秘书岗位说明书

2022-11-07 岗位说明书

秘书岗位说明书1

　　一、在院办公室领导下，搞好综合性材料的调查、收集和整理，起草各种文稿，及时准确提供信息、意见和建议。

　　二、做好党委会、院长办公会、书记院长碰头会、中层干部会及其他重要会议等的会务工作，并整理重要问题的会议纪要。

　　三、对以学院名义上报或下发的公文和其它文字材料等进行初审、把关，并做好呈批、印发、归档等工作。

　　四、起草学院工作报告、计划、领导讲话、年鉴、大事记等各类文字材料，编印学院简报，印发有关作息时间、放假等通知。

　　五、受理院内各职能部门的请示、报告，及时呈送有关领导批示和转交有关部门。

　　六、做好外来公文的交换、登记、送阅、催办、归档及保密工作。

　　七、正确管理、使用学院及办公室党委、行政印章，负责开具对外介绍信及证明。

　　八、推进电子政务，实现网上办公。做好学院传真收发服务及学院电子信箱的管理。

　　九、指导文印室业务工作。

　　十、完成院领导、办公室领导交办的其它工作。

秘书岗位说明书2

　　1、秘书处指协会办事具体机构，必须受协会领导开展工作。

　　2、秘书处宗旨是整合行业资源，规范型业行为，开展行业活动，维护行业利益，推广行业发展。

　　3、宣传、推广和普及行业法律法规及行业知识，共同构建行业信息网等有关媒体。

　　4、建立企业信用体系，通过行业统计，行业调查，全面掌握业内企业的经营、服务、发展等基本情况;在政府的授权下，发布行业信息、出具公信证明;积极向国家、省市、地区的重点建设项目推荐行业的信誉企业。

　　5、受协会委托发展会员，反映会员，管理会员意见，对会员提供咨询和服务。

　　6、受协会委托指定管理会员登记，颁发相应证书等管理工作。

　　7、指定行业活动计划并实施，举办本区域内各类、各级行业地方性活动。

　　8、组织开展行业公益事业及有益于协会的其他活动、承办协会交办的其他工作事项。

　　9、负责协会财务的管理情况。

秘书岗位说明书3

　　(一)负责公司和相关当事人与证券交易所及其他证券监管机构之间的沟通和联络;

　　(二)负责处理公司信息披露事务,督促公司制定并执行信息披露管理制度和重大信息的内部报告制度,促使公司和相关当事人依法履行信息披露义务,并按照有关规定向证券交易所办理定期报告和临时报告的披露工作;

　　(三)协调公司与投资者之间的关系,接待投资者来访,回答投资者咨询,向投资者提供公司披露的资料;

　　(四)筹备股东大会和董事会会议,准备和提交有关会议文件和资料;

　　(五)参加董事会会议,制作会议记录并签字;

　　(六)负责与公司信息披露有关的保密工作,制订保密措施,促使董事、监事和其他高级管理人员以及相关知情人员在信息披露前保守秘密,并在内幕信息泄露时及时采取补救措施并向证券交易所报告;

　　(七)负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料,以及股东大会、董事会会议文件和会议记录等;

　　(八)协助董事、监事和其他高级管理人员了解信息披露相关法律、法规、规章、规则、证券交易所其他规定和公司章程,以及上市协议中关于其法律责任的内容;

　　(九)促使董事会依法行使职权;在董事会拟作出的决议违反法律、法规和公司章程时,应当提醒与会董事,并提请列席会议的监事就此发表意见;如果董事会坚持做出上述决议,董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录,同时向证券交易所报告;

　　(十)证券交易所要求履行的其他职责。

秘书岗位说明书4

　　1、公司利益高于一切，业务助理要绝对服从上级领导委派的各项工作，并能主动保质保量完成公司下达的各项规章制度;

　　2、保证项目部各种文件及资源的妥善保存。与合作单位保持一定距离，方法得当; 对于泄露公司及项目部机密的行为，公司以辞退处理

　　3、负责每天项目部各类表格的统计核对，确保销控表的及时准确，相关内容须准确及时的输入电脑存档;

