(一)请柬的含义
请柬，也叫请帖，是一种专门邀请客人参加某项仪式或典礼的礼仪性文书，发送对象一般都是上级领导、知名人士、兄弟单位代表等，与主人是宾主关系，而非上下级关系或管理与被管理关系。
邀请函与请柬都属于邀请客人参会的礼仪性文书，其区别有两点：一是适用场合不同。邀请函多用于以口头交流为主要方式的会议活动，如有关邀请专家出席咨询会、论证会、研讨会，邀请记者参加发布会、记者招待会等;而举行各类较为隆重的仪式和交际活动，如开幕式、闭幕式、签字仪式、开工典礼、宴会、舞会等，则应当用请柬，而不用邀请函;二是规格不同。有的会议活动可能同时使用邀请函和请柬中，这时，一般的专家和客人发邀请函，而作为特邀嘉宾的上级领导、兄弟单位代表、社会名流等，则应当用请柬。
(二)请柬的`结构和写法
1.固定格式请柬。既可以按统一格式批量印制，也可以用市售的具有统一格式的请柬填发。这类请柬应当有信封，以示郑重。请柬的行文一般不用标点，也不提邀请对象姓名，而是将其姓名写在信封上。最后填写主办单位名称，也可由主人签名。
2.撰拟格式。即根据活动的具体要求和对象的实际情况，亲笔拟写或专门打印的请柬。具体格式如下：
(1)标题。仅写“请柬”二字，居中。不能写成“关于××××的请柬”。
(2)称呼。写明对象的姓名。如发给单位的，则写单位名称。
(3)正文。写明活动目的、内容、形式、时间、地点等。由于请柬发送的对象都是上级领导、兄弟单位、合作对象、社会知名人士等，因此，语气用词一定要恭敬、委婉、恳切。请柬中的所提到的人名、国名、单位名称、节日名称都应用全称。如果要确切掌握出席情况，可在请柬下方注上“请答复”字样，涉外请柬用法文编写“R.S.V.P.”。如只要求在不出席的情况下答复，则注上“Regrets only”(因故不能出席请答复)，并注明回电号码，也可在请柬发出后，用电话询问能否出席。
(4)具名。以单位名义邀请的具单位名称并盖单位公章，以示郑重。以领导人名义发出的请柬，由领导人签署，以表诚意。
(5)日期。写上邀请日期。
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