校友论坛活动总结

2022-08-16 活动总结

　　10月12日下午15点40分，第四届校友论坛活动圆满结束。下面我就对本次活动做一个简要总结：

　　前期活动准备：

　　1.本次活动的策划是由我做出的，考虑到活动的意义以及学术性，我并没有在本次活动中追求创新，而是让活动按照比较传统的方式进行。由于策划出的比较早，活动前期学校还有部门招新等活动，因此策划的时间地点也整改了多次。而在活动的人员安排上面，由于部门还未完成招新，所以人员安排是之后做出的。

　　2.在嘉宾邀请上，除邀请了两位本校本科生竺燕、沈微，我们也考虑到为同学们介绍一下专升本的情况，所以特别邀请了已专升本成功的丁佳蒙学姐。并在活动前期与她们做好了沟通工作，保证了活动正常进行。

　　3.为更好地办好这次活动，我们让熟悉所有活动的周行听助理做了主持人，而我也配合做了相应的PPT。

　　4.在部门招新结束后，我们立即开始着手校友论坛，转移了工作重点。在例会上，将活动告知了每一位新干事并做出了人员的工作安排。

　　5.在活动宣传上，我部门自己出了活动海报，并以活动广播和团支书例会的播报发票配合宣传，以达到最好的宣传效果。

　　6.活动的物品准备，如活动印票，小蜜蜂，钥匙，工作证，嘉宾礼品，杯子等也安排了各位干事进行打印，借用以及购买。

　　主活动开展方面：

　　1.活动当天中午

　　我和几位新干事到会场进行了黑板布置、卫生打扫和凳子的搬取，来营造一个较好的活动气氛。之后经老师建议也对黑板布置进行了修改。

　　同时，我检查了多媒体设备，试用了小蜜蜂，与周行听配合试播了PPT以及会场的配乐。并且对会场灯光的开关流程进行了详细的安排。

　　由于担心部长和助理会忘记开场时间地点，我和周行听再次一一拨打电话，告知了各位部长。

　　另外，送给嘉宾的礼品也提前准备完毕。

　　而且，我们也精心地在各位嘉宾、部长以及助理的桌上摆好了未泡的茶水以示尊敬重视。

　　2.活动开场前

　　我部干事基本已到会场。观众陆续进场，门口有两位干事进行了收票工作，并由多位干事进行了观众入场的引导工作，保证中间前三排的位置留给老师部长和助理，而尽量让观众坐得密集些，不要过于零散。同时，我播放了一些欢快的开场前的音乐，能让先到的观众心情愉悦一些。

　　而李丹部长和周行听也在帮忙引导前来的各位部长和助理入座正确的座位。

　　在发现观众越来越多，可能座位不够后，我们立即吩咐了干事去自修室搬凳子，以保证座位足够。同时安排好了嘉宾的座位。

　　两位新干事也开始为已到的部长和助理送上茶水。发现茶水不够后，马上去教室休息室另搬了一桶水。

　　3.活动正式开始后

　　主持人周行听进行了开场，介绍了各位嘉宾，而我也配合着播放了PPT和相应的背景音乐。

　　部门干事基本站定了自己的工作岗位，守门的两位，两边电灯开关旁各一位，饮水机旁一位，会场左侧和右侧各两位，会场后面四到五位。

　　嘉宾各自分享了经验后，在观众提问时间里，由两位干事手里各拿一个小蜜蜂在会场两个走道上，为观众递上话筒，并为提问观众送上了小奖品。

　　同时，我们安排了干事在提问环节场面清冷时，进行枪手工作，来向嘉宾提问。

　　活动最后嘉宾为同学们送上了祝福和寄语。并且由我部长李丹为嘉宾送上了礼品。

　　最后主持人周行听宣布活动结束，并公布了嘉宾的联系方式在黑板上，以便观众活动后的咨询等。活动于15点40分正式结束。

　　观众散场后，由记者团的干事帮忙，三位嘉宾与我部全体干事进行了合影留念。

　　4.活动结束后

　　我部门的男生将借来的凳子送还到了自修室，而女生则将会场遗留的垃圾清理了，并去厕所倒掉了剩余的茶水。黑板也进行了擦洗。我和周行听也送还了多媒体钥匙和小蜜蜂。

　　我部门部长李丹也接受了记者团的采访。

　　5.后期收尾工作

　　我与记者团取得联系，向其领取了活动照片与报导稿件。并回收了此次活动海报。

　　整个活动的总结与资料发给团委老师，并为自己部门存档。

　　在下一次例会上进行本次活动的总结大会，考量本次活动的优缺点，进行部门的自我优化与反省。

　　活动期间的问题：

　　1.整体活动方面：

　　由于时间问题，准备工作做的比较仓卒，为保质保量的工作，也增加了部门干事的工作量。

　　主活动的时间比较短，只有1小时左右，时间过于紧张。活动前需要与团委、学生处等进行更加充分的沟通。

　　由于参加活动的观众较多，观众进场时，稍显混乱。今后可以先多安排人手进行引导工作。

　　借教室方面与其它部门和班级有所冲突，好在肖老师也帮忙解决了问题。今后的话要更注意一下。

　　活动印票印了500张，两天摆摊发掉200张后，在团支书例会上，票数不够，许多班级没有拿到票，只能让其统计好人数与我们电话联系。以后的话要做到计算精准，不能出现这样的情况。

　　活动现场比较热，我们疏忽了开空调的问题。

　　主会场上缺少了一位领导者安排者，来指导新干事更好的完成工作。由于我和周行听都再台上，所以疏忽了这一点。

　　观众入场后，发现饮水机快没水了，之前倏忽了检查。

　　2.个人方面：

　　策划方面，我觉得自己做得还不够细致不够精益求精，很多方面可以再细节化。虽然之后的活动安排上会慢慢补充，但我应该在这之前考虑更多的问题。

　　与团委老师沟通还不够多。

　　广播稿内容的多次修正，可能在写广播稿上还经验尚缺。

　　有时候和我的搭档周行听配合还不够，多沟通多交流，搭档合作，相得益彰。

　　3.新干事方面：

　　虽然说在部门工作要有绝对服从性，但是我觉得也应该有一点自主性。干事有激情做好活动，但是少了积极发现问题眼睛，只是听从，不会自己发现。

　　有个别干事在看手机，和旁边观众讲话，没有工作感。由于比较热，有个别干事会拿着借来的工作证当扇子扇。可能是新人的原因，加上无人引导，在维持会场纪律上还是有缺陷。

　　本次校友论坛，可以说是成功圆满的完成了。基本大方向没有出问题，每个活动的流程都衔接得比较好，会场纪律良好，无进出现象；场面活跃，观众提问也比较积极，活动基本进行得比较有条理，细节方面可以再注意一下。而这次活动是本学期招新后的第一个大型活动，我们在与新干事的共同努力下，完成了它；工作上的沟通不仅让新干事互相认识了，更让新干事了解了这个部门，加强了他们对部门的集体荣誉感和部门自身的团结力。在工作中认识自己的缺点，改善弥补，让自己更加强大。我想这是外联部一个好的新开始，因为我在这次活动中发现了新干事们对这个部门的热情。团队工作的目的就是修正个人行为，在工作中逐渐学会学习，学会行动，学会共处，学会发展，我会和他们一起前进，和我的搭档周行听一起将外联部发展得更好，期待今后更好的外联部！

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