应该如何写好会议纪要

2024-11-04 会议纪要

　　在现在的社会生活中，会议纪要在处理事务上的使用越来越广泛，纪要要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练。那么拟定会议纪要真的很难吗？以下是小编帮大家整理的应该如何写好会议纪要，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　应该如何写好会议纪要

　　会议纪要是反映会议基本情况、重要精神和议定事项，并要求有关单位执行的一种纪实性文体。起草各类会议纪要是办公室的基本职能之一，也是文秘人员的一项基础性、经常性工作。根据笔者的经验，写好会议纪要需要做好以下几方面的工作。

　　一、预测会议内容

　　凡事预则立，不预则废。会前对参会人员和研究议题有一个大致的了解，对起草会议纪要有很大的帮助。

　　(一)根据参会人员预测会议内容。会议记录人应在会前弄清楚会议研究的议题，再根据会议召集人、主要汇报人的职务、哪些部门负责人参加本议题的研究等情况，大致推测会议将做出什么样的决策，这样就对会议有了一个整体的把握，便于做好会议记录。特别是对没有书面汇报材料的会议，这种推测显得尤为重要。

　　(二)根据会议材料预测讨论焦点。如果记录人有书面汇报材料，应该在会前快速浏览材料内容，弄清楚汇报单位提出的具体请求或建议。一般来说，汇报单位请求解决的具体困难和问题往往就是会议讨论的重点，会议最后一般都会对这些内容进行总结，即最后“拍板”。会前对这些内容有所了解，会中就可以有针对性地进行重点记录。

　　二、做好会议记录

　　会议记录是会议纪要的初稿，好的会议记录稍做加工就可以作为会议纪要。因此，做好会议记录对于写好会议纪要十分重要。

　　(一)突出重点记录。一般情况下，每个议题讨论到最后，会议召集人都会做总结性发言。这个发言是在归纳会议讨论情况，形成一致意见基础上做出的会议结论，也是会议纪要的主要内容，要尽可能一字不漏地记录下来。同时，对于某项工作，分管副职的发言往往操作性很强，对于落实会议精神十分重要，也要重点记录。

　　(二)有针对性记录。无论什么工作，上会研究时都会有需要解决的具体问题。记录时要注意记清楚每个人的发言中关于这些问题的具体表态。如：某项工作由谁牵头，哪些单位配合;给哪个单位或部门多少钱，什么名目，怎么使用，等等。这些内容往往是会议纪要的核心内容，要严格按照主要负责人的原话记录，做到一字不差。

　　(三)注重细节记录。会议讨论阶段，大家就某个具体问题纷纷发表意见，会议召集人可能会对某位同志的某个观点表示明确的赞成或反对。这些意见中特别是涉及到具体工作措施、人员分配、经费安排等问题的，不管会议总结时是否再次提到，都应该把这些细节问题记录清楚，写进会议纪要。

　　三、会后拟稿

　　会议纪要有其规范的格式，在拟稿时，除了要抓住中心、突出重点、条理清晰、语言精炼以外，还要注意文体格式和语言规范。一般来说，会议纪要包括标题和正文两部分，每一部分都有相对固定的写作格式。

　　(一)标题的写法

　　会议纪要的标题有“单标题”和“双标题”两种，以“单标题”居多。

　　1.单标题的写法。最常用的标题写法是由“单位+会议名称+文种类别(纪要)”组成。如“xx市人民政府关于提高城乡居民最低生活保障标准的会议纪要”;有的会议也可用会议地点作标题，如“两型社会建设长沙会议纪要”;有时也可把会议的主要内容在标题里揭示出来，类似文件标题，如“关于长、株、潭三市统一电话区号的会议纪要”、“关于落实省委领导同志批示做好xx文物保护工作的会议纪要”。

　　2.双标题的写法。这种纪要一般有正副两个标题，正标题概括会议主题，副标题与单标题的写法相同，由“会议名称+文种”组成。如：“在比较中找差距——xx现场会议纪要”。

　　(二)正文的写法

　　会议纪要正文一般分为导言和主体两个部分。导言部分概述会议基本情况，主体部分记述会议内容。

　　1.导言部分的写法。导言概述会议基本情况，包括会议时间、会期、会址、主持人、出席人、列席人等。具体写法常见的有两种：一是平列式。将会议的时间、地点、主持人、出席人、列席人、记录人等基本情况采用分条列出的写法，每项内容作一个自然段列出。有时“主持人”可以不列，“出席人”中的第一个人即为主持人;“列席人”也根据会议具体情况，有的会议没有列席人。二是鱼贯式。将会议的基本情况作为一个自然段，简要描述一些会议背景及会议的基本情况，描述的内容与前一种写法相同，使人看后能对会议有整体的了解。这种写法一般将出席会议单位写在导言部分，具体与会人员的姓名写在正文之后。

