，即应宣布散会。

　　2.维持秩序。在会议举行期间，工作人员应自觉地维护会场的正常秩序，确保其顺利进行。

　　其一，各就各位。出席正式会议时，应在指定之处就座。未获许可时，不要自由择座，争座抢座；不得东游西逛，中途退场。

　　其二，保持安静。会场的安静，是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外，严禁出现任何噪音。

　　其三，遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定，应认真予以遵守。

　　3.专心听讲。参加会议时，参会者应认真而专注地听取一切发言。

　　其一，一心一意。当他人发言时，不允许心不在焉，更不得公然忙于他事。

　　其二，支持他人。当自己听取他人发言时，除适当地进行笔记外，应注视对方，并在必要时以点头、微笑或掌声表达对对方的支持之意。

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