文件管理制度

2024-10-01 管理制度

　　在社会发展不断提速的今天，各种制度频频出现，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。什么样的制度才是有效的呢？下面是小编为大家收集的文件管理制度，欢迎大家分享。

文件管理制度1

　　前言：

　　为贯彻执行《中华人民共和国计量法》，强化公司计量基础工作，改善公司经营管理，提高公司素质，确保量值传递准确，保证公司产品质量和降低物质消耗，提高经济效益，特制定本管理制度。

　　1.计量组织及人员职责

　　1.1计量组织

　　本公司计量工作在管理者代表的领导下、由品管科归口管理。品管科计量员负责整个公司计量工作的日常管理，各车间班组长作为兼职计量员负责管辖内的计量管理。

　　1.2人员职责

　　1.2.1计量工作分管领导职责

　　负责公司计量工作的全面领导；

　　负责国家有关计量法律法规在公司的贯彻落实；负责审核公司计量器具配置规划；负责审批公司计量器具检定/校准计划；负责审核公司计量管理制度。

　　1.2.2品管科负责人

　　负责公司计量工作的具体领导；负责编制公司计量管理制度；

　　负责督促公司计量管理制度的有效实施；负责制定计量器具的配置/检定/校准计划；负责核准计量器具的内部校准结果；

　　负责组织新购计量器具/送修计量器具回厂的验收；负责计量检测点的确定并确保进行相应的计量检测。

　　1.2.3品管科计量员

　　负责公司计量工作的日常管理；负责编制计量器具的内部校准规程；负责编制计量器具编号及管理台帐；负责执行计量器具的内部校准；

　　负责组织计量器具的送检；

　　负责计量器具使用状况及维护保养的督查；负责计量管理相关表格的填报；负责计量文件/资料档案的保管。1.2.4各车间班组兼职计量员

　　负责管辖范围内计量工作的管理；负责在班组贯彻落实公司计量管理制度；

　　负责督促管辖范围内计量器具的日常维护/保养，确保使用的计量器具状态良好；

　　负责计量管理相关记录的收集/整理/保管。

　　2.计量器具采购/入库/流转

　　2.1计量器具的采购

　　2.1.1请购

　　各部门根据实际需求提出计量器具采购申请，由部门负责人填写《采购计划单》，明确计量器具的名称、型号、准确度、精密度、量程等资料，然后交品管科负责人确认，再由管理者代表或总经理核准，最后交由采购部执行采购。

　　2.1.2计量器具生产/供应厂家的选择及采购执行

　　采购部接到经批准的《采购计划单》后，即着手选择计量器具的生产厂家，计量器具生产厂家要有生产许可证，且在其生产的器具或包装上有明确的标识。同时具备质量保证能力和售后服务能力。一般计量器具的采购可直接到计量器具的供应商店考察，对照实物并查看相关说明书，了解生产厂家资格，比对价格等，确认符合要求即可购买。如果是大型贵重的计量器具，采购部应充分听取使用部门、项目工程师及品管科的意见并进行市场调研、询价，综合评估然后选定一家质量保证、价格合理的生产/供应厂商报总经理批准再落单订货，如需与厂商进行技术谈判应请专业人员参加，就计量器具的性能、品质、价格、交货期、保修、备件及操作培训等事项达成协议，报总经理批准后签订正式采购合同，并按合同约定的事项执行。

　　2.2计量器具的入库

　　2.2.1计量器具的验收

　　计量器具到厂后，采购部即通知品管科，由品管科负责人组织使用单位、专业人员、计量员对计量器具进行验收，验收的主要项目是：

　　A.随机资料和备件是否齐全；

　　B.设备状态是否正常；

　　C.按设备说明书或相关作业指引调试设备是否正常。验收后，品管科计量员填写《监视和测量设备验收单》交采购部，验收合格则准予入库，验收不合格则由采购部与供应商协商作退货处理或其它妥善的解决方式。

　　2.2.2计量器具的编号/台帐

　　计量器具验收合格后，品管科计量员即对计量器具进行编号，并登录于《监视和测量设备台帐》中列管。

　　2.2.3计量器具的入库

　　计量器具验收合格后，采购部将发票连同验收单办理入库手续，若手续不全，仓管有权拒绝入库，财务有权拒绝报销。

　　2.3计量器具的流转

　　2.3.1计量器具的领用

　　计量器具编号登录后，品管科计量员即通知使用单位领用。领用时使用单位需填写《监视和测量设备移交单》，由品管科计量员保存备案。

　　2.3.2计量器具的`流转

　　2.3.2.1当计量器具需在公司内部借用时，由借用单位向被借用单位提出借用申请，若同意借用则由借用单位复印一份《借用申请单》给品管科计量员备案。若由于公司业务的调整，需对公司计量器具进行调配时，由品管科提出方案，经管理者代表审批后执行，品管科计量员则予以登记备案。

