英语书信结构及书写格式

2022-12-22 书信

　　在学习、工作或生活中，大家都写过信，肯定对各类书信都很熟悉吧，书信在人类的交流与沟通的历史上占有重要地位。相信写信是一个让许多人都头痛的问题，以下是小编整理的英语书信结构及书写格式，希望能够帮助到大家。

　　书写英语信件要注意下面几点：

　　1、书信结构

　　英语书信结构一般有以下几个部分组成：

　　1）信封（envelope）。英语的信封和中文的一样，有三部分组成，即发信人地址、收信人地址和邮票。只不过英语信封的格式除了邮票所贴的位置（信封的右上角）和中文的一样外，英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一样。发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中、右偏下处，如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No. 48, Yanan Road (M) stamp

　　Shanghai, 20040

　　P. R. China

　　Prof. John Hill

　　607 North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　2）信头 (heading)，即写发信人的地址和日期（右上角）。信头位于信的最上方，原则上首先按从小到大的顺序（正好与中文书信相反），门牌号码和街名或单位名占一行（太长可占两行），城镇名和邮政编码占一行，国名占一行。然后是发信日期，它是信头的最后一行，可以写成日月年（英式）也可写成月日年（美式），如：May8，1996或8May，1996. 必然说明的是，月份要写英文名称，否则有可能产生歧义，如5/8/1996，美国人会理解为1996年5月8日，而英国人则理解为1996年8月5日。

　　3）信内姓名地址 (inside address)，即写收信人的姓名和地址（左上角）。封内地址必须和信封地址一致，否则就是出了差错，收信人此时可将信退回或按封内地址转寄。封内地址的第一行是收信人姓名，第二行职务，从第三行开始写收信人地址，写出法原则上和写发信人地址一样。

　　4）称呼 (salutation)，即写对收信人的尊称（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss …,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。称呼应与亲近程度相吻合。最为正式的也是最不亲近的称呼为Dear Sir（英国用）或Dear Genteman（美国用），一般用于给政府机关、官员的公函中，或用于首次往来的商业书信中。比较熟识的人由应称他的'姓，最随便也是最亲近的称呼是直呼其名，一般用于亲朋好友，但应注意，称姓时只称姓，不要又称名，而称名时不要加Dr或Mr. 如某人全名为William.另外，如果对方为女性却不知应称Mrs.还是Miss时可称Ms.。称呼后面的标点英国人习惯用逗号，而美国人习惯用冒号（亲朋好友之间可用逗号）。称呼直接写在收信人地址的正下方，中间空一至二行。称呼后面的标点一般只能用逗号。以上信头、信内姓名和地址三部分的结构如下：

　　Liu Yan-hua

　　Room 302, No 48, Yanan Road (M)

　　Shanghai 200040

　　P. R. China

　　June 22, 2002

　　Prof. John Hill 607

　　North Willington Avenue

　　West Palm Beach, Florida 33404

　　U. S. A.

　　Dear Professor Hill,

　　_____________________________________________

　　注：如果是相当熟悉和随便的朋友之间，因为彼此都知道对方的地址，故信头和信内的地址常常省略。

　　5）正文 (body)，即信件内的主要内容,是信的主体，和中文书信的要求一样，正文的内容要主题突了出、层次清楚、语言简洁、表达准确。如果正文很长需要几张信纸联页时，则应在每张联页左上端都注明页数和收信人名称，如：Mr.WilliamJ.Hall。正文第一句句子一般和称呼之间空一至二行。

　　6）信尾客套语 (complimentary close)，即写信人在信的右（或左）下角，写上表示自己对收信人一种礼貌客气的谦称,相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。如：Best wishes。

　　7）信尾签名 (signature)，即亲笔签上写信人自己的姓名,如：Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,。如果是用打字机或电脑写的信，在写信人签名的上方，同样应该打上写信人的姓名。

　　2、除以上七个部分外，有时一些英语书信还包括：

　　（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有……证明”应写为Enc…Certificate；

　　（2）再启（附言） (Postscript)，一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。注意：在正式的信函中，应避免使用附言表示；

　　（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，说明一式多份抄送其他有关人员。这些都是次要的补充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事务信件中应避免使用，以免造成写信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商贸信函中。

　　商业英语书信结构

　　1、标准部分

　　一封商业书信，应包括以下几部分内容：

　　1）信头（Letter Head）：包括发信人公司的名称、地址、传真或电传号码。

　　2）写信日期（Date Line）：写信的年、月、日。

　　3）封内地址（Inside Address）：收信人公司名称和地址。

　　4）称呼（Salutation）：对收信人的尊称。

　　5）正文（Body of the Letter ）

　　6）结尾敬语（Complimentary Close ）：书信结束时的礼貌用语。

　　7）签名（Signature）：写信人的署名。

　　2、特别部分(写信时可根据具体情况增减)

　　1）附件(Enclosure)：注明随信所附的样品，样品本，价目单等。

　　2）再启(Postscript)：信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可在信末加P.S.，引起补述的话。

　　3）经办人名称(Attention Line )：希望收信商号将信速交经办部门办理.

　　4）事由标题(Subject Line )：使信的基本内容或目的一目了然。

　　5）参考编号(Reference Number)：为了便于存档分类而编的号。

　　6）抄送(Carbon Copy,简写为 C/C)：将信抄送给有关部门的标记。

　　英语书信格式范文

Dear Cindy

　　There are many rules at my home,but I like these rules.Because they are good for me.Every morning I have to get up at half past six.And I must do exercise before breakfast.Then I go to school.At5:40pm,I get home.I cant play with my friends becauseI must do my homework first.I can watch TV,but I must finish my homework.and I have to go to bed before 9:30om.Im busy.but very happy.

　　Yours

　　Zhao Liang

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