学校档案立卷归档制度

2024-09-08 制度

　　为了进一步加强对档案的管理，不少学校都会制定档案立卷归档制度，那么，下面是小编给大家整理收集的关于学校档案立卷归档制度，供大家阅读参考。

　　学校档案立卷归档制度

　　为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。

　　一、立卷归档职责

　　1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。

　　2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。

　　3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

　　4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。

　　5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。

　　6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。

　　7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。

　　二、立卷归档范围

　　学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：

　　1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

　　2、行政类：主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。

　　3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

　　4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料

　　5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

　　6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

　　7、仪器设备类：主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。

　　8、外事、出版类：外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

　　9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

　　10、人事档案：主要指通过人事部门(含组织、干部、劳资等其他管理部门)收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。归档的文件材料包括纸质，照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。

　　三、立卷归档时间

　　1、党群、行政类文件材料在次年3月底前归档。

　　2、教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档，每年9月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的3月底前归档。

　　3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。

　　4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底前归档。6、出版物档案在次年三月底前归档。7、财会档案由原单位保管两年后归档。 8、人事类档案根据工作需要可随时归档案。四、立卷归档要求

　　1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。

　　2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，交本部门专(兼)职档案人员检查、装订后，向学校综合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。

　　3、归档材料中有电子稿的档案材料，须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并归到档案室。

　　4、各单位、部门的档案由本单位、部门兼职档案员整理立卷，按规定移交综合档案室集中统一管理，并办理交接手续。按档案移交规定填写移交清单。

　　5、档案室接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名或盖章。

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