在不断进步的时代，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编帮大家整理的关于档案管理规章制度，欢迎大家分享。
档案管理规章制度 篇1
为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。
第一条会计档案的归档范围。
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。
（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。
第二条会计档案的整理。
会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
（一）会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：
a、会计账簿装订封面；
b、账簿启用表；
c、账户目录；
d、按本账簿页数，顺序装订项页；
e、会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。
（三）会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第三条会计档案的归档保管。
（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。
（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。
第四条会计档案的保管期限。
会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、xx年、15年、25年5类。详见附表一。
第五条会计档案的借阅。
（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。
（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。
（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。
第六条会计档案的销毁。
保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：
（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、
（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第七条保管期满但未结清的债权债务。
原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。
第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。
档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重（！）要资料实行双备份，一份存档案室，另一份异地存放。磁性介质资料应定期复制。经过系统整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗号顺序依次排列，自左向右，自上而下地进行排列，环境保持通风透光。
第十条档案管理人员做好会计档案的保密工作，遵守保密制度。
档案管理规章制度 篇2
一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。
二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。
三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。
四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。
五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。
六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。
七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。
八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。
档案管理规章制度 篇3
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
一、档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
二、档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
三、档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。
2、人事管理。
3、财会档案。
4、生产经营管理。
5、技术质量安全管理。
6、基建档案。
7、外来文件。
8、声像档案。
9、实物档案。
10、其他档案。
财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
四、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。
2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。
5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
五、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。
（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。
（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。
（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。
（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。
（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。
（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
六、档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
七、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。
2、档案柜所在办公室严禁吸烟。
3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。
4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
八、档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。
档案管理规章制度 篇4
一、分管档案工作的领导职责
1.组织本单位档案工作的宣传、贯彻，执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。
2.加强对本单位档案工作的领导，将档案工作纳入本单位的整体发展计划，列入本单位议事日程，督促分管部门按上级和本单位档案部门要求做好应做的工作。
3.关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。
二、档案人员职责
1.贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。
2.对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。
3.负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。
4.负责管理本单位各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。
5.按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。
6.按规定向档案馆移交应进馆的档案。
三、兼职档案人员职责
1.坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2.负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4.保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5.主动接收本单位档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。
6.积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
7.按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。
8.按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。
档案管理规章制度 篇5
第一章 总 则
第一条 为了进一步加强流动人员人事档案的管理,维护人事档案的真实性、严肃性,完善人才流动社会化服务体系,促进人才合理流动,根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规,制定本规定。
第二条 本规定所称流动人员人事档案是指:
1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;
2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;
3、待业的大中专毕业生的人事档案;
4、自费出国留学人员的人事档案;
5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案;
6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;
7、其它流动人员人事档案。
第三条 流动人员人事档案管理遵循:“集中统一,归口管理”的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
第二章 流动人员人事档案管理机构
第四条 流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就(以下简称人才流动服务机构),其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。
第五条 跨地区流动的人员人事档案,可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
第六条 尚未建立人才流动服务机构的地区,流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。
第七条 人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作,人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。
第三章 流动人员人事档案的转递
第八条 人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书,向流动人员原单位开具调档函,原单位接到调档函十五天内,将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构,转递的流动人员人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后,及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚,应要求原单位补齐或查清楚。
第九条 流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案,人才流动服务机构不得接受。
第十条 人才流动服务机构接管人员人事档案,须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签定档案管理合同书,合同书须明确双方的权利、义务等内容。
第十一条 人才流动服务机构开具的转档手续,与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同的效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续,方可接收流动人员人事档案。
第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十二条 人才流动服务机构应加强与流动人员及其现在工作单位的联系做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员认识档案的内容。收集的材料必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。
第十三条 人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定,认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
第十四条 人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定,建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
(一)查阅流动人员档案应办理审批手续。查阅单位应申名查阅理由,管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
(二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
(三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管,严格查阅手续。
(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章 流动人员人事档案的保管
第十五条 人才流动服务机构应具备流动人员人事档案的物质条件,建立坚固的防火、防潮的专用档案库房,配备铁制的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术,逐步实现档案管理的现代化。
第十六条 建立健全流动人员人事档案的内部规章制度,加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究,实行目标管理,不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。
第十七条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
第六章 监督与处罚
第十八条 对违反本规定有下列情形的,由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理:
1、擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;
2、擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;
3、擅自向外公布、泄露档案材料的;
4、在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中,出现违反本规定行为,造成严重后果的。
档案管理规章制度 篇6
档案保管制度
一、综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定立卷后向综合档案室移交。
二、实行科学管理，档案库房内橱具、设备放置整齐合理。档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。
三、定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。
四、档案的接收和移出都必须手续完备，室藏档案必须账物相符。
档案借阅制度
一、查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。
二、查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。
三、如因工作需要借出档案时，要办理借阅手续，用完后按期归还，不得转借他人使用。对所借的档案妥善保管，不得私自拆毁、涂改和对外传播。如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院办公室主任批准。在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。
四、医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经院办公室主任批准后，方可查阅。
档案立卷归档制度
一、凡记录反映本院职能活动情况、具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。
二、各部门兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。
三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。
四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。
档案鉴定与销毁制度
一、对档案要认真进行鉴定，确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
二、档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在院办公室主任的主持下，由综合档案室和有关立卷单位人员组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
三、经过鉴定，需要销毁的档案，必须编造销毁清册，经院有关领导批准后，方可销毁。
四、销毁档案时，必须由二人以上在指定地点监销，监销人员必须在销毁清册上签名盖章，并注明销毁方式和日期。
五、销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
档案库房管理制度
一、档案库房门窗牢固，及时关闭上锁。钥匙要专橱保管，不准随身携带。
二、非本室工作人员不得擅入库房，因工作需要进入库房时，必须有本室人员陪同。
三、库房要配备好“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品及其他物品。
四、库房内橱具排列要整齐合理，要经常打扫和擦拭，保持室内清洁卫生。
五、做好室内外温湿度记录，除湿，降温。
档案管理规章制度 篇7
一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。
二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。
三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。
四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。
五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。
六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。
七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。
八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。
档案管理规章制度 篇8
1.目的作用
公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
2.管理职责
2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的`贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。
2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。
2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：
2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。
2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。
2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。
2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。
3.归档资料的范围、内容
3.1计划性文件资料
包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。
3.2批示性文件材料
包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。
3.3法规性文件
包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。
3.4公司的重大决议
包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。
3.5总结性文件
包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。
3.6凭证性材料
包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。
3.7汇报性材料
包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等
3.8劳资人事资料
包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。
3.9调研性资料
包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。
3.10声像制品资料
包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。
3.11证件性文书资料
包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。
3.12馈赠行资料
包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
4.文件资料的立卷归档
4.1档案的收集
4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。
4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。
4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。
4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。
4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。
4.2立卷归档的时间
4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。
4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
4.3立卷归档的要求
4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。
4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。
4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。
4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。
4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。
4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。
4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。
4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。
4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
5.文秘档案的借阅
5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。
5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。
5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。
5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。
5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。
5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。
5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
6.文秘档案保密要求
6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。
6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。
6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。
6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。
6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。
6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。
7.超期档案的销毁
7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。
7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。
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