　　2.3.2.2原则上，本公司计量器具不允许外借，若确实需要外借，必须经品管科负责人同意和管理者代表或总经理批准，品管科计量员需跟进外借计量器具的归还时间及其归还时的状态。必要时需进行校准/检定后才能使用。

　　3.计量器具的检定/校准

　　3.1计量器具的分类

　　根据计量器具的应用范围，对计量器具进行分类管理,本公司计量器具分A、B、C共三类。品管科根据以下分类原则对公司所有计量器具进行分类，在计量器具台帐上予以注明。

　　3.1.1用于产品质量检验、贸易结算、环境安全卫生计量检测和公司同类计量最高标准的计量器具为A类；

　　3.1.2用于内部物料、能源消耗考核、工艺参数监控、机修使用等相应的计量器具为B类；

　　3.1.3用于指示功能其指示值仅做参考的计量器具为C类。

　　3.2计量器具的检定/校准

　　3.2.1临时检定/校准

　　有下列情形之一时，计量器具的使用部门应提出临时检定/校准要求，品管科审核确认后，组织实施检定/校准。a）b）c）d）新购计量器具；

　　固定放置的计量器具迁移后；计量器具维修后；对数据产生怀疑时。

　　3.2.2周期检定/校准

　　3.2.2.1检定/校准方式

　　1）A类计量器具需由具有资格和能力的法定计量测试机构进行检定；

　　2）B类计量器具由品管科进行内部校准；

　　3）C类计量器具可以免校。

　　3.2.2.2检定/校准计划

　　品管科根据计量器具的类别及使用频率确定检定/校准周期，在《监视和测量设备台帐》上注明，并于每年12月份制定下计量器具的《检定/校准计划》，经管理者代表审批后分发相关部门。3.2.2.3检定/校准的执行

　　1）外校

　　a）品管科根据校验计划，在有效期到期前，通知计量器具使用部门做好检定/校准准备。如果该计量器具属于“外校”，则由品管科统筹安排，联系条件符合的机构，洽谈检定/校准时间和方式（送检或由检定机构来公司检定），由其执行检定。

　　b）检定结束后，由检定机构出具检定报告和合格证，品管科将合格证张贴于计量器具合适的部位或其外包装上，标明其检定状态。

　　2）内校

　　a）属于“内校”的计量器具，由品管科执行校准，校准时需严格按计量器具的内校规程进行，并做好内校记录。

　　b）内校完成后，品管科根据内校结果，在计量器具合适的部位或其外包装上张贴校准标识，以标明其校准状态。

　　3.2.2.4检定/校准不合格的处理

　　1）由品管科贴上不准使用标识，并及时组织修理，修理好后再进行检定/校准。无法修理的计量器具，由使用部门填写《监视和测量设备报废申请单》申请报废，经品管科确认、管理者代表或总经理批准后予以报废。

　　2）对使用该不合格计量器具测量的产品，由品管科组织追溯、重检，以评估之前所测量结果的有效性，并采取妥善的处理措施。

　　4.计量器具的贮存、搬运、使用、维护和保养

　　4.1计量器具应按其使用说明书的要求贮存于合适的环境中。4.2搬移计量器具时，必须小心谨慎，以防受外力撞击损伤或造成精确度的下降。搬运重量大精度高的计量器具应由品管科进行指导，并使用合适的搬运工具，搬移后应由品管科对其进行检查确认，必要时要经过检定/校准合格后再继续使用。

　　4.3凡投入使用的A、B类的计量器具必须经过检定/校准合格，而且在有效期内，C类计量器具也需由品管科对其状态进行确认，严禁使用不合格的计量器具。4.4计量器具使用人员必须熟悉掌握其使用方法，并严格按操作规程进行操作，无关人员不得擅自使用。发现计量器具异常时，不得擅自拆卸或损坏计量器具，应通知品管科，由品管科组织专业人员进行处理。

　　4.5计量器具使用部门和人员要经常对计量器具进行维护/保养，使用后要清除计量器具上的灰尘、污垢等异物，保持计量器具整洁、完好。

　　5.计量检测

　　5.1项目工程师负责对每个产品制定工艺规范、原材料标准、产品标准，确定需要检测的工艺参数、原材料、产品质量指标，品管科确认计量“检测点”并配置相应的计量器具对其进行检测，并保持检测记录。

