人事档案管理制度

2024-09-14 制度

　　在社会发展不断提速的今天，越来越多人会去使用制度，制度是要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是小编精心整理的人事档案管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

　　人事档案管理制度 1

　　1.目的：

　　为保证人事档案材料的完整性和安全性，便于档案材料的使用和管理。

　　2.制定依据：

　　档案管理标准化程序。

　　3.试用范围：

　　公司各部门。

　　4.制度内容：

　　4.1人事档案的定义：

　　是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料；

　　4.2人事档案的类别：

　　4.2.1员工人事档案类型：基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类。

　　基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等。

　　薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等。

　　绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等。

　　培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等。

　　技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等。

　　履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等。

　　健康档案：包括员工健康证、体检记录等。

　　4.3 人事档案的建立：

　　4.3.1电子档案建立：

　　4.3.1.1根据档案类别核定员工编码及档案编号。

　　4.3.1.2按档案编号在“人事管理信息”中录入员工个人基本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证等信息。员工考核、竞职、奖励(获得奖金和荣誉证书)、处罚(书面严重警告、无薪停职检查、开除)，由劳动关系管理员根据相应文件录入“人事管理信息”，并存入员工个人档案袋中。

　　4.3.1.3电子档案的动态管理：

　　4.3.1.3.1员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。

　　4.3.1.3.2员工入司时，在录入员工电子档案的同时，必须对员工照片进行扫描记入个人电子档案。

　　4.3.1.3.3员工入职时，必须详细录入员工入司前经核实的从业经历和有关个人职业发展的重要信息，如取得的主要工作经验、成果和业绩等；

　　4.3.1.3.4员工的培训经历是关系员工职业发展的主要依据，员工入司时，必须详细记录员工的职业培训经历和获得的培训证书和取得的培训成果。员工在公司工作期间的培训经历必须及时记入电子档案，以便查询。

　　4.3.1.3.5有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。

　　4.3.1.4员工合同信息由劳动关系组按批次提供合同签订汇总表和合同原件，劳动关系管理员根据合同签订汇总表核对合同，确认无误后在合同签订汇总表上签字，劳动关系管理员根据合同在“人事管理系统”中更改员工合同信息，更改完毕后将合同放入员工档案中存档。

　　4.3.2 纸介质档案建立：

　　录入系统后的员工档案按七类档案分类统一装入“档案袋”中,在“档案袋”清单上填写档案资料名细，档案袋上写明员工姓名、性别及档案编号。按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。(当月入职的员工资料应在当月完成档案录入及存放工作)。

　　4.4人事档案的管理：

　　4.4.1人力资源部对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离职人员档案进行分类、编号、排架。

　　4.4.2对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

　　4.4.3根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

　　4.4.4对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。

　　4.4.5人事档案调动：

　　4.4.5.1调动：员工因工作需要调动时应按规定填写“调动申请表”(跨部门调动和部门内部调动)。劳动关系管理员接到已审批完毕的`调动申请表后，在“人事信息管理”中录入调动信息并将其信息调入相应的部门或分公司，打印新岗位工作牌，调动申请表于每月中旬或月底统一存入员工个人档案袋中。

　　4.4.5.2任免：员工因工作需要被任免后，根据公司的任免文件，在“人事信息管理”中录入任免信息，并将任免文件复印件存入员工个人档案袋中。

　　4.4.5.3离职：员工办理完毕离职手续后，将其相关证件的原件退还离职员工本人，并将其档案归入离职人员档案。

　　4.4.5.4信息变更：员工个人相关信息发生变更时(如：个人基本信息、身份证更换、资格证的补充等)，该员工应在变更之日起一个月内将信息或相关证件的复印件提交至人力资源部劳动关系管理员处备案。劳动关系管理员应根据员工提交的资料在“人事信息”中及时更新，并将相关证件复印件于每月15日、30日进行存档整理。

　　4.5人事档案的使用：

　　4.5.1档案的查询、借阅：

　　4.5.1.1副经理级以下员工原则上只能查询/借阅个人档案；

　　4.5.1.2副经理(含)以上人员可直接查询/借阅所管部门员工档案，跨部门查询/借阅员工档案需附有分管总监审批的签呈经人力资源部经理批准后方可查询/借阅。(附件一)。

