召开会议通知怎么写

2024-11-25 会议通知

　　在当下社会，我们使用上通知的情况与日俱增，各种类型的通知各有不同的写法。写起通知来就毫无头绪？以下是小编整理的召开会议通知怎么写，欢迎大家分享。

　　会议通知的7个要件

　　在一个完整的会议邀请中，至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件：

　　1-会议时间地点

　　会议通知上，我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷，同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是，明确标注会议开始时间与结束时间，同时建议大家能够提前十分钟到达。

　　2-参会者

　　谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话，应该在会议邀请中明确标明。如孙继伟-会议主持，李二明-负责会议记录，赵明洋―项目发言人等。

　　3-会议目的

　　在组织中经常召开的会议有两类：一类是问题解决类的会议，另一类是决策类会议。其它类型的会议，如信息收集类、研讨类、报告会等，也可以采取其它方式进行，不一定非要把参与者聚集在一起。

　　会议的目的不同，所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的会议，与会者首先要对问题是什么达成共识，才可能探讨相应的解决方案。同时，参会者还要具备解决问题的专业知识与技能，才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点，会议主题可以以问题的方式进行设置，比如：“如何在第三季度完成250万销售额?”

　　决策类的会议，在会议初始要对会议决策方式达成共识：是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于，每一位参会者都知道自己的权利如何，可以最大限度的保障会议的成功进行。

　　4-预期成果

　　会议结束以后，期望的预期成果是什么?是确定当前问题的解决思路、还是就行动方案达成团队共识?还是建立一个流程的规范?

　　5-会议议题

　　为了使每一个会议过程更为聚焦，需要把大的会议主题拆分为多个议题，会议议题的作用在于引导参会者对会议主题层层深入，以更好的提升会议的效率。

　　会议议题根据会议目的不同，会有不同的设置。一般来讲，会把信息分享与收集的议题放在前面，需要讨论的议题放在中间，决策类的议题放在最后。在议题设置过程中，要围绕会议目的，找出具有较高关联度的议题，并且注意议题的先后顺序。

　　6-会议议程

　　很多时候，参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上，参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解，所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

　　会议的时间、议题都要有明确的时间节点，尤其是在过程中，各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式，如果能够在会议前就提供给参会者，大家也会有针对性的进行准备。

　　7-提前准备的资讯

　　参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集，会对此次会议目标达成有很大帮助。

　　写好会议通知必要条件

　　时间和地点：这部分是干货，没有水分。需要注意的是，时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是，如果时间和地点中有一项超过一个内容，如“时间，2016年xx月xx日;地点，主会场：第一会议室，分会场：第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个，那合并写较为简练。

　　参会人员：分两种情况，有领导参加和无领导参加。有领导参加，建议将领导单独成行，以示尊重。这里需要注意部门顺序，无论是部门名称或是部门负责人姓名，都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时，需要仔细核对，避免出现错别字或同音字错误。

　　会议议程：该部分须按照“1、2、3、4”，将会议流程逐一罗列。需要注意的是，由于议程会根据情况发生变化，在发布通知是要注意时效性，避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长，以便参会人员合理安排时间，提高会议效率。

　　写好会议通知充分条件

　　主送单位：涉及所有单位的，可以说“xxx各部门”“xxx各单位”。涉及某一个既定群体的，可以说“xxx监管委员会”“xxxx迎审组”;只涉及某几个部门，可以逐一列出，需要注意的是，不能过多，一般以一行以内为宜;如果涉及部门比全体部门少，又不宜列出，那可以为“相关部门”，但在参会人员中必须详细说明所涉及的人员。

　　会议目的：这部分是阐述为什么要召开会议，语言要求准确、精炼。常用形式为“为了xxxxx”，“按照xxxxx”，说完这些，以“经研究”三个字作为转折，接“决定召开xxxxx会议，具体事宜通知如下”。需要注意的是“为了”“按照”等词都属于套话内容，不宜太多，因为下面介绍的才是最为主要的内容，不能喧宾夺主。

　　会议要求：该环节明确会议召开的要求等。如需要有关部门配合，如调试会议设备等，须提前与有关部门沟通确认，并在办公系统中提出申请。同时要注明联系人、电话等，对于需要报送材料的情况，要明确报送方式。

　　核心部分与辅助部分相互作用，缺一不可。通知起草规范、精炼，不仅能够起到告知目的，更能够展现出部门严谨的工作作风和办公态度。

　　召开会议通知范本1

各党支部：

　　根据公司党的群众路线教育实践活动"查摆问题、开展批评"环节工作安排，定于x年x月12日(周五)上午召开领导班子专题民主生活会情况通报会，现将有关事项通知如下：

　　一、会议时间：

　　9:45入场，10:00开会

　　二、会议地点：

　　电力宾馆二楼大会议室

　　三、参会人员：

　　上级督导组成员、公司领导、全体中层干部、各分会主席

　　四、会议议程：

　　1、党委书记张寿岩通报公司领导班子专题民主生活会情况

　　2、上级督导组领导讲话

　　3、参会人员对领导班子专题民主生活会情况进行测评

　　五、有关要求：

　　请各党支部通知有关人员，自带签字笔，统一着工装参会，并自觉遵守会议纪律，确保会议质量和效果。

　　召开会议通知范本2

　　根据xx公司安全工作安排，计划召开月度安全会议，具体安排通知如下：

　　一、会议时间

　　8月13日9：00（星期三、计划1、5小时）

　　二、参加人员

　　1、xx公司班组长以上干部；

　　2、所有专职与兼职安全员，另工作能脱离开的人员必须参加。

　　三、地点：

　　xx楼x楼会议室

　　四、组织部门：

　　xx公司安全部

　　五、会议内容

　　1、观看事故案例视频讲解（责任人：xx，20分钟）

　　2、 xxx培训（责任人：xx，10分钟）

　　3、安全及5S现场检查、班组建设工作汇报（责任人：xxx，20分钟）

　　4、班组建设开展情况（责任人：xxx，10分钟）

　　5、xx公司领导讲话。

xx公司安全部

　　20xx年8月11日

　　召开会议通知范本3

公司各部门：

　　为了规范公司会议管理、提高会议质量、促进工作开展、加强部门间的沟通与交流，现将公司周例会管理通知如下：

　　一、会议形式：

　　周例会

　　二、会议时间：

　　每周周五下午2:00

　　三、会议地点：

　　xxx有限公司办公室

　　四、参会人员：

　　略

　　五、会议要求：

　　(1)参会人员须于在周五14：00准时参加会议

　　(2)会议期间需关闭电话或调制静音不得看报纸、杂志或做与会议内容不相干的事情

　　六、奖惩规定：

　　无故不参加周例会者公司将给予2000/次的罚款处罚。以上要求请参会人员务必自觉遵守，谢谢大家的配合与支持。

　　特此通知

xx公司

　　20xx年xx月xx日

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