　　4、根据公司规定做好项目人员入、离、调职管理与佣金核算。

　　5、每日早9：30分前将前一日各项销售数据报至公司前台，如轮休日则由经理指定人选代报;

　　6、每周一早九点半将周报或月报传至公司;

　　7、根据广告计划，按时收集项目各种报广资料，并整理归档。配合销售经理对每天来电来访做详细准确的统计、录入、存档等工作;

　　8、填写项目管理日志,进行来电、来访的统计、调查，并在每日上午十点前将前一日销售数据输入电脑;

　　9、发展商交接的各种文件均要有详细交接登记，并分类保存;

　　10、对于项目周边市场动态及竞争项目的情况要有及时调研及信息反馈;

　　11、及时准确填写每周、月的各种公司报表及会议纪录，并按时上报公司;

　　12、建立客户销售台帐，并管理从开发商和公司处领取的《保留单》《买卖契约》《商品房买卖合同》等，置业顾问在领取时需签署相应表格，否则，业务助理有权拒发;若单据作废，也由业务助理保管，交销售经理统一上缴。

　　13、业务助理有责任向销售经理反映业务体中存在的违背公司原则的一切情况;

　　14、销售资料的准备;对项目部办公用品、办公设备的申领、使用、维护、维修的责任;

　　15、配合销售经理做好代理费的统计及销售提成的发放比例，并上报公司。

　　16、特殊优惠申请须有相应的审批文件方可签署;由领导口头批准的，销售秘书负责在一周内补齐审批文件并及时报销管部。

　　17、业务助理负责监督业务员催款工作的及时有效;

　　18、业务助理负责记录项目部所有人员的考勤，要求公正、准确。并对不合格的工作内容有指导及上报的权力;

　　19、业务助理有责任同客服部共同协调与各合作单位的关系，建立对销售有利的合作意向;

　　20、对于不合格的业务记录有权按照公司处罚原则及程序上报销售经理实施;

　　21、对于项目组内任何违反公司管理规范的行为有义务向销售经理详实汇报;

　　22、负责审核每日签署的合同、认购书等文件,录入各项销售数据。处理售前、售后的合同、单据、文件传递及保管工作;

　　23、负责会议的纪录,文稿的撰写和各项档案管理等;

　　24、处理销售过程中的行政事务并服务于销售;

　　25、所有储存在电脑内的资料必须加设授权密码;

　　26、每月最后一日前向上级领导报送工作总结;

　　27、完成上级领导交办的其他工作。

　　28、有能力处理突法事件，如不在工作范围内及时请示经理

秘书岗位说明书5

　　1、根据学校领导和办公室领导安排，起草、修改、校对、上报、下发学校综合性计划、总结、文件、报告、决定、计划。

　　2、负责起草学校领导会议讲话。

　　3、参加相关专题会议，做好会议记录，整理工作，并下发会议纪要。

　　4、负责起草学校对外往来的礼节性函件。

　　5、向省教育厅报送《甘肃教育年鉴》材料。

　　6、负责学校领导讲话录音，整理讲话内容。

　　7、负责制作领导讲话PPT文件，并完成其他相关工作。

　　8、负责中干例会等全校性和重要专项会议的记录、纪要及情况通报工作。

　　9、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。

　　10、协助本部门其他岗位的工作。

秘书岗位说明书6

　　1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。

　　协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理;负责会议场所的安排与布置;负责会议的服务工作及相关活动的安排;负责会议相关资料的编印。

　　3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作;协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。

　　4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。

　　5、协助档案管理员做好档案管理工作。

　　6、完成办公室主任交办的其它各项工作。

秘书岗位说明书7

　　1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签;负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。

