公司审计报告

2023-04-24 审计报告

  关于供应部2009年度采购与付款情况的审计报告

  总经理:

  根据20xx年度审计计划和审计委员会安排,自20xx年4月15日至20xx年5月10日,我们审计组对供应部2009年度采购与付款情况进行了审计。审计过程中得到了被审计部门的积极支持和配合,工作进展顺利。审计工作已经结束,现将审计情况报告如下:

  一、 基本情况

  为了加强对公司物资采购与付款业务的内部控制,规范采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错和舞弊,公司根据《企业内部控制规范》以及国家有关法律法规,结合公司的实际情况,制定了《采购与付款内部控制制度》。

  物资采购流程分两大类,一类是生产物料采购,一类是五金物料采购。生产物料的采购,每月11日前生产部根据营销中心销售预算情况编制需料计划,供应部在5个工作日内根据需料计划经过询价后编制订货计划,报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同;而五金物料的采购,则由使用部门自行填写申购单,仓库核实库存量及采购量后,由供应部询价,报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同,某些零散的五金备件直接采购。在允许的情况下采用不少于3家以上供应商以资质及询价筛选的方式,在合格供方中比价择优采购,而货比3家的先后依据是:质量、送货时间(是否符合我司生产需求)、付款方式、价格。一般情况下,符合资质的供方先将样板送来,待公司检验合格后,将其确认为可比可选的对象。公司开发供应商的途径有多种,以上网查询搜索或由供应商同行介绍为多。所选择的供应商必须按商品的类别提供相应的证照复印本,如原料(主料)需有营业执照、药品生产许可证、药品GMP证书、药品注册证;辅料需有营业执照、药品生产许可证、药品注册证;中药材需有营业执照、药品经营许可证、GSP证书,且购入的产地保持相对的稳定;进口商品遵守《进品商品管理办法》提供进口商品注册证、进口药材批件、进品药品检验报告书。为确保所采购的商品符合标准,质管部每年底对供应商进行考核评估、更新,并存档。

  供应部在与客户签订采购合同时,都明确采购物资的品名、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素,并由授权人员代表签订。 供方按照合同规定的交货日期将货物送达公司仓库,仓管员根据订货计划签收货物,数量差异允许在5%-10%之间,但这种差异合同上没有明确说明,若差异较大,需请示领导。货物签收完毕后,仓管员及时报检,在收到检验室及质管部出具的验收报告单后,便将该批货物入账,若不合格,则通知供应部,一般情况下,供方选择换货。 仓库存放的物料都是分门别类的,部分贵重的药材放在加锁的地方,并限制人员接近。

  货物验收后,供方提供合法票据给我司,供应部人员复核票据上的内容与采购合同、验收单上的是否一致,并根据合同上的付款要求填写付款申请单交送财务部。财务部优先考虑用银行承兑汇票付款,并对资金计划、合同约定的付款条件进行严格审核,经总经理批准,由出纳办理相关货款结算。

  公司09年的存货周转率为4.71次,比08年的4.11次有明显提高。09年全年采购额约18,897.65万元,共耗用19,023.10万元

  分析说明:

  (1)中药材xx年耗用额比08年减少261.62万元下降率6.2%,其中当归减少259.8万元,占总额的99.3%,原因是当归从08年的采购单价41.83元/KG下降到xx年的15.13元/KG,虽然xx年耗用量比08年增长18844.53KG,增长18.21%,但还是导致总耗用额下降。除了当归,还有丹参、皂角刺、防风等9种中药材有这种采购单价差异情况。

  (2)原辅料采购额及耗用额增长大的原因是xx年将“空心胶囊”归入辅料中核算,而08年则归入包装物中核算。若不考虑“空心胶囊”,xx年比xx年耗用增长不到1%。而“空心胶囊”xx年比xx年耗用额增长2.81%。

  (3)包装物耗用额比08年减少175.36万元下降6.85%,主要原因是09年“空心胶囊”耗用427.92万元归入辅料中核算。

  分析说明:

  (1)原辅料耗用额xx年比xx年减少334.78万元,下降率为4.54%,主要原因是头孢拉定的耗用额比去年减少 372.97万元。头孢氨的采购单价则由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。

