正确的会议通知的写法

2017-09-01 会议通知

  正确的会议通知如何写?下面是小编给大家整理收集的正确的会议通知的写法,供大家阅读参考。

  通常,会议是沟通的主要方式,而且是单位或组织进行工作的重要活动。

  会议的具体目的是:

  (1)信息的传达;

  (2)信息的交换;

  (3)相互启发;

  (4)作出决定;

  (5)收集创意。

  根据会议的目的,可以分为以下形式的.会议:

  (1)说明会议;

  (2)研究会议;

  (3)解决问题会议;

  (4)学习会议;

  (5)创意收集会议

  举行会议的决定:

  会议是为了单位或组织经营管理的需要而召开,所以必须根据这一目的来判断有无召开的必要。计划及召开会议,评估成果,是上级的工作;遵照上级指示,准备会议或参加会议,是下属的工作。会议的准备工作的周全与否,对会议的成果有极大的影响。

  参加会议的人选:

  会议的目的和议题决定之后,需要决定参与会议的人选。如果是例行会议,人员和开会日期都已固定,不会过于操心。但是,为了特定的问题而召开的会议,如果人选有误,会议的成果必然不会乐观,所以需要谨慎行事。

  会议召开者需事先调查预定参加者在时间上是否方便,并收集会议必要的各种信息,从无法出席会议的有关人员处获取必要的意见、答复或文件。

  会议日期、时间的决定:

  会议的日期和时间要考虑议题的紧急程度及预定出席者是否方便。如果是紧急召开的会议,时机就十分重要。有时重要人员没有出席,会议就等于没开一样,结果当然不好。紧急会议应与特别忙碌及重要的人员联系,请他们及早计划参加。

  会议场所的选择:

  根据会议性质及人数作决定,通常需要注意一下几点:

  (1)避免噪音严重的场所;

  (2)空间大小要合适;

  (3)预定开会所需要的时间,确定其他人使用会议场所的时间,并作宽裕的时间准备;

  (4)其他。光照,桌椅,投影仪等

  如果有欠缺的物品,会议前必须准备或会议当天携带。

  会议议程表的制作:

  会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上级预定议事程序和执行方法,以及时间分配等,下属配合议程,详细检查接待方式,会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处。

  会议通知的写法和传达方法:

  召开会议的要点决定后,就需要通知全体会议对象。内部会议一般应在五天到一周以前通知;外部的人员也参加的会议,至少要在一周或十天前发出邀请通知。如果是紧急会议,或者在召开之前时间有限,可暂时用口头或电话通知,但即使如此,也要通过短息等发出正式书面通知,以防有人听错会议时间、地点,耽误大事。

  在写通知时,一定要有:

  (1)会议的名称;

  (2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;

  (3)日期、时间(开始到结束的预定时间);

  (4)地点(具体在几楼几号会议室);

  (5)议题(或议事内容)

  (6)主办者的联络处、电话号码等

  (7)开会所在地,建筑物的名称、几楼、电话号码(必要时附地图)

  (8)其他:注意事项、是否备有餐点、是否有停车场,或当天需要准备的资料,都要详细说明。

  对外部参会人员,要随函附上回执,并明示期限,让对方能在期限以前回函通知是否参加。若逾期对方仍没有来信息告知是否参加,必须立即用电话联系。

  例:

  会议通知(拟定/确定)

  【会议名称】社团干部见面会

  【会议时间】XX月XX日周四晚上9:30~11:00

  【会议地点】学生宿舍XX栋XX楼XXX(拟定确定)

  【会议对象】全体社团干部,社团成员可参与

  【会议内容】干部安排情况、社团基本情况、社团发展规划、社团工作思路等

  【联系人】XXX,XXXXXX(XXXX)

  【注意事项】请携带笔和笔记本

  Ps:对会议安排有异议或问题,请与联系人沟通。

【正确的会议通知的写法】相关文章:

1.会议通知格式的基本写法

2.简单的会议通知写法

3.会议通知的基础写法

4.关于召开会议通知的写法

5.标准会议通知的写法

6.会议通知格式

7.会议通知

8.取消会议通知

上一篇:写好会议通知需避免问题 下一篇:写好会议通知必要条件
[会议通知]相关推荐