　　4.5.1.3档案中的个人资料只用于公司办理相关事务，原则上人力资源部人事劳动关系管理员不对个人提供档案办理其它事务(如照片、身份证复印件、学历证复印件等)。

　　4.5.1.4以上查询/借阅需在“档案查询/借阅登记本”上做登记，查询/借阅档案者不得私自复印员工档案，工作原因需复印的须经人力资源部经理批准后由劳动关系管理员操作复印。借阅档案者应在规定借阅期按时归还完整的档案，逾期者按每天5元进行处罚；如将借出的档案丢失者，视情况将给予XXX处罚。

　　4.5.1.5档案管理人员、借阅人应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，经发现，对档案管理人员、借阅人给予XX处罚，并对其部门负责人给予XX处罚。

　　4.6本制度由公司职工代表大会审议通过后以公司名义发布执行

　　4.7本制度由公司人力资源部负责解释。

　　4.8附件：

　　附件一：档案查询记录

　　人事档案管理制度 2

　　根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及中组部《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部档案整理工作细则》要求，结合兵团干部人事档案工作实际，制定本制度。

　　一、干部人事档案管理部门工作职责

　　(一)按照干部管理权限依法管理好干部档案，为国家积累档案史料。

　　(二)及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时清理所缺材料并告知有关部门补充齐全。

　　(三)按照规定办理干部人事档案的查阅、借阅和转递。

　　(四)为有关部门提供干部人事档案材料的情况。

　　(五)认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。

　　(六)及时了解干部人事档案工作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。

　　(七)推广、应用干部档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理的信息化和现代化。

　　(八)定期向档案局移交死亡干部档案。

　　(九)办理其他有关事项。

　　二、干部人事档案材料收集制度

　　(一)按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

　　(二)干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门并履行移交手续，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

　　(三)干部人事档案管理部门应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

　　(四)干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

　　(五)归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

　　(六)干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织(人事)部门公章。

　　(七)干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)或16开型(长260毫米，宽184毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

　　(八)干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案，1年内整理归档。

　　三、干部档案材料鉴别归档制度

　　(一)干部人事档案材料的鉴别归档工作，必须根据有关法律、法规和文件精神，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，严肃认真地进行。

　　(二)凡收集的材料，在归档前必须经过认真审查、鉴别，符合要求的'才能归档；

　　(三)未经鉴别，任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料，不得私自将不属于归档范围的材料归档或从干部人事档案中撤出材料；

　　(四)对干部人事档案材料进行鉴别，必须判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容，必须审查材料是否齐全、完整，手续是否完备。

　　(五)鉴别中发现涉及干部政治问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。

　　(六)鉴别时，发现档案中缺少有关材料，要及时进行登记并收集补充；

　　(七)凡是干部人事档案材料归档或从干部人事档案中撤出材料，必须由专人把关，对比较重要材料的取舍，应请示主管领导。

　　(八)经鉴别应销毁的干部人事档案材料要进行登记，履行批准手续后方可销毁。

　　(九)鉴别工作应纳入干部档案工作正常业务，应随时或定期进行。

　　四、干部档案整理制度

　　(一)严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求进行，整理工作做到真实、完整、规范。

　　(二)干部档案管理部门要配备齐全相关设备(切纸刀、打孔机等)，使用标准的档案卷夹、类号等文具用品，确保档案整理工作质量。

　　(三)严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；编排有序，层次清楚；技术科学，修补完整；目录清楚，打印工整；两边对齐，装订美观。

　　(四)干部档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

　　(五)干部档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。

　　(六)每两年对管理的档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。

　　五、干部人事档案查借阅制度

　　(一)干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经干部人事档案管理部门批准后，方可进行查借阅。

　　1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国(境)、退(离)休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作；

　　2.办理案件；

　　3.办理社会保险、公证；

　　4.经批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。

　　(二)除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。

　　(四)查阅干部人事档案的单位须派两名正式中共党员干部，持《干部档案查(借)阅审批表》按干部管理权限办理审批手续，不得以一般行政介绍信、调查材料介绍信等证明材料或工作证、身份证等为凭证查阅干部档案。

　　(五)查阅兵团党委管理的干部档案，按照下列程序办理：

　　1.查借阅正厅级领导干部的档案，由各单位党委(党组)主要负责人签字，盖党委(党组)印章；查阅其他领导干部的档案，由单位分管组织人事部门的领导签字，盖组织人事部门印章；

