函件格式

2022-09-01 公函

　　分类　邮件按寄递区域可分为国内邮件和国际邮件两大类。以下是小编为大家整理的函件格式模板，希望对大家有所帮助。

　　函的结构、内容和写法

　　由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

　　(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

　　1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

　　2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

　　(二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

　　1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

　　2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

　　(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

　　(四)结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

　　(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

　　署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

　　撰写函件应注意的问题

　　函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。

　　其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

　　公文函的分类

　　公文函可以从不同角度分类：

　　(一)按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

　　(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

　　(三)另外，从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

　　拓展：商业函件格式

　　一、商业函件的种类

　　商业函件的种类较多，大致可划分为如下几类：

　　从函件的性质上分，有公函和便函两种。公函属于行政公文。便函即指企业间一般业务信件。这里着重说一说便函，即商业业务函件。

　　从内容上看，有商洽信件、专用信件之分。从用途上说，有一般业务信件及介绍信、证明信、邀请信、慰问信、贺信、表扬信、感谢信等。

　　商业函件写得好坏，从某种意义上看，反映出企业的形象，也直接表现写函人的水平。因此，了解并掌握各种信件的程式与写法，是很有必要的。

　　二、商洽类函件写作特点

　　商洽函件是企业之间商洽工作、联系业务时经常使用的一种书信。企业在经营活动中，为疏通购销渠道，提高竞争能力和密切协作关系，要经常与有关单位取得联系，信函则是传递信息的一种主要手段。企业扩大自主权后成为相对独立、自主经营的经济实体，横向联系日趋广泛，商洽信的使用频率越来越高。它对于增强企业之间的相互了解、多方获取经济信息、促进企业自身经营的发展，均有重要的意义。

　　（一）商洽信的`特点

　　商洽信与行政公文中的“函”，有许多相似的地方，但它又有明显的特点。

　　1.商洽信一般称为便函，不属于国家行政公文。

　　2.商洽信的书写格式近似一般书信，可以不加标题，不具有行政公文的严格程式。

　　3.商洽信的内容业务性极强，很少涉及重大社会问题，写得也较为具体，目的在于解决实际问题。

　　4.商洽信的署名可以是单位并加盖公章，也可以是个人代表单位写信，不加盖公章。

　　（二）商洽信的写法

　　商洽信的程式一般是：称谓、问候、正文、结尾、署名、日期。

　　1.称谓。把收信人的称谓写在信笺的第一行，顶格横写。称谓之后加冒号，表示下面有话要说。写给单位的，要写全称；写给个人的，可用职务名称，如：“白经理”、“张科长”等，以示尊敬。

　　2.问候。问候，是一种礼貌行为。写在称谓的下一行，空两格，是一种特殊分行。

　　提示：隐藏内容评论后可查看！

　　5.署名。在文尾右下方签署发信单位或发信人姓名。如签署单位，要写全称并加盖公章。