商务公函格式与写作注意事项

2024-09-14 公函

  想必很多人都想要了解,商务公函格式是怎样的?商务公函的分类有哪些?撰写商务公函的注意事项有哪些?下面由找小编为您介绍一下。希望对大家有所帮助。

  商务公函格式与写作注意事项1

  撰写公函的注意事项

  (一)函的主旨要集中

  一般要求一函一事,当然也可写出此“事”的几个方面,但函件宜短不宜长。去函要有鲜明的目的性,复函要有明确的针对性,不要把一些不相关或离题较远的`事写进去,显得主旨不突出。

  (二)行文要开宗明义

  函件来往都要开门见山,直陈其事。开头要注意礼貌用语,但也要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞无味的套话。表达要简洁明快,直奔主题。

  (三)语言要有分寸感

  函件应注意措辞,语气要委婉、平和、恳切、分寸得当,不可强人所难,既要符合本机关职权身份,又要尊重对方,讲究礼节,忌用指令性语言。

  商务公函格式与要求

  公函是平行文。在写作时,一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。

  1.标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

  2.行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶袼,后面加冒号。

  3.正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多。结语多使用“特此复函”。

  4.落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

  函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。公函的使用范围很广,平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函,上下级之间的联系、询问、答复工作时,也可以使用公函。公函比较郑重,在格式上从标题、公文编号到签署、发文日期等都同其他公文相同。

  商务公函格式与写作注意事项2

  一、函的分类

  函可以从不同角度分类:

  (一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

  (二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。

  (三)另外,从内容和用途上,还可以分为商洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。

  二、公函格式是怎样的

  公函由首部、 正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下:

  (一)首部

  主要包括标题、主送机关两个项目内容。

  1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和 文种构成。另一种是由事由和 文种构成。

  2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位,于文首顶格写明公函送达单位的全称或者规范化简称,其后用 冒号。

  (二)正文

  其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

  1、开头

  主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”或“现将有关事项函复如下:”等 过渡语转入下文。复函的缘由部分,一般首先 引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。

  2、主体

  这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是洽谈工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

  复函是针对来函、来电、来报发的.,应注意答复事项的针对性和明确性。其写法,主要应在正文开头先写明所针对的来文日期、发文号,如“×月×日来函收悉”,然后针对来函中提出的问题写明本单位的意见。复函的态度要明确,不能答非所问或文意含混。如有不同意见,应当直接说明。

  3、结尾

  一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。

  4、结语

  通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”“此函”等。

  (三)结尾落款

  一般包括署名和成文时间两项内容。

  署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。

  三、写公函应注意的问题

  公函要求叙事简明,为什么事,有什么意见,怎样答复,写明白就行。一方面语气要恳切,但不必寒暄与客套。尤其平行或不相隶属机关之间的公函,措辞更要得体,戒用命令、指示等语气。另一方面函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。

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