　　2.主体部分的写法。这部分主要是写会议精神和议定事项，是纪要的主要部分，常见的写法有三种：一是条文式写法。以会议召集人的总结发言为基础，将会议议定事项分成几条具体意见写出来。如：同意开展什么工作，给多少资金，由哪个部门负责(有时还需要点名由谁牵头)，工作中要注意哪几个问题，等等。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。二是综述式写法。即把会议的主要内容分成几个部分，分别加上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述，对问题的分析比较全面、透彻，有一定的理论指导意义。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻落实的重大会议。三是摘记式写法。这种写法是把会议中具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或逻辑顺序分别阐述。这种写法能够如实反映与会人员的意见。一般来说，重要的座谈会或需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。

　　(三)其他注意事项

　　会议纪要的称谓有特殊性，一般采用第三人称写法。会议纪要以整个会议的名义表述，反映的是与会人员的集体意志，必须概括会议的共同决定，常以“会议”作为表述主体，如“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”、“与会代表一致表示”等。凡没有形成一致意见的问题，则需要分别论述并写明分歧所在。由于会议纪要不可能全面记述所研究事项的各个方面，加上随着时间的推移，所研究的事情也会发生变化，因此，如果会议同意某件事情，一般采用“原则同意……”的写法。涉及具体工作时，不管领导是否强调，一般都加上“依法按程序办理

　　”、“按程序报批”等内容。同时，会议纪要还应注意如实反映会议内容，不讲究语言的华美和结构的精巧，不能离开会议实际搞再创作，不能人为拔高、深化和填平补齐。

　　此外，如果是需要下发并要求下级单位贯彻执行的会议纪要，一般还应有文号。文号写在标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字全称标出，并用“【】”括入，如：【XX】67号。办公会议纪要对文号一般没有必须的要求，但是在办公例会中一般要有文号，如“第xx期”、“第xx次”，写在标题的正下方。会议纪要的时间可以写在标题的下方，也可以写在正文的右下方主办单位的下面，用汉字写明年、月、日，如“二○○八年八月十六日”。会议纪要一般不加盖公章，发送单位和印数根据会议实际情况确定。

　　会议议定事项是本单位、本地区、本系统开展工作的依据。好的会议纪要应该具备及时性、准确性、合法性和可操作性等特点。每个办公室人员都应该掌握起草会议纪要的基本技能。

　　范文

　　xx县人民政府第六次常务会议纪要

　　时间：xxxx年xx月xx日上午八点半至十二点

　　地点：县政府常务会议室

　　主持：县长xxx

　　出席：副县长xxx、xx、xx、xxx办公室主任xxx

　　请假：xxx(出差)

　　列席：xxx、xxx、xxx

　　记录：xxx

　　现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下：

　　一、会议听取了副县长xxx关于召开经济工作会议准备的情况汇报，讨论了扩大县属企业自主权的十条规定。会议同意县经济工作会准备情况汇报，并决定于x月x日召开全县经济工作会议。今年各项经济工作指标，要以市经委下达的为准，不再调整县原各公司的主要经济指标。在县经济工作会议上，由县经委与县原各公司签订经济责任书。

　　二、会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见。

　　三、会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见(讨论方案)印发各部门，广泛征求意见，作进一步修改后，以县政府文件印发。

　　应该如何写好会议纪要

　　一、会前准备

　　了解会议主题和目的

　　明确会议是为了解决什么问题、讨论什么事项，如项目进度推进会主要是为了检查项目进展情况并协调解决遇到的问题，战略规划会则侧重于制定公司未来的发展方向等。这有助于你在记录时有针对性地捕捉关键信息。

　　熟悉参会人员和议程安排

　　知晓参会人员的角色和职责，例如在部门会议中，不同岗位的人员可能会从各自工作角度发表意见。同时，掌握会议议程的顺序，如先进行工作汇报，再讨论问题，最后做出决策，这样能更好地组织记录内容。

　　二、会议记录

　　记录基本信息

　　会议时间：精确记录年、月、日、星期以及具体的会议起止时间，如“2024年10月10日（星期四）上午9：00-11：00”。

　　会议地点：详细写下会议召开的地点，包括会议室名称、楼层等信息，例如“公司总部3楼会议室301”。

　　参会人员：列出所有参会人员的姓名、职务，对于重要的外部嘉宾，还可注明其单位名称。可以采用签到表的方式进行记录，会议结束后核对确认。

　　会议主题：简短、准确地记录会议的主题，如“关于新产品市场推广策略的会议”。

　　记录会议内容

　　清晰、明确地记录会议最终达成的决议，包括决议事项、责任人和时间节点等内容。例如，“会议决议，由研发部在11月10日前完成产品功能优化方案，市场部同步制定推广计划，于11月30日推出新产品升级版。”