　　5.2原材料进厂、生产领料、生产投料、产品分装、产品出厂必须进行严格的计量，而且要填写相应的进仓单、领料单、投料记录、产品分装记录、出货记录，载明计量数值和计量单位。

　　5.3生产/生活用电、用水、用油要通过相应的计量器具进行计量，能够细分的尽量细分，计量结果也要进行记录，便以考核各种物、能源消耗以及产品成本的正确核算。

　　5.4环境、安全、卫生的监测一般委托有资格的相关监测机构进行检测，但较简单的项目可以由公司进行检测。

　　5.5应使用国家法律法规规定的计量单位。

　　6.计量监督管理

　　6.1现场品管员每天对车间使用的计量器具的准确性进行检查，督促车间对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时报告品管科计量员进行处理。

　　6.2品管科负责对实验室使用的计量器具的准确性进行日常检查，督促检测人员对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时进行处理。

　　6.3品管科计量员定期或不定期对公司所有计量器具进行检查，发现异常及时处理。

　　6.4现场品管员按规定的频率和数量抽检投料数量、包装重量的准确性，同时检查实际包装重量与标识的符合性，发现异常及时处理。

　　6.5品管科负责对公司计量管理制度的执行情况进行监控，对违反计量管理制度的单位提出整改要求，并跟进整改效果，直到问题得到彻底解决。

　　7.计量档案资料管理

　　计量档案资料包括相关计量器具管理台帐、计量器具周期检定/校准计划、计量器具检定/校准报告、内校规程及内校记录、计量器具使用说明书、计量器具验收单、计量检测记录等等，这些文件和记录由品管科计量员按公司《文件控制程序》/《记录控制程序》规定的保存期限、保存环境、标识方法进行管理。

文件管理制度2

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、适用范围

　　1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

　　2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等

　　3、公司的请示与上级批复文件

　　4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告

　　5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司营业执照、税务登记证等重要文件

　　二、档案保管

　　1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。

　　2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。

　　3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的'文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

　　4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。

　　三、档案借阅

　　1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。

　　2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。

　　3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。

　　4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。

　　4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。

　　5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。

　　四、档案销毁

　　经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。

　　五、档案保密

　　1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。

　　2、不得传播、议论有关机密问题。

　　3、档案资料不准带到公共场所。

文件管理制度3

　　机要文件管理制度的重要性不言而喻。

　　一方面，它保护企业的核心竞争力，防止商业秘密外泄，维护公司的经济利益。

　　另一方面，它确保信息的准确性和一致性，避免因错误或误导性的信息导致的'决策失误。

　　此外，遵守相关法规，避免因信息管理不当引发的法律风险，也是制度实施的关键。

文件管理制度4

　　（一）目的

　　建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。

　　（二）适用范围

　　本制度适用于公司的文件、档案管理。

　　（三）规范性引用文件

　　《中华人民共和国安全生产法》

　　《中华人民共和国档案法》

　　（四）职责

　　1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。

　　2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。

　　（五）管理要求

　　1.档案管理范围

　　1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。

　　1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。

　　2.保管事项

　　2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。

　　2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。

　　2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。

　　2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。

　　2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

　　2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。

　　2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。

　　3.归档时间

　　3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。

　　3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。

　　3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。

　　3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

　　4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。

　　5.安全档案的借阅

　　5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。

　　5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。

　　5.3公司重要的`文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。

　　5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。

　　5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。

　　5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。

　　5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。

　　6.保密事项

　　6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

　　6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放

　　6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。

　　6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。

　　6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。

　　6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。

　　6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。

　　6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。

　　6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。

　　6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。

　　7.修改、补充事项

　　7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。

　　7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。

　　8.销毁

　　8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。

　　8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。

　　8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。

　　8.4销毁时要进行监销。

　　经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明"已销毁"字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。

　　8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。

　　对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。

文件管理制度5

　　第一章总则

　　第一条为保守公司秘密，维护公司权益，根据国家相关法律法规和总公司相关规定，特制定本制度。

　　第二条公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

　　第三条公司每一位员工都有保守公司秘密的义务。

　　第四条公司保密工作，遵行既确保秘密又便利工作的方针。

　　第二章保密范围和密级确定

　　第五条公司秘密包括但不限于下列秘密事项：

　　1、公司重大决策中需保密的事项；

　　2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

　　3、公司所掌握的尚未公开的各类信息；

　　4、公司内部掌握的合同、协议及重要会议记录；

　　5、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

　　6、公司职员人事档案、工资性劳务性收入及资料；

　　7、工艺技术中涉及重要工艺技术环节的内部资料；

　　8、生产运行过程中产生的需内部掌握的资料；

　　9、销售活动中涉及用户的内部信息资料；

　　10、经公司党政联席会和经理办公会确定的其他应当保密的事项。第六条公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。