　　4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。

　　5、协助档案管理员做好档案管理工作。

　　6、完成办公室主任交办的其它各项工作。

秘书岗位说明书8

　　岗位名称：销售部经理

　　岗位编号：所在部门：销售部岗位定员：

　　直接上级：营销总监

　　工资等级：三级

　　直接下级：业务员

　　薪酬类型：所辖人员：

　　岗位分析日期：XX年2月

　　本职：领导本销售区域内市场开发与管理工作，完成销售任务目标，深入了解市场状况，建立长期代理商关系，树立公司品牌形象职责与工作任务：

　　职责一

　　职责表述：协助营销总监制定营销战略规划，为重大营销决策提供建议和信息支持

　　工作任务：根据公司营销战略组织制定本区域市场销售的年度规划

　　协助搜集国内外相关行业政策、竞争对手信息、客户信息等，分析市场发展趋势定期、准确向营销总监和相关部门提供有关销售情况、费用控制、应收帐款等反映公司销售工作现状的信息，为公司重大决策提供信息支持

　　职责二

　　职责表述：领导部门员工完成市场调研、市场开发、市场推广、销售、客户服务等工作

　　工作任务：根据年度销售目标，制定本部门工作计划和预算，并组织执行组织市场开发工作，执行公司渠道政策，完成部门的销售目标

　　根据本销售区域特点，提出市场推广方案建议，协助实施市场调研、市场推广工作组织客户管理工作，负责维持重要客户，与客户保持良好关系负责审核产品报价，参与合同谈判、合同签订等工作

　　组织本销售区域客户需求预测，提出预生产申请协调客户培训、退换货等售后服务工作

　　领导部门成员及时回收货款、清收超期应收帐款，协助财务部门完成结算工作

　　职责三

　　职责表述：参与公司产品创新

　　工作任务：根据本地区市场特点，提出产品改进、新产品开发建议参与新产品市场推广，组织新产品销售

　　职责四

　　职责表述：负责销售部内部的组织管理

　　工作任务：负责本部门员工队伍建设，提出对下属人员的调配、培训、考核意见参与销售管理制度的制定，检查本部门执行情况

　　负责协调下属业务员之间、本部门与相关部门之间关系

　　监督分管部门的工作目标和经费预算的执行情况，及时给予指导

　　职责五

　　职责表述：完成营销总监交办的其他任务

　　权力：

　　区域营销规划建议权市场推广方案建议权

　　权限内销售合同审批权，重大销售合同、供应合同审核权代理商选择的'建议权公司销售政策建议权新产品开发建议权权限内的财务审批权

　　对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权，考核评价权对所属下级的工作的监督、检查权对所属下级的工作争议有裁决权教育水平大学本科以上