　　2.因办理案件需查阅干部档案的，由纪委、法检部门主要负责人签字，盖纪委、法检部门印章。

　　(六)查阅干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经批准方可复制。

　　(七)查阅干部档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容。

　　(八)干部档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本地区单位必须在借出之日起五个工作日内归还，外地区单位必须在借出之日起十个工作日内归还。借出使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

　　(九)持有《查阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。

　　六、干部人事档案转递制度

　　(一)干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

　　(二)转递干部人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

　　(三)转出的干部档案，要严格按照《干部档案整理工作细则》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。

　　(四)转递干部人事档案必须按规定填写《干部档案材料转递单》，并详细登记转递情况。凡转出的干部档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。

　　(四)接收干部档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，并立即将回执退回转出单位；对个人自带的档案，档案部门有权拒绝接收。

　　(五)对转出的干部档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。

　　(六)对已出现的“无头档案”，要认真查找，确实查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料，应移交干部原籍档案馆保存。

　　(七)干部因病去逝，按照干部管理权限，有关部门应及时通知干部档案管理部门，并将干部生平归入干部档案；干部档案管理部门据此调整干部档案名册，五年后将死亡干部档案转入同级档案部门保管。

　　七、干部档案检查核对制度

　　(一)在干部档案的接收、转递、借用及日常工作中，必须检查核对档案，干部名册应与档案相符，干部档案目录应与干部档案材料相符。

　　(二)接收干部档案时，看是否属于本部门管理范围；看单位、姓名、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单开列的材料项目相符；看有无不需归档的材料；看档案材料是否完整齐全，整理装订是否符合要求。

　　(三)转递干部档案时，一要清点材料，整理装订；二要注销档案名册，注明转出去向；三要办理转递手续。

　　(四)接待查阅档案时，档案的取出和收回要清点材料，以防丢失。

　　(五)每半年检查一次借出档案退回情况，逾期未还者，要及时催回入库或补办续借手续。

　　(六)每半年按干部名册核对一次干部档案名单，管人与管档相一致，杜绝有人无档或有档无人的现象。

　　八、干部档案保管和安全保密制度

　　(一)要专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米。库房设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求。

　　(二)要设置专门的档案查阅室和档案人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。

　　(三)要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。

　　(四)档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。

　　(五)建立干部档案登记薄，每半年核对一次档案，发现问题及时纠正。

　　(六)干部档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部档案进入公共场所。

　　(七)干部人事档案工作中形成的续销毁材料不得自行处理，须经档案管理部门分管领导批准后，统一登记，统一销毁。

　　(八)干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。

　　九、干部人事档案审核通报制度

　　(一)干部人事档案管理部门须在新任职干部任命通知下发后1个月内，按照标准完成新任职干部的档案审核和转递工作。

　　(二)干部人事档案管理部门对报送的档案要逐页逐项核对材料，保证各类材料完整齐全、手续完备、整理规范、信息准确、无错装材料、无涂改材料。如档案材料有涂改的，应先对涂改情况和原因进行了解核实，并向上级干部人事档案管理部门做出书面说明放入档案十类中。

　　(三)拟报送的干部人事档案需做到材料分类准确、排列有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。干部人事档案管理部门在办理转递手续前，要将审核情况及档案中存在的问题在《干部档案报送单》说明，经分管领导签批同意后装入档案十类中，才可办理转递手续。

　　(四)上级干部人事档案管理部门在接收新任职干部档案时，要按照标准逐卷逐页逐项进行审核。经审核不合格的，一律不予接收，并退回原干部人事档案管理部门重新审核、整理。

　　(五)上级干部人事档案管理部门要定期对新任职或接收的干部档案审核情况进行通报。凡经审查不合格退回原干部人事档案管理部门的、任职通知下发后未按时转递干部人事档案的，上级干部人事档案管理部门将定期通报。