　　记录会议讨论的议题顺序，以及每个议题的讨论要点和思路。包括不同观点的碰撞、提出的疑问和解答等内容。例如，“针对产品定价问题，销售部认为价格偏高影响销量，建议降价10%；财务部则担心降价会影响利润，提出需要进一步核算成本。”

　　标记讨论过程中的重要转折点或共识达成的阶段，如“经过激烈讨论，大家一致认为在核算成本的基础上，可以考虑适当的促销活动来提高销量，而不是直接降价。”

　　逐字逐句记录关键发言内容，尤其是涉及重点问题、决策建议和争议观点的部分。对于较长的发言，可以先快速记录要点，利用缩写、符号等方式，会后及时补充完整。例如，用“&”表示“和”，“govt”表示“政府”等；对于重要的数据、名称等信息，一定要记录准确。

　　注意记录发言人的姓名或职务，以便明确观点的来源，如“市场部经理李某提出，目前产品的市场占有率为15%，需要加大广告投放来提升知名度。”

　　会议发言：

　　讨论过程：

　　会议决议：

　　三、会后整理

　　梳理内容结构

　　按议题分类：将会议记录按照讨论的议题进行分类整理，每个议题作为一个独立的部分。例如，会议讨论了产品研发、市场推广和客户服务三个议题，就分别整理这三个部分的内容。

　　提炼重点内容：在每个议题部分，提炼出关键信息，如重要观点、决策结果、行动方案等，删除无关紧要的细节和重复的内容。比如，在讨论产品研发时，重点提炼出新产品的功能要求、技术难点和研发进度安排等内容。

　　语言规范与准确性

　　使用客观语言：会议纪要应保持中立、客观的态度，避免使用带有个人情感色彩或主观判断的词汇。如“应该”“可能”等词要谨慎使用，除非是记录发言人的原话。

　　表述清晰简洁：用简洁明了的语言表达会议内容，避免复杂冗长的句子。对于专业术语、缩写等，要确保其在上下文中能够被准确理解，如有必要可在首次出现时进行解释。

　　核对信息准确性：仔细核对会议记录的内容，与参会人员或相关文件进行交叉验证，确保会议纪要中的信息真实、准确。特别是涉及数据、人名、职务、时间等关键信息，一定要避免出现错误。

　　四、格式规范

　　标题：

　　会议纪要的标题应准确反映会议的主题，一般采用“关于[会议主题]的会议纪要”的格式，如“关于公司年度预算编制会议的会议纪要”。

　　正文：

　　开头部分简要介绍会议的基本情况，包括会议时间、地点、参会人员和会议主题。

　　主体部分按照梳理好的内容结构，依次记录每个议题的讨论情况和决议内容。可以使用小标题来区分不同的议题，使内容更加清晰。

　　结尾部分可以根据需要，记录下一步的工作计划或对会议决议的跟进要求等内容。

　　编号与日期：

　　为便于查阅和管理，会议纪要可以进行编号，编号规则可以根据单位或项目的要求自行设定。同时，在纪要结尾处注明撰写日期，如“纪要编号：[XX]，撰写日期：2024年10月12日”。

　　会议纪要范文

　　时间：

　　xx年xx月xx日

　　地点：

　　马xx

　　主持人：

　　xxx

　　参会人：

　　会议内容：

　　一、本次竞争性谈判严格按照"公平、公正、公开"的原则进行，由镇纪委书记曹岭和三名群众代表全程监督，确保了此次竞争性谈判结果的客观、公正、真实。

　　二、会上，对各参与本次竞争性谈判的承包单位进行了资格审查，并由评标小组通过类似工程业绩、设计方案评比以及投标报价三个元素对各单位进行了综合评分，最后的评分结果为：大方科技园艺场99、99分；湖北殷祖古建园林工程有限公司95、95分；贵州众隆土建工程劳务服务有限公司91、77分；贵州淇铃交通建筑工程有限公司91、47分。大方科技园艺场以99、99分荣居第一，成为本项目的第一中标人。

　　三、为确保该工程项目能保质保量有序进行，中标人应向业主缴纳工程总价的10%作为保证金，待工程竣工验收后一次性无息退还。

　　四、若第一中标人弃权，自动按本次评分排名进行递补。

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