一般书信的格式写法

2017-10-19 书信

  一、一般书信的格式写法

  (一)一般书信由六部分组成,即称谓、问候语、正文、祝颂语、具名、日期六部分。

  (二)一般书信写作的注意事项

  1.第一次同对方通信时,在正文之后或日期之下一定要详细地写上自己的联系地址、邮政编码。

  2.如果是给熟悉的人写信,在写完之后发现有遗漏的内容,可以在结尾后补写附言。

  3.写信就是和对方交谈,只是对方不在面前,把要说的话写出来而已。因此要抓住重点,清楚明白,诚恳有礼。

  4.要考虑对象,要考虑对方的`身份、经历、文化水平等,语言一般要尽量口语化,直截了当,浅显明白,用语规范。给文化水平较高的人写信,典雅些也无妨。

  5.要字迹工整、标点符号正确、格式规范,不可潦草,尽量不要涂改。

  6.不可用红色墨水的笔或铅笔写信,这是不礼貌的。

  书信的另一大类是专用书信,常用的有介绍信、证明信、慰问信表扬信感谢信公开信建议书、决心书、申请书倡议书等多种。

  二、介绍信

  (一)介绍信的性质

  介绍信是机关、团体、企事业单位介绍本单位的人员到其他单位接洽、联系、磋商工作、事情等所写的一种专用书信,它可以证明持有人的身份,具有凭证性的特点。介绍信是用来介绍本单位人员到有

  关单位去接洽事情、办理公务(联系工作、参观学习 、出席会议、调查事项等)的一种专用书信。持介绍信的人以此作为与对方单位联系工作的 凭证。由于介绍信上一般还有持信人的职务、职称、政治(教学案例,试卷,课件,教案)面貌,因此介绍信还有证明身份的作用。一般都使用印刷好的介绍信,并留有存根以便于查核。

  (二)介绍信的格式写法

  介绍信主要有两种形式,普通介绍信和专用介绍信。 普通介绍信一般不带存根,正中写 “介绍信”。内容包括:称呼、正文、结尾、署名和门期,并注上有效日期。

  专用介绍信共有两联,一联是存根,另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝,同时编有号码。 一种是固定格式,印刷好的介绍信格式,留存根,有编号,便于查询。另一种是公用信纸临时书写,不受限制。

  介绍信的内容组成:

  1.标题 在第一行正中写“介绍信”或“××单位介绍信”,字体一般用黑体,较大。

  2. 字号 在第二行偏右,由单位规范代字、文种代字(“介字”)和该介绍信的顺序号构成。

  3.称谓 前往联系单位的名称,顶格写,后加冒号。

  4.正文 包括持介绍信者姓名、人数,接洽的具体事项。一般用“兹有”“现有”等词语开头,用“请接洽”、“请协助”等词语结尾。人数要大写。

  5.祝颂语 格式要求同一般书信,内容一般都是“此致”、“敬礼”。

  6. 有效期限 一般是往返路途加办事所用时间再稍宽出一二天为宜。

  7. 时间 就是介绍信开出的时间,写完后在其上加盖公章。

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