　　第七条保密级别分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

　　绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受损害。

　　第八条保密级别的确定

　　1、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级；

　　2、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级；

　　3、公司人事档案、各类合同及协议、职员工资性劳务性收入、工艺技术中涉及主要工艺技术环节的资料、生产运行中产生的需内部掌握的资料、尚未公开的各类信息为秘密级。

　　第九条属于公司秘密的文件及资料，应当明确文件的归口管理部门，由相关归口管理部门负责标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。

　　第十条公司绝密文件的归口管理部门为综合办公室，一切涉及绝密文件的管理、存放、归档、借阅、销毁均由综合办公室负责；公司机密文件和秘密文件由文件所在部门进行归口管理，一切涉及机密和秘密文件的的管理、存放、归档、借阅、销毁等相关工作均由文件所在部门负责。

　　第三章保密措施

　　第十一条属于公司秘密的文件、资料和其他物品的'制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，根据文件的密级程度由相关归口部门负责。

　　第十二条对于秘密文件、资料，相关归口管理部门必须采取以下保密措施：

　　1、非经总经理批准，不得借阅、复制和摘抄；

　　2、经总经理批准收发、传递和外出携带密级资料的，需由文件相关归口管理部门指定专人负责，并采取必要的安全措施。

　　第十三条如遇特殊情况需要提供公司保密资料的，需由文件相关归口管理部门对情况进行核实，报总经理批准后方可提供。

　　第十四条召开和举办属于公司保密内容的会议和其他活动，根据密级程度确定主办部门，并应采取下列保密措施：

　　1、选择具备保密条件的会议场所；

　　2、根据需要限定参加会议人员的范围，或根据会议密级程度指定参会人员；

　　3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；

　　4、确定会议内容的传达范围。

　　第十五条公司员工不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。

　　第十六条公司员工发现公司秘密可能泄露或已经泄露时，应当及时告知综合办公室，综合办公室了解相关情况后应第一时间报告总经理，并及时采取相应措施进行处理。

　　第四章责任与惩罚

　　第十七条在可能涉及公司秘密的重要岗位工作的员工，经综合办公室认定，需与公司签订保密协议，并根据协议要求严格遵守相关规定。

　　第十八条出现下列情况之一者，给予严重警告，并处以10元以上500元以下罚款：

　　1、违反保密协议相关规定，尚未造成严重后果或经济损失的；

　　2、违反本制度第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定内容的；

　　3、已泄露公司秘密但已采取补救措施且尚未造成严重后果或经济损失的。

　　第十九条出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿公司经济损失：

　　1、违反保密协议相关规定，造成严重后果或重大经济损失的；

　　2、故意或过失泄露公司秘密未采取补救措施，造成严重后果或重大经济损失的；

　　3、故意或过失泄露公司秘密虽已采取补救措施，但仍给公司造成严重后果或重大经济损失的；

　　4、违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违规提供公司秘密的；

　　5、利用职权强制他人违反保密规定的。

　　第五章附则

　　第二十条本制度由综合办公室负责解释。

　　第二十一条本制度自下发之日起执行。

文件管理制度6

　　监理文件管理制度对于项目的顺利实施至关重要，它：

　　1、保证信息的准确传递：避免因文件管理混乱导致的信息错漏和延误。

　　2、提升工作效率：通过标准化流程，提高文件处理的`速度和效率。

　　3、保障项目质量：确保监理工作依据准确无误的文件进行，防止质量问题。

　　4、防范风险：良好的文件管理能减少法律纠纷，保护公司利益。

　　5、促进知识积累：通过有序的文件归档，积累项目经验和知识。

文件管理制度7

　　文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的'重要途径,各级领导和部门必须执行如下规定:

　　1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件,都应由医院办公室签收登记,各职能部门和个人不能私自签收保存文件。

　　2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅,并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天,重要文件立即批阅。

　　3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实,落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。

　　4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的部门提出批评。

　　5、执行文件批转过程中的签收、注销规定,对丢失文件、延误工作者应予批评,严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。

