《英语应用文写作》书信格式

2022-01-31 书信

　　full block (齐头式) AmE.

　　Guo Qiang (Stamp)

　　Foreign Languages Department

　　Shaoguan University

　　Shaoguan, Guangdong Province, 512005

　　P.R.China

　　Prof. Chongmin Wong

　　Department of Applied Linguistics

　　Southern Rhode Island University

　　Besachpoint, RI 12901

　　U.S.A.

　　indented form (缩行式) BrE.

　　Guo Qiang (Stamp)

　　Foreign Languages Department

　　Shaoguan University

　　Shaoguan, Guangdong Province, 512005

　　P.R.China

　　Prof. Chongmin Wong

　　Department of Applied Linguistics

　　Southern Rhode Island University

　　Besachpoint, RI 12901

　　U.S.A.

　　1．组成:

　　Heading 信头

　　Inside Address 信内地址(多用于公务,商业信件)

　　Salutation 称呼

　　Body of Letter 信的正文

　　Complimentary Close 结束语

　　Signature 签名

　　Enclosure 附件

　　Postscript 再启

　　Superscription 信封的写法

　　其中信头到签名是主要部分

　　2.书信各部分格式

　　①信头

　　包括地址,电话号码,电子函件号码,电传号码,电报号码等以及发信日期.位置在信纸的右上角,可以从靠近信纸的中央写起.先写发信人地址,后写日期.地址按由小到大的规则.日期即可月,日,年,又可日,月,年.

　　②信内地址

　　即收信人的姓名,职务,地址.按英,美习惯,凡属公务商洽或商业往来的信件,都必须有此内容.而写给亲友,熟人的信件则可省.它位于信纸左侧低于信头一二行处.顶格写,其顺序可先写职位姓名,再写地址.

　　③称呼

　　即收信人的称呼.写于信内地址下一二行处.在左侧顶格写.最常用的称呼有:Dear+姓名,或Dear Mr. / Mrs. / Miss+姓.

　　④信的正文

　　即信的内容.位于收信人称呼下方,隔两行.在左称呼对齐处后移3—5个字母处开头.另起段时与第一行对齐.但第一段亦可顶格,而以下各段则要留空格.一封好的英文书信的标准是:内容清楚,语言简练,谦虚礼貌.

　　⑤结束语

　　写信人对收信人的谦称即客套语.结束语在正文下两三行的位置.大都从信纸中间写起.第一个字母要大写,末尾用逗号.在非正式的社交信中常用Yours sincerely.若收信人是亲密朋友,可用Yours, Yours truly, Sincerely等.

　　⑥签名

　　即写信人署名.位置在结束语下面,偏向右下角.

　　⑦附件

　　如果书信还有附件,应在签名下方左下角注明Encl.或Enc.: Invoices 4(附发票四张),Encl.: Name- list of students (附学生名单一份).

　　⑧再启

　　补叙遗漏的话.常以P. S缩写形式出现.写于信笺的左下角.比较正式的信件最好少用或不用.

　　⑨信封

　　信封左上角写发信人姓名和地址.收信人姓名,地址要居信封中央(或稍右),上边比下边多空些.每行末尾最好不用标点.要注意与信纸里的地址写法一致.

　　⑩Z字形折信

　　四事务信函(Business Letters)

　　事务信函概述

　　不同的事务信函要达到的目的各不相同，例如求职信、拒聘信、

　　询问信、投诉信等等。事务信函书写的好坏关系到事务洽谈的成败。因此，写事务信函时，要具有高超的驾驭语言的能力，按固定格式写。

　　事务信函的格式由八个部分构成：

　　发信人公司名称和地址（信头）；收信人公司名称和地址（信内地址）；称呼；信体；结束语；落款；发文编号；附言.

　　● 信头包括发信人所在单位的名称、地址、邮政编码、电话、电传、电子邮件信箱及发信日期，写在信纸的右上方。

　　● 信内地址包括收信人所在单位的名称或收信人的地址，必须同左边的空白处取齐，与信头间隔二行至四行的距离为佳。

　　● 书信开头客气称呼的方式取决于写信人与收信人之间的关系。规范的称呼通常是：Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Smith, Dear Miss Green, Dear Mrs. Brown, Dear Ms. Jane，Gentlemen。

　　● 信的主体可由一段或多段组成，全从左边空白处写起或缩行二个字母至四个字母的距离。

　　● 常用的书信结尾有：Yours truly, Yours sincerely, Yours cordially, Yours respectfully。

　　● 贸易关系用：Yours truly, Yours sincerely

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