召开会议通知怎么写

2020-11-02 会议通知

  召开会议通知怎么写?那么,下面就由CN人才网小编给大家介绍下吧,希望对大家有帮助。

  会议通知的7个要件

  在一个完整的会议邀请中,至少应该包括会议时间地点、参会者、会议目的、预期成果、会议议题、会议议程、提前准备的资讯7个要件:

  1-会议时间地点

  会议通知上,我们只能找到开始时间、看不到会议的结束时间。这就让被邀请者很郁闷,同时也会为后面的工作安排造成很大的麻烦。最佳的方法是,明确标注会议开始时间与结束时间,同时建议大家能够提前十分钟到达。

  2-参会者

  谁会来参加这个会议?这些人在会议中的分工是什么?如果可以的话,应该在会议邀请中明确标明。如 孙继伟-会议主持,李二明-负责会议记录,赵明洋―项目发言人等。

  3-会议目的

  在组织中经常召开的会议有两类:一类是问题解决类的会议,另一类是决策类会议。其它类型的会议,如信息收集类、研讨类、报告会等,也可以采取其它方式进行,不一定非要把参与者聚集在一起。

  会议的目的不同,所采取的方式、流程、参与者、时间长度会有显著差别。问题解决类的.会议,与会者首先要对问题是什么达成共识,才可能探讨相应的解决方案。同时,参会者还要具备解决问题的专业知识与技能,才有可能达成会议目标。为了使参与者从一开始就明晰会议的重点,会议主题可以以问题的方式进行设置,比如:“如何在第三季度完成250万销售额?”

  决策类的会议,在会议初始要对会议决策方式达成共识:是采取一票否决的方式、少数服从多数的方式还是交由领导来做决定。这样的好处在于,每一位参会者都知道自己的权利如何,可以最大限度的保障会议的成功进行。

  4-预期成果

  会议结束以后,期望的预期成果是什么?是确定当前问题的解决思路、还是就行动方案达成团队共识?还是建立一个流程的规范?

  5-会议议题

  为了使每一个会议过程更为聚焦,需要把大的会议主题拆分为多个议题,会议议题的作用在于引导参会者对会议主题层层深入,以更好的提升会议的效率。

  会议议题根据会议目的不同,会有不同的设置。一般来讲,会把信息分享与收集的议题放在前面,需要讨论的议题放在中间,决策类的议题放在最后。在议题设置过程中,要围绕会议目的,找出具有较高关联度的议题,并且注意议题的先后顺序。

  6-会议议程

  很多时候,参会者进入到会议室才会看到会议议程。尤其是部门内部会议上,参会者往往对会议要讨论的议题数量、目标没有太多了解,所以容易造成跑题、焦点问题不集中的情况。所以会议议程是会议中很重要且不可或缺的内容。

  会议的时间、议题都要有明确的时间节点,尤其是在过程中,各个环节由谁来发言?目标是什么?讨论采取哪种形式,如果能够在会议前就提供给参会者,大家也会有针对性的进行准备。

  7-提前准备的资讯

  参会者在会议前根据会议主题进行必要的资料收集,会对此次会议目标达成有很大帮助。

  写好会议通知必要条件

  时间和地点:这部分是干货,没有水分。需要注意的是,时间和地点什么时候需要分开说。我的常用做法是,如果时间和地点中有一项超过一个内容,如“时间,2016年×月×日;地点,主会场:第一会议室,分会场:第二会议室,”那分开来写。如果时间地点分别只有一个,那合并写较为简练。

  参会人员:分两种情况,有领导参加和无领导参加。有领导参加,建议将领导单独成行,以示尊重。这里需要注意部门顺序,无论是部门名称或是部门负责人姓名,都需按照企业部门排序来分布。如“办公室、人资部、发展部部门负责人”或者依次将姓名逐一列出。在罗列姓名时,需要仔细核对,避免出现错别字或同音字错误。

  会议议程:该部分须按照“1、2、3、4”,将会议流程逐一罗列。需要注意的是,由于议程会根据情况发生变化,在发布通知是要注意时效性,避免出现通知与实际内容不符的情况。同时在该环节要注明会议预计时长,以便参会人员合理安排时间,提高会议效率。

  写好会议通知充分条件

  主送单位:涉及所有单位的,可以说“×××各部门”“×××各单位”。涉及某一个既定群体的,可以说“×××监管委员会”“××××迎审组”;只涉及某几个部门,可以逐一列出,需要注意的是,不能过多,一般以一行以内为宜;如果涉及部门比全体部门少,又不宜列出,那可以为“相关部门”,但在参会人员中必须详细说明所涉及的人员。

  会议目的:这部分是阐述为什么要召开会议,语言要求准确、精炼。常用形式为“为了×××××”,“按照×××××”,说完这些,以“经研究”三个字作为转折,接“决定召开×××××会议,具体事宜通知如下”。需要注意的是“为了”“按照”等词都属于套话内容,不宜太多,因为下面介绍的才是最为主要的内容,不能喧宾夺主。

  会议要求:该环节明确会议召开的要求等。如需要有关部门配合,如调试会议设备等,须提前与有关部门沟通确认,并在办公系统中提出申请。同时要注明联系人、电话等,对于需要报送材料的情况,要明确报送方式。

  核心部分与辅助部分相互作用,缺一不可。通知起草规范、精炼,不仅能够起到告知目的,更能够展现出部门严谨的工作作风和办公态度。

【召开会议通知怎么写】相关文章:

召开会议的请示怎么写12-14

员工培训通知怎么写-通知01-04

同意召开会议的批复怎么写12-04

警告通知书怎么写-通知01-17

公司奖励的通知怎么写-通知01-12

工程罚款通知书怎么写-通知01-17

开学通知书怎么写01-28

关于奖励的通知怎么写01-17

催款通知函怎么写12-10

幼儿园清明放假通知怎么写-通知01-27

年度总结表彰会议通知 学校会议通知