　　人事档案管理制度 3

　　一、总则

　　为了规范公司人事档案管理工作，保障员工个人信息的安全与完整，提高人事档案的利用效率，特制定本管理制度。

　　二、档案内容

　　1. 员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等；

　　2. 学历及工作经历：记录员工的'学历背景、工作经历及职称等信息；

　　3. 合同及薪酬信息：包括劳动合同、薪酬调整记录等；

　　4. 培训与发展：记录员工参加的培训课程、技能提升及职业发展规划；

　　5. 奖惩记录：包括员工在公司内的奖惩情况；

　　6. 离职信息：记录员工离职原因、时间及相关手续。

　　三、档案管理原则

　　1. 真实性原则：确保档案内容的真实、准确，不得伪造、篡改；

　　2. 保密性原则：严格遵守保密规定，防止档案泄露；

　　3. 完整性原则：保持档案内容的完整，不得随意删减；

　　4. 及时性原则：及时更新档案内容，确保信息的时效性。

　　四、档案管理流程

　　1. 档案建立：新员工入职时，人事部负责建立人事档案，并收集相关资料；

　　2. 档案更新：员工在公司内部发生变动（如晋升、调岗、薪酬调整等）时，人事部应及时更新档案内容；

　　3. 档案查询：相关部门因工作需要查询员工档案时，需经人事部审批，并严格遵守保密规定；

　　4. 档案保管：人事档案应存放在专用档案柜中，确保档案的安全；

　　5. 档案销毁：员工离职后，人事档案需按照公司规定进行销毁处理。

　　五、档案管理责任

　　1. 人事部负责人事档案的建立、更新、查询、保管及销毁等工作；

　　2. 各部门应积极配合人事部做好档案管理工作，确保档案信息的准确、完整；

　　3. 违反本制度规定，导致档案信息泄露、丢失或损坏的，将追究相关人员的责任。

　　六、附则

　　1. 本制度自发布之日起执行，如有修改，需经公司领导审批后实施；

　　2. 本制度解释权归公司人事部所有。

　　人事档案管理制度 4

　　一、总则

　　为规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、真实性和保密性，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工的档案管理。