　　6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写,字迹要工整。

文件管理制度8

　　管理文件管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涉及到企业内部信息的组织、存储、检索和处理。主要内容包括：

　　1、文件分类与编码：建立一套清晰的.文件分类体系，对各类文件进行编号，便于识别和管理。

　　2、文件生命周期管理：涵盖文件的创建、审批、存储、使用、更新、废弃等全过程。

　　3、权限控制：设定不同层级员工对文件的访问、修改和删除权限。

　　4、文件安全与保护：确保文件的安全性，防止未经授权的访问和泄露。

　　5、电子化管理：推动纸质文件向电子化转变，提高效率，降低存储成本。

　　6、文件归档与备份：定期对重要文件进行归档和备份，以备不时之需。

　　7、文件审计与合规：确保文件管理符合企业政策和法律法规要求。

　　内容概述：

　　1、制度建设：制定详尽的文件管理政策和操作规程，明确责任分工。

　　2、技术支持：选择合适的文件管理系统，如文档管理系统（dms）等，以技术支持制度实施。

　　3、培训与教育：对员工进行文件管理培训，提升其文件管理意识和技能。

　　4、监控与评估：定期对文件管理效果进行检查和评估，及时调整策略。

　　5、持续改进：根据业务发展和法规变化，不断优化文件管理制度。

文件管理制度9

　　体系文件管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1. 提升效率：通过标准化流程，减少错误，提高工作效率。

　　2. 保证质量：确保产品和服务的.质量稳定，满足客户期望。

　　3. 风险管理：预防潜在问题，降低法律风险和声誉风险。

　　4. 促进沟通：明确的职责和流程有助于部门间的沟通和协作。

　　5. 支持审计：为外部审计提供证据，证明企业的合规性和透明度。

文件管理制度10

　　技术文件是企业技术知识和经验的重要载体，其管理制度的重要性不言而喻：

　　1. 知识传承：通过规范化的文件，确保技术知识和经验的`积累与传承。

　　2. 操作指南：为员工提供清晰的操作指引，提高工作效率。

　　3. 质量保证：确保产品和服务的质量符合设计和规范要求。

　　4. 法规遵从：满足行业法规和标准对技术文件的要求，避免法律风险。

　　5. 内部沟通：促进部门间的信息共享，减少误解和冲突。

文件管理制度11

　　1. 提高效率：清晰的文件制度能减少寻找文件的时间，提高工作效率。

　　2. 保证质量：通过审批流程确保文件内容的准确性和完整性，降低错误发生的可能性。

　　3. 防范风险：严格的`文件管理能防止敏感信息泄露，保护企业利益。

　　4. 促进合规：符合行业标准和法规要求的文件制度，有助于企业在审计和检查中顺利过关。

　　5. 传承知识：完善的文件存储和归档，有助于企业知识的积累和传承。

文件管理制度12

　　第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据集团公司有关规定，结合我集团的实际情况，特制订本制度。

　　第二条根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、工程技术文件等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。具体内容主要包括上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、CAD图、效果图、预结算文件、财务帐套、资产配套的说明书、保修卡等。

　　第三条公文的签收

　　1.公司所有文件(除领导或各部门订阅的办公文件外)均由办公室文秘登记签收、拆封。在签收和拆封时，办公室文秘需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

　　2.对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

　　第四条公文的编号保管

　　办公室文秘拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。 2.本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交办公室文秘进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第五条公文的阅批与分转

　　1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由办公室文秘分送承办部门经理和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送总经理(或分管副总经理)阅批后分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

　　2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个公司或部门会办的文件，由办公室负责与各公司、各部门联系后再分转处理。

　　3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门经理和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

　　第六条文件的传阅与催办

　　1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

　　4.文件阅完后，应交办公室文秘，切忌横传。

　　5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档。

　　6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。

　　第七条发文的规定

　　1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在集团办公室、集团人事、各分公司办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向集团办公室、各分公司办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。

　　3.对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。

　　第八条发文的范围：

　　1.凡是以集团办公室、集团人事部、各分公司办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。

　　2.集团或各分公司办公室下发文件主要用于：

　　(1)公布单位规章制度；

　　(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

　　(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项；

　　(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；

　　(5)发布有关奖惩决定和通报；

　　(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；

　　(7)其他有关重大事项；

　　3.集团各单位日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各部门书面或口头自行通知执行，一般不用发文。

　　第九条发文程序规定：

　　1.各部门需要发文，应事先向集团或各分公司办公室提出发文申请；

　　2.集团或各分公司办公室同意发文后，主办部门应以不违反国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