  (2)包装物耗用额比xx年减少65.08万元下降3.86%,主要原因是xx年“空心胶囊”耗用其中215.85万元归入辅料中核算。

  分析说明:

  根据公司的经营方针优先考虑以银行承兑汇票支付货款,09年比08年通过以银行承兑汇票支付货款增加8.26%,但是以银行承兑汇票方式支付没有达到采购总额的50%。

  二、 审计内容

  本次审计采取了抽查的方式进行。

  (1) 随意抽查一个月的订货计划书, 检查其是否符合当期的采购政策。 原材料的订货计划是否根据当期的需料计划实施, 是否按管理制度及权限规定要求办理审批手续, 是否按预先编号、保管订货计划。

  (2) 分析比较需料计划、库存量及订货计划, 检查其是否进行合理安 排。

  (3) 检查原材料的采购价格是否经过市场调查、比较、审批程序决定。

  (4) 检查采购合同条款是否充分,有无损害公司利益,是否有指定人员 审核,是否交财务部存档,合同专用章是否经过适当审批。

  (5) 检查是否按需料计划申请订货计划,跟踪其实施过程,检查其采购 价格、供应商及审批情况,比较当期实际生产及库存状况。

  (6) 审核供应商的发票与订货计划、采购合同、入库单的名称、单价

  (5) 数量是否一致。

  (7) 检查是否存在超收,超收标准的规定;分析超收原料的价格与数量 是否经济、是否合理。

  (8) 查阅询价是否有书面记录并存档,是否作为订货计划审核的依据。

  (9) 查阅供应商的档案是否健全并定期更新;是否定期对供应商进行考 评、且考评指标是否合理,查阅近期的供应商评价表,查看是否存在大量得分较低的供应商。

  (10)查阅公司是否有关于采购批准额度的权限规定。

  (11)查阅公司的质量原因造成退货的标准及其执行情况,查阅退货的 “出库单”,检查其是否按规定办理审批手续,退货是否充分、及时,供应商是否签字;退货是否符合质管部的建议,退货时是否有质管和财务核查。

  三、 审计结果

  (1) 订货计划符合当期的采购政策,原材料的订货计划都是根据当期的 需料计划实施,且每份需料计划都经过生产部部长复核,订货计划则由总经理审批,方能与供方签订采购合同。供应部将每月的需料计划、订货计划归档。

  (2) 原材料的采购价格均经过市场调查,货比3家,但部分原材料的供 应商只有一家符合我司资质要求,最后由领导审批。

  (3) 采购合同条款充分,无损害公司利益,并指定授权人员代表签订, 保管合同专用章,合同签订后交财务存档,以便审核、付款。

  (4) 一般情况下,订货计划应与生产部的需料计划一致,但实际的采购 过程中,订货计划中的品种、数量要比生产需料计划多,是因为供

  6 应部考虑某品种库存不多,而且日常耗用量比较大,供方也亦将涨价,为降低采购成本,供应部在没有需料计划的前提下,自行申购,并由领导审批。 (5) 供应商提供合法的票据,发票上的内容与仓库收料单上的一致,由 于存在超收或少收,所以发票上的数量与采购合同存在一定的差异。

  (6) 公司允许按合同数量的5%-10%的差异标准来签收货物,若在这范围 内都是经济的、合理的,但要是超标,需经领导同意才能签收。而引起这差异的两个主要原因是双方的秤、电子磅存在差异和运输车辆空间问题。

  (7) 询价均有书面记录并存档,是作为编制、审核订货计划的依据。

  (8) 供应商档案健全,按采购类别的不同,供应商所提供的有效证照复 印本亦不同,每新增一家供应商都配有一套完整的质量体系评估报告,并每年底对供应商进行一次复评,定期更新。

  (9) 公司没有明确的关于采购额度的权限规定,但每张订货计划都有总 经理批准,合同的签订由采购管理员负责。

  (10)公司检验室根据国家规定的标准及有关质量要求对所有采购的原 材料、包装物进行检验,并在限期内出具检验报告,若有不合格品,凭检验报告单通知供方退货或换货。在退货时,质管部与供应部人员在旁核查,但不经财务部。

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