　　二、档案内容与分类

　　1. 人事档案内容主要包括员工个人信息、教育背景、工作经历、奖惩记录、培训情况、薪酬福利、离职证明等相关材料。

　　2. 档案材料按照类别进行整理，如个人基本信息类、教育背景类、工作经历类、培训记录类等，便于查询和管理。

　　三、档案建立与更新

　　1. 新员工入职时，应提交完整的.个人信息及相关证明材料，由人事部门负责建立档案。

　　2. 员工在职期间，如有学历提升、职称评定、岗位变动、奖惩等情况，应及时将相关材料提交给人事部门，以便更新档案。

　　3. 人事部门应定期对档案进行核查，确保档案信息的准确性和完整性。

　　四、档案保管与利用

　　1. 人事档案应存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止档案损坏或丢失。

　　2. 档案查阅应遵守保密原则，仅限具有相应权限的人员查阅。未经批准，任何人不得私自查看、复印、摘抄或泄露档案内容。

　　3. 档案利用应遵守相关法律法规和公司规定，用于员工招聘、选拔、考核、晋升等人事管理工作。

　　五、档案移交与销毁

　　1. 员工离职时，人事档案应进行移交。离职员工的人事档案由人事部门负责保存，保存期限按照相关法律法规和公司规定执行。

　　2. 过期或不再需要的人事档案，经审批后可进行销毁。销毁前应确保档案内容的彻底清除，防止信息泄露。

　　六、责任与监督

　　1. 人事部门负责人应负责监督本制度的执行，确保人事档案管理工作的规范性和有效性。

　　2. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，并追究相关人员的法律责任。

　　七、附则

　　1. 本制度自发布之日起执行，由公司人事部门负责解释。

　　2. 本制度如有未尽事宜，可另行制定补充规定，经公司领导审批后执行。

　　人事档案管理制度 5

　　一、总则

　　为了规范公司人事档案管理工作，保障员工个人信息的真实、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

　　三、管理原则

　　1. 真实性原则：人事档案应真实反映员工的个人信息、工作经历、教育培训等情况，严禁弄虚作假。

　　2. 完整性原则：人事档案应全面记录员工的各项信息，确保信息的完整性和连续性。

　　3. 安全性原则：人事档案应妥善保管，防止信息泄露、丢失或被篡改。

　　4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应严格保密，未经授权不得擅自查阅、复制或传播。

　　四、档案管理职责

　　1. 人力资源部负责人事档案的建立、维护、更新和保管工作。

　　2. 各部门负责人应协助人力资源部做好员工档案信息的收集和更新工作。

　　3. 员工应如实提供个人信息，并配合人力资源部完成档案建立和维护工作。

　　五、档案内容

　　人事档案应包括以下内容：

　　1. 员工基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。

　　2. 学历、职称及资格证明：学历证书、职称证书、专业资格证明等。

　　3. 工作经历：入职时间、离职时间、工作岗位、工作内容、工作表现等。

　　4. 奖惩记录：获得的.荣誉、奖励及受到的处分等。

　　5. 培训记录：参加的培训课程、培训时间、培训成果等。

　　6. 劳动合同及附件：劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。

　　六、档案建立与维护

　　1. 新员工入职时，人力资源部应收集员工的基本信息、学历证明、工作经历等相关资料，建立人事档案。

　　2. 员工在职期间，各部门应及时将员工的工作表现、奖惩记录、培训成果等信息报送人力资源部，由人力资源部负责更新人事档案。

　　3. 员工离职时，人力资源部应做好档案整理工作，确保档案信息的完整性和准确性。

　　七、档案保管与查阅

　　1. 人事档案应存放在专用档案柜中，确保档案的安全、整洁。

　　2. 档案查阅应经过人力资源部负责人批准，查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案信息。

　　3. 查阅档案时，应做好登记工作，记录查阅人员、查阅时间、查阅内容等信息。

　　八、档案销毁与转移

　　1. 当员工离职且超过法定保存期限后，人事档案可以进行销毁。销毁前，应经过公司领导审批，并做好销毁记录。

　　2. 若员工在公司内部调动或晋升，其人事档案应随员工一起转移至新的部门或岗位，确保档案的连续性和完整性。

　　九、附则

　　1. 本制度自发布之日起执行，由人力资源部负责解释和修订。

　　2. 如有未尽事宜，可另行制定补充规定。

　　人事档案管理制度 6

　　一、总则

　　为了规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、准确性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。

