行政类费用指导意见书

2024-07-05 意见

　　为适应公司业务的迅速发展，配合各项目组、营销组今后现场办公的需要，确实达到控制成本，提高效率，减少内耗的目的。经行政部提议，公司管理层xx年4月28日会议决定：部分行政类的采购由各项目部、营销部现场根据预算把控，行政部负责支持、监督和管理的工作。具体如下：

　　a.适用范围

　　1.日常使用的、低值的行政类费用。包括：文具、办公设备维修保养/耗材、办公室清洁/绿化、复印纸、一次性水杯、卫生纸、鞋套、速印费、糖杲点心茶水费、市内交通费、邮资、饮用水、办公室水电费、办公室电话费等。

　　2.本次变动不包括需公司统筹安排、影响公司对外形象、属资产类物品的行政类费用申请。

　　3.仅适用于各现场项目部、营销部。其余部门仍由公司行政部统一筹划。

　　b.预算分类

　　1.a类---公司：办公室水电费、办公室电话费等

　　2.b类---行政部：文具、办公设备维修保养/耗材、办公室清洁/绿化、市内交通费

　　3.c类---各现场部门：复印纸、一次性水杯、卫生纸、鞋套、速印费、糖果点心费、邮资、饮用水

　　c.预算提交

　　1.a类预算由公司其它职能部门提供。

　　2.b类预算由行政部根据过往数据及资料测算后提供。

　　3.c类预算由各现场部门根据实际所需提交预算。

　　d.预算核定

　　1.上述三类预算各部门完成后，交财务部审核，最终报地区总监核准执行。

　　e.预算管理

　　a.预算内费用由各现场部门主管签批，各部门指定一位行政助理负责与供应商的联系、通知送货、验收及物品的管理。行政助理由部门经理指定，行政部核准。行政助理每次订货及签收应即日将清单抄送至行政部。

　　b.行政部负责每月汇总各现场部门实际发生数、与预算数进行对比，并将对比表送交各部门主管核准。

　　c.所有费用由行政部负责与供应商定期结算。

　　d.预算外或超预算费用仍需按公司现行的行政类采购规程进行申请/审批。

　　f.预算指引

　　1.各项目和营销现场根据实际的工程进展或营销推广的需要和工作量，负责完成本现场每月所需耗费b类范围的预算。

　　2.预算表格附后。

　　3.若需具体的历史数据，可向财务部查询。

　　4.预算报表的缴交时间为年5月8日。

　　特此通知，顺祝节日愉快!

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