为了使办公室各项工作有条不紊地运行、完成进一步转变工作作风，改进工作方式，加大工作力度，提高工作效率，为整体工作的顺利推进，发挥积极的职能作用。我们办公室进行了内部分工，明确各成员的工作职责。 目的：建立一个规范的文件管理制度，为使文件资料管理这块工作能很好地进行，以做到运行有条有理，查阅方便，尽其作用。
具体工作流程：
一、按时按质收取各种文件资料：
a、 及时、明确向各部门各成员传达收取各类文件资料的时间、地点和接收人；
b、 根据情况需要，可适当要求各部门部长在其部门成员的文件资料后附加一页纸，并且写上简洁的评语；
c、 要有一个专门的工作本，用以记录各部门各成员上交资料文件的情况，如：何时，交什么文件资料，谁交了，那些人没交。另外还应该算那个部门交了多少，且按该部门总人数算出比率。为以后评比工作提供材料。
二、及时整理文件资料：
a、收取到的文件资料要及时按部门分开整理，每部门的用小长尾夹夹放；
b、负责人要细心审阅各种文件资料，根据需要作出适当的评语；
c、如发现较好的文件资料，经讨论通过后上交给主任操连彬，并且做好标记，保存到另外一个文件夹中；
d、如发现较差的文件资料，经讨论和征求主任操连彬意见，同意后返还回相应的部门或个人，并要求其重写，同时也应做好相应的记录；
e、较好的`文件资料经讨论通过和主任操连彬的同意，上交主席团；
f、以上工作完成后，小组成员要及时整理文件资料，按类型、性质、部门存放。以确保不丢失、不混乱，容易查阅。
三、如何摆放文件资料；
a、用文件夹夹收存放，并且在文件夹侧面贴上标签，注明该文件夹所夹放的文件资料类型；
b、文件资料要整齐地摆放在本部门指定的工作资料存放处，管理负责人要定期轮流搞卫生（如，灰尘）；
c、由于文件夹的存放容量有限，管理员应定期处理过旧的文件资料。把不能用的收集拿去卖，得到的钱当会费，但要保留典型、较好的。
四、借阅管理：
a、各部门、各成员要借阅文件资料要通过管理负责人同意方可借阅。并且要做好记录何时何日谁借阅；
b、借阅时尽量不要带出办公室，如实在需要外带，应通过管理员同意，并要商量好何时归还，同时要做好记录；
c、管理员负责人要以身作则，自身外带文件资料也需要向主任操连彬请示，也应及时归还；
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