　　二、适用范围

　　本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括员工基本信息、教育经历、工作经历、奖惩记录等。

　　三、档案内容

　　1. 员工基本信息：包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等。

　　2. 教育经历：包括学历、学位、毕业院校、所学专业等。

　　3. 工作经历：包括过往工作单位、职位、任职时间、工作内容等。

　　4. 奖惩记录：包括获得的荣誉、奖励以及受到的处罚等。

　　5. 合同与协议：包括劳动合同、保密协议、培训协议等。

　　6. 其他资料：包括员工培训记录、绩效评估报告、晋升记录等。

　　四、档案管理职责

　　1. 人事部门负责人事档案的建立、更新、保管和查询工作。

　　2. 各部门负责人应协助人事部门收集、整理员工档案资料，确保档案信息的真实性和完整性。

　　3. 员工应如实提供个人信息，及时更新档案内容，并配合人事部门做好档案管理工作。

　　五、档案建立与更新

　　1. 新员工入职时，人事部门应建立员工档案，收集相关资料并录入系统。

　　2. 员工信息发生变化时，如学历提升、职位变动、奖惩等，人事部门应及时更新档案内容。

　　3. 人事部门应定期对档案进行审查，确保档案信息的准确性和完整性。

　　六、档案保管与查询

　　1. 人事档案应妥善保管，防止丢失、损坏和泄露。

　　2. 档案查询应严格遵守公司规定，未经授权不得擅自查询他人档案。

　　3. 员工可凭有效证件向人事部门申请查询个人档案，人事部门应提供必要的.协助。

　　七、档案保密与销毁

　　1. 人事档案涉及员工个人隐私和公司机密，应严格保密，不得随意泄露。

　　2. 离职员工的档案应按照公司规定进行保管和处理，不得私自销毁或转让。

　　3. 对于无保存价值的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，确保销毁过程的安全和合规。

　　八、附则

　　1. 本制度自发布之日起执行，如有修改，应经公司领导批准后实施。

　　2. 本制度解释权归公司人事部门所有，如有疑问，请向人事部门咨询。

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　　一、总则

　　本制度旨在规范公司人事档案管理，确保人事档案的完整性、真实性和保密性，为人力资源管理提供有效支持。

　　二、档案管理原则

　　1. 真实性原则：人事档案内容必须真实、准确，严禁弄虚作假。

　　2. 完整性原则：人事档案应全面记录员工的个人信息、工作经历、教育培训、奖惩记录等内容，确保档案的完整性。

　　3. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应严格保密，未经授权不得泄露。

　　三、档案内容

　　1. 员工基本信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。

　　2. 学历及教育培训记录：包括学历、学位、培训经历等。

　　3. 工作经历：包括历任职位、任职时间、工作职责等。

　　4. 奖惩记录：包括获得的荣誉、受到的.处分等。

　　5. 合同及薪酬记录：包括劳动合同、薪酬调整记录等。

　　四、档案管理流程

　　1. 档案建立：新员工入职时，应建立个人档案，收集相关材料并归档。

　　2. 档案更新：员工信息发生变化时，应及时更新档案内容，确保档案的准确性。

　　3. 档案借阅：借阅档案需经人事部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅人应妥善保管档案，不得涂改、损坏或遗失。

　　4. 档案销毁：员工离职后，档案应根据公司规定进行销毁处理，确保信息安全。

　　五、档案保管与利用

　　1. 档案保管：人事档案应存放在专用档案室或档案柜中，确保档案的安全、防火、防潮、防虫。

　　2. 档案利用：人事档案主要用于员工管理、招聘选拔、薪酬调整、绩效考核等方面，为公司决策提供支持。

　　六、责任与监督

　　1. 人事部门负责人事档案的建立、更新、保管和利用工作，确保档案管理制度的有效执行。

　　2. 公司管理层应定期对人事档案管理工作进行检查和监督，确保档案管理制度的落实。

　　七、附则

　　1. 本制度自发布之日起执行，如有未尽事宜，另行通知。

　　2. 本制度的解释权归公司人事部门所有。

　　人事档案管理制度 8

　　一、目的

　　为员工人事档案妥善管理，保守机密；保护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理制度。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历

　　员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

　　1.3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写人事资料的.名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的`资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

　　1.6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

　　2.3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

　　2.5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

　　3、查、借阅档案注意

　　3.1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理制度经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

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　　一、总则

　　本制度旨在规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整性、安全性和保密性，为公司的人力资源管理提供有力支持。本制度适用于公司全体员工的人事档案管理工作。

　　二、档案内容

　　人事档案应包括以下内容：

　　1. 个人基本信息：姓名、性别、出生年月、籍贯、学历、专业、身份证号等；

　　2. 入职信息：入职时间、部门、职位、合同期限等；

　　3. 薪酬信息：薪资、福利、奖金等；

　　4. 培训与发展：培训记录、晋升记录、职业发展计划等；

　　5. 绩效考评：年度绩效考评结果、奖惩记录等；

　　6. 其他：离职信息、调动记录、特殊事项等。

　　三、档案建立与更新

　　1. 员工入职时，人力资源部应为其建立人事档案，并确保档案内容的.完整性和准确性；

　　2. 员工个人信息、薪酬、职位等发生变化时，人力资源部应及时更新人事档案；

　　3. 人力资源部应定期对人事档案进行核查，确保档案信息的真实性和完整性。

　　四、档案保管

　　1. 人事档案应存放于专用档案室或档案柜，确保档案的安全；

　　2. 档案室或档案柜应设置门禁、监控等安全设施，防止档案被盗或损坏；

　　3. 人事档案应进行编号管理，方便查找和调阅；

　　4. 档案借阅、复制、销毁等应严格按照公司规定执行，确保档案的保密性。

　　五、档案利用

　　1. 人事档案应为公司人力资源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培训、绩效考评、薪酬管理等；