　　3.草拟文稿必须从本单位角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

　　4.文稿拟好后，拟搞人应填发文申请单，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。

　　5.办公室应根据公司领导指示和有关制度规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

　　6.经办公室审查修改后的文稿，送分管领导核稿(对文稿内容负责)；

　　7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；

　　8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

　　9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发；

　　10.经领导批准签发后的文稿交办公室文秘统一编号送办公室打印；

　　11.文件打印初稿，应由拟稿人校对，并签名；

　　12.文件打字后，由办公室派专人按数印刷，再由办公室文秘分发并检查发文的落实情况，向办公室主任汇报文件抵达情况。

　　第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写，办公室主任签字，并填写文件借阅单，对有密级的文件须分管领导或办公室主任同意后方可借阅。

　　第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条办公室主任对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

　　第十三条文件的归档范围：

　　1.凡下列文件统一分别由各公司办公室文秘负责归档：

　　(1)政府部门来文，包括上级对单位报告、申请的批复；

　　(2)集团或各分公司办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言和生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

　　(3)公司及部门各种会议记录；

　　(4)公司组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报等；

　　(5)有保存价值的来信来访记录及处理结果；

　　(6)参加上级召开的各种会议带回的'文件、资料及本单位在会上汇报材料等；

　　(7)政府领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；

　　(8)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；

　　(9)工作日志和公司大事记；

　　(10)单位向上级请示批复的文件及上报的有关材料。

　　2.各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门负责立卷归档。

　　第十四条立卷要求

　　1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完

　　第十五条文件的时效性

　　是指文件内容在一定时间阶段是有效的，超过这个时间段，该文件上记载的信息则是无效的，只供备查使用。超过时效性且无保存价值的文件。进入文件的销毁管理程序。第十六条文件销毁流程

　　对于多余、重复、过时和无保存价值的文件（纸张），办公室应定期责成相关职能部门办理申请销毁手续，认真填写文件资料销毁申请表，对无价值文件进行销毁，并登记造册。第十七条文件销毁要求

　　经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和资料分管领导及办公室主任的共同监督下销毁。对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖和作它用。参与销毁文档的员工要在“档案销毁清册”上签字，以示负责，未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。

文件管理制度13

　　一、编制目的

　　为维护公司文件收发和轮阅的规范性、严肃性和安全性,维护公司的利益,特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司文件收发和轮阅的管理。

　　三、相关职责

　　1.公司员工必须严格依照本制度规定收发和轮阅文件。

　　2.综合办公室负责文件收发和轮阅管理制度的管理。

　　四、文件收发程序

　　1.凡上级和有关部门发、送本公司的文件,均应由综合办公室专人负责开拆、登记。

　　2.收到文件要及时拆封,及时分送。综合办公室文件收发每天不少于一次,对需送阅的文件应登记后及时送阅。时效性较强的会议通知和文件等,应立即交总经理阅签。

　　3.各类文件送阅前由综合办公室负责人拟办,并提出拟办意见。

　　4.经总经理批办的文件,由综合办公室专人负责及时转交有关职能部门办理。如需复印、打印的`文件,则由承办部门按规定办理。

　　5.各职能部门需要发文件,先由各职能部门自行拟稿,经部门负责人审稿,交办公室负责人核稿,再交分管副总经理审核,最后由总经理签发。

　　6.收到已签发的文件后,办公室专门人员应及时编好文号,确定印制份数,并逐项将文件标题、文号、发文日期、印编份数等记入发文登记簿。同时,留二份与底稿一并归档。

　　7.文件材料一般由各职能部门装订封发,送综合办公室邮寄。机密和挂号文件在封发时需注明,由综合办公室按有关规定办理。

　　五、文件轮阅程序

　　1.文件轮阅由办公室专人负责。各部门轮阅文件一般不超过两天。因故不能及时轮阅的,应将文件送回,待后补阅。

　　2.轮阅时不得擅自将有关轮阅文件取走。确因工作需要借阅的,应经办公室负责人同意,办理有关登记手续,借阅时间一般不超过五天,复印件应妥善保管。

　　3.文件轮阅完毕,办公室专门人员应及时收集、整理,分类存查,并按规定立卷归档。

　　六、其他

　　1.本制度自签发之日起执行。

　　2.本制度最终解释权归综合办公室。

文件管理制度14

　　物业公司文件档案管理制度

　　(一)意义

　　(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等

　　5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的'内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等

　　11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等

　　12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函

　　14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。