　　专业：机电相关专业或经济、管理相关专业

　　培训经历：市场营销管理、销售管理、公共关系、推销技巧培训经验 3年以上工作经历，1年以上本行业或相近行业销售管理经验

　　知识：通晓国际贸易业务知识，掌握公司所经营产品国内外行业动态，掌握市场营销相关知识，

　　具备财务管理、法律等方面的知识，了解公司所经营产品技术知识

　　技能技巧：熟练使用word,excel等办公软件，具备网络知识;熟练的英语应用能力，粗通一门其它外语

　　个人素质：具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力

　　其它：

　　使用工具/设备计算机、一般办公设备(电话、传真机、打印机、internet/intranet网络)、通讯设备工作环境

　　办公场所、各市场区域工作时间特征经常需要加班，无明显节假日

　　所需记录文档通知、销售统计或销售分析报告、客户档案、工作总结、合同等

　　考核指标：

　　销售收入、利润率、市场占有率、应收帐款拖欠天数及坏帐率、客户满意度、预生产需求预测准确性、重要任务完成情况

　　预算控制情况、下属员工行为管理、关键人员流失率部门合作满意度

　　领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、客户服务能力、专业知识及技能

　　备注：

秘书岗位说明书9

　　1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。

　　2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

　　3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。

　　4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。

　　5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。

　　6.定期编辑《公司通讯》。

　　7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

　　8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

秘书岗位说明书10

　　1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

　　2、管理饮水。

　　3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

　　4、负责接转电话和记录工作。

　　5、负责传真收发与登记。

　　6、负责接待来宾。

　　7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

　　8、收发报刊函件及整理保管报纸。

　　9、完成其他临时工作。

秘书岗位说明书11

　　1、负责总经理的办公服务工作。

　　2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草总经理会议材料。

　　3、负责公司文秘业务指导。

　　4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

　　5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

　　6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

　　7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

　　8、负责纪录、整理总经理办公会会议纪要。记好大事记。

　　9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

　　10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

　　11、完成领导交办的其他工作

秘书岗位说明书12

　　一、按照党委的要求，起草或参与起草报告、计划、总结和其他有关公文。

　　二、负责党委召开的各种会议的会务工作(包括与会人员的通知、会场安排、记录、录音、整理会议纪要、会议材料归档等)。

　　三、负责党委日常的文书处理工作。

　　四、负责收集全校各方面信息、动态，编写《师大信息》。

　　五、协助主任进行调查研究工作，为党委决策当好参谋。

　　六、协助主任负责党委会议决定事项以及领导交办事项的催办工作。

　　七、负责办公室网站的维护、网页的制作及相关内容的更新工作。

　　八、完成领导交办的其他工作任务。

秘书岗位说明书13

　　1.总经理、副总经理日常行程的安排。

　　2.总经理、副总经理涉外活动的陪同和翻译。

　　3.需要总经理、副总经理报批的公司相关文件的翻译和管理。

　　4.处理总经理、副总经理交付的其他具体事务性工作。

　　5.往来客户的接待工作。

　　6.公司日常文书的翻译。

　　7.公司日常行政辅助工作。

秘书岗位说明书14

　　1、负责总经理的办公服务工作。

　　2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草总经理会议材料。

　　3、负责公司文秘业务指导。

　　4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

　　5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

　　6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

　　7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

　　8、负责纪录、整理总经理办公会会议纪要。记好大事记。

　　9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

　　10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

　　11、完成领导交办的其他工作

秘书岗位说明书15

　　1、日常事务管理

　　公司制度的传达、执行、监督；

　　做好考勤管理，记录销售现场的考勤情况；每周每月按时提交排班表和考勤统计表

　　现场办公设备的保管、使用、维护、保养，出现问题报修及时；办公用品领用管理

　　做好与各接口单位的良好沟通

　　突发事件的有效处理

　　协助销售经理做好相关日常管理工作，按时完成销售经理下达的各项任务并且保质保量

　　2、数据管理

　　严格按照销售价格正式文件及所确定的优惠规定签署各类销售文件；

　　特殊优惠、申请须有相应的审批文件方可签署；由领导口头批准的，一周内补齐审批文件并及时报销管部；

　　统计销售、回款数据，编制销售报表，按时提交日、周、月、年报

　　明源管理软件：报表内容准确、完整，同明源管理软件系统数据一致

　　明源管理软件系统信息监督管理

　　项目共享信息资源严格按照规定有效反馈

　　网上签约数据的管理

　　3、培训管理

　　统一礼仪规范的贯彻与做好现场监督

　　专业培训的辅助组织

　　培训情况反馈汇总及时上报

　　4、文档管理

　　5、售楼处日常行文格式正确，文件齐全、内容完整，登记及时

　　各类报表及相关文件分类、编号正确，存档及时、准确、完善

　　文件交接、传送或借阅手续完备，有详细交接记录

　　6、收款管理

　　严格执行项目销售流程，房款的收取符合工作流程，手续完备，统计及时

　　所有款项收支要有收据、发票或收条，账目清晰准确

　　严格按照公司要求管理各种票据，分类存档，目录清晰

　　根据公司要求，及时与甲方进行对账，为结款提供依据

　　7、工作纪律与工作态度

　　严格执行公司考勤规定

　　客户服务热情完善，无客户投诉

　　服从项目销售经理的管理和工作安排

　　同事间工作配合协调，信息沟通及时主动

　　团队合作精神

　　严守公司专有信息资料规定，做好保密工作。

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