　　2. 各部门在需要查阅、借阅人事档案时，应向人力资源部提出申请，经审批后方可进行；

　　3. 人力资源部应定期对人事档案进行分析，为公司制定人力资源政策提供参考依据。

　　六、档案保密

　　1. 人事档案涉及员工个人隐私和公司机密，应严格保密；

　　2. 未经授权，任何人员不得擅自查阅、复制、泄露人事档案信息；

　　3. 人力资源部应定期对档案保密工作进行检查，确保档案信息的保密性。

　　七、违规处理

　　对违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。

　　八、附则

　　1. 本制度由公司人力资源部负责解释和修订；

　　2. 本制度自发布之日起执行，如有与之前规定相抵触的，以本制度为准。

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　　一、干部人事档案查（借）阅制度

　　1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

　　2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

　　3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

　　4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

　　5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

　　6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

　　7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

　　二、干部人事档案计算机管理制度

　　1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

　　2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

　　3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

　　4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

　　5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

　　6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

　　7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

　　8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

　　三、干部人事档案材料收集补充制度

　　1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

　　2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

　　3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

　　4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

　　5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

　　6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

　　7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

　　四、干部人事档案材料鉴别归档制度

　　1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

　　2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

　　3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

　　4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

　　5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

　　五、干部人事档案转递制度

　　1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

　　2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

　　3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

　　4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

　　5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

　　6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

　　7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

　　8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

　　六、干部人事档案检查核对制度

　　1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

　　2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

　　3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

　　4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

　　5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

　　6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

　　七、干部人事档案保管保密制度

　　1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

　　2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

　　3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。

　　4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

　　5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

　　6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治问题或其它重要问题的材料。

　　7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

　　8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

　　9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

　　八、送交干部人事档案材料制度

　　1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的`工作制度。

　　2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

　　3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的.材料。

　　4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

　　5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

　　6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

　　九、干部人事档案管理人员职责

　　1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

　　2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

　　3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

　　4、登记干部职务、工资的变动情况；

　　5、为有关部门提供干部的情况；

　　6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

　　7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

　　8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

　　9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

　　10、办理其他有关事项。

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　　一、目的

　　为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

　　二、范围

　　本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

　　三、职责

　　3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

　　3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

　　3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

　　3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

　　四、人事档案管理的内容

　　4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

　　4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

　　4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

　　4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

　　4.2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的'完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

　　4.3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

　　4.4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

　　4.5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

　　4.5.1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

　　4.5.2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

　　五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

　　查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

　　六、相关支持文件及记录

　　员工应聘申请表

　　转递人事档案通知单

　　员工离职通知单

　　员工人事档案统计表

　　第一条、为确保人事档案的机密性，完整性和准确性，为人事决策提供信息和依据，特制定本制度。

　　第二条、本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

　　第三条、员工人事档案由人力资源部负责管理。

　　第四条、新员工第一次建档后，日后所有有关个人人事资料都随时归档，包括员工在职期间试用、考核、职位调动、工资晋升、培训记录、行政处分、奖励等，以保证档案的完整性、保密性及可查性。

　　第五条、新员工报到后按《个人资料档案目录》顺序进行建档，目录如下：

　　1、招聘登记表

　　2、聘用通知书

　　3、学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件。

　　4、身份证复印件

　　5、照片

　　6、员工转正申请表

　　7、聘用合同

　　8、奖惩材料

　　9、任免、升降、调薪等材料

　　10、其它材料

　　第六条、档案管理应由专人负责并建员工档案薄册，记载档案的接收、存入、提供、使用和变动情况。

　　第七条、要做到分类准确、编号规范、排列有序、定期核对。

　　第八条、所有人事档案都属秘密文件，应妥善保管，不得随意泄密。

　　第九条、人事档案不允许无关人员查询。部门负责人有权查阅本部门员工的档案。总经理有权查阅任一员工的档案，除总经理外任何人不得查阅员工的工资档案。

　　第十条、任何人不得借阅自己本人档案。

　　第十一条、档案管理人员及档案查阅人员应严格保证档案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、带出、丢失。

　　第十二条、收回档案时，档案管理人员必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

　　第十三条、离职人员档案保存期为一年。

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　　1、为使档案材料齐全完整，以防丢失，凡属于人事部门形成的材料，在一个月内归档。任何个人不得以任何理由积压滞留材料，防碍收档。

　　2、人事档案由人事主管部门管理。干部调离工作单位时，档案要随人及时移交转递。

　　3、每季度要核对一次档案顺序号，发现编错号或放错位置的要及时纠正，按照登记检查档案，发现缺少及时查找。

　　4、查(借)阅档案须经主管领导批准，办理有关手续后、方可查(借)阅。

　　人事档案统计制度

　　1、档案统计是了解和掌握档案形成、管理、利用情况和档案发展的重要手段，档案人员要慎重对待，认真抓好。

　　2、认真做好档案收集、整理、鉴定、保管、利用情况的统计工作，提交档案质量。

　　3、做好档案收进、移出工作，定期进行清理登记，做到随时归档，便于查找。

　　4、按照上级要求，报送本局档案情况。

　　人事档案查(借)阅制度

　　1、确因工作需要、查阅档案时，须主管领导批准办理登记手续。一般只限在档案室查阅，如有特殊情况外借时，应按要求限其归还。

　　2、查阅借阅时档案管理人员必须遵守保密制度。查(借)阅档案人员不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪裁，如违反上述要求，将追究责任。

　　3、查(借)阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经局主管领导和档案管理人员审阅后，才能带离档案室。

　　人事档案保密制度

　　为提高警惕，严守国家机密，维护档案的完整与安全，特制定本制度。

　　1、严格保密纪律。坚持内外有别的原则，严禁在闲谈和私人通讯中涉及党和国家的机密。

　　2、不在公共场所及家属子女，亲朋好友面前谈论有关档案的机密。

　　3、忠于职守，加强保密观念。不该说的不说，不该问的不问，做到不失密，不泄密。

　　4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料，要严格履行手续，不准随便摘抄，复制和补传。

　　5、严守保密纪律。自觉遵守“保密法”，对违犯“保密法”及保密纪律，玩忽职守，造成大失泄密者，要按规定严肃处理，构成犯罪要追究其责任。

　　6、非档案管理人员，不准随便出入库房。

　　人事档案利用制度

　　1、档案提供利用是档案工作重要环节。档案人员要树立档案为政治思想工作，业务工作服务的指导思想，努力提高档案的利用工作。

　　2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。提供利用时，均应按查、借阅档案的.管理办法办理相应手续。

　　3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序，提供档案材料要准确、及时，积极、主动为领导和各部门做好服务工作。

　　人事档案库房管理制度

　　1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。

　　2、档案进出库要有登记和交接手续，不能“账目不清”以免造成档案泄密，丢失的漏洞。

　　3、管理人员变动时，要有严格的交接手续，不能只交钥匙不交“账”。

　　4、严格保密和保卫制度，除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房，严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。

　　5、档案柜的.排列要科学有序、便于通风和避光。

　　6、档案管理人员要经常打扫卫生，保持室内和柜内整洁，干净防止灰尘对档案材料的损害。

　　7、库房设备应符合安全和技术要求，做好保密，杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。

　　分管档案工作领导责任制

　　1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策，规定，及时处理本局存在的问题。

　　2、组织协调本机关档案工作的管理，经常监督检查本机关的档案工作，督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。

　　3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作，经常了解干部的思想和业务情况，开展两个文明和民族团结，社会主义思想教育，抓好专业学习，使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。

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　　第一章、总则

　　第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。

　　第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

　　第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。

　　第二章、管理职责

　　第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责——

　　a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

　　b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查；

　　c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作；

　　d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作；

　　e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

　　第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

　　第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。

　　第三章、人事档案内容

　　第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

　　a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）；

　　b、考核、考察材料；

　　c、奖励及处分材料；

　　d、培训记录及外训协议等材料；

　　e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料；

　　f、其他可供企业用人参考的资料。

　　第四章、档案编号管理

　　第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100个档案做一个标记，方便查找。

　　由其他单位转入的员工档案，按照转入单位的编号更换编号（转出单位办理离职手续）。

　　第五章、人事档案的收集与整理

　　第九条：日常收集员工履历表、试用期考评表、各种奖励、职务任免、岗位/待遇调整表、续签合同等材料。

　　各子公司人事档案管理人员必须在每次招聘结束后的七日之内（试岗期结束），必须将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

　　第十条：各子公司行政部门的人事专员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

　　1、新员工报到时

　　新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号（口取纸）、员工姓名、性别。结束试岗期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；⑵ 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；

　　2、员工办理正式入职手续时

　　员工结束七天试用期后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

　　（1）《许昌怡通集团应聘人员求职表》（必须要有面试评价表及审批人意见签署）；

　　（2）身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件

　　3、员工办理转正手续时

　　员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：该员工的《应聘求职表》、《试用期考评表》；《劳动合同》、《保密协议》；

　　4、员工办理调动手续时

　　（1）各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：《岗位/待遇调整表》；

　　（2）《工作交接表》；

　　（3）《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

　　5、员工办理离职手续时

　　各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：该员工的.书面离职申请书；《离职清算表》⑶、《离职申批表》；