会议后勤接待的工作实施方案

2020-11-14 会议方案

　　为做好****会*的后勤保障和礼宾接待工作，特制定本方案。

　　一、工作机构及工作职责

　　成立***后勤接待指挥部，由****同志任指挥长，***同志任副指挥长，指挥部下设工作组，分别由****等同志任组长。

　　（一）综合协调组

　　组长：****

　　副组长：****

　　工作职责及责任人：

　　1.负责制定后勤接待工作实施方案（责任人：***）；

　　2.负责做好本委各工作组、各成员的总协调（责任人：**）；

　　3.负责汇总嘉宾信息，及时报送大会组委会、委指挥部领导，分送各工作组（责任人：**）；

　　4.负责提前选定、准备礼品（责任人：**）；

　　5.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行证及其它后勤保障物资的落实（责任人：***）；

　　6.负责落实我委自备车辆租赁、借用等有关工作（责任人：***）；

　　7.负责会议期间嘉宾及工作人员用车的调度指挥，包括大会统一安排之外的考察等用车需求、工作人员用车需求；负责与大

　　会礼宾接待组对接，落实重要嘉宾接送车辆（责任人：***）；

　　8.负责落实工作人员用餐（责任人：**）。

　　（二）嘉宾联络组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责汇总重要嘉宾行程，并安排“一对一”委领导、联络员提醒、引导（责任人：**）；

　　2.负责全程陪同重要嘉宾，做好接送机、入住酒店、出席活动的提醒、引导；（责任人：“一对一”联络员，名单附后）；

　　3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的.总联络，对接落实接送车辆、住宿酒店，领取、发放有关资料等（责任人：**）；

　　4、负责礼品及会议手册的发放，负责准备嘉宾雨具（责任人：**、“一对一”联络员）。

　　（三）酒店服务组

　　组长：***

　　副组长：***

　　工作职责及责任人：

　　1.负责提前预订酒店，落实**、**工作人员及本委工作人员住宿（责任人：**）；

　　2.负责入住嘉宾报到有关事宜（责任人：**）；

　　3.按照大会酒店服务组统一安排，组织工作人员参加培训，

　　并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息（责任人：**）；

　　4.负责统计汇总嘉宾抵、离酒店信息，并及时提交综合协调组（责任人：**）。

　　（四）机场服务组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知综合协调组、酒店服务组及相关“一对一”联络人（责任人：**）；

　　2.负责与大会机场服务组对接，做好嘉宾贵宾通道通行、乘机手续办理、行李托运等接、送机事宜及安排嘉宾、工作人员餐饮等（责任人：**）；

　　（五）宴会服务组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责制定详细宴会方案，与办公厅对接，落实拟参加宴请市领导名单；负责与酒店方对接，提前做好宴请现场各项准备工作，包括菜单审定、座牌订制、座次安排等（责任人：**）；

　　2.负责对接公安、质监、卫生等部门，做好宴请场所的安保、卫生、急救等后勤保障。（责任人：**）

　　3.负责落实出席宴请的嘉宾名单，负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。（责任人：**）

　　4.负责撰写宴会领导致辞。（责任人：**）

　　（六）考察服务组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责对接落实生态文明示范点考察有关事宜，做好嘉宾行程安排（责任人：**）；

　　2.负责汇总大会统一安排之外的嘉宾考察等信息，制定工作方案，并提前通知相关工作组及“一对一”联络员（责任人：**）；

　　3.负责做好参会嘉宾会议期间及会后考察服务工作；负责对接公安、交管等部门，做好嘉宾考察地点安保、行车线路保畅等工作（责任人：**）；

　　4.负责嘉宾在筑期间其他活动的安排。（责任人：**）。

　　（七）资料信息组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责编印参会嘉宾会议手册及手提袋（责任人：**）；

　　2.负责编发嘉宾抵筑后慰问短信；负责大会结束后，嘉宾感谢信的编制及寄发（责任人：**、“一对一”联络员）。

　　（八）应急保障组

　　组长：**

　　副组长：**

　　工作职责及责任人：

　　1.负责督促协调***制气股份有限公司确保年会期间煤气正常生产（责任人：**）；

　　2.负责协调**供电局做好年会期间会场、嘉宾住地及***的供电保障工作（责任人：**）；

　　3.负责督促通信企业做好年会期间通信通信保障工作，确保年会期间电话及网络通畅（责任人：**）。

　　二、工作要求

　　1.指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调，调集全委所有力量参与后勤接待。全委领导干部职工应当服从指挥部统一调度指挥。

　　2.综合协调组作为指挥部的枢纽，负责制定后勤接待工作实施方案；负责各类相关信息的汇总、整理、上报；负责指挥部各项指令的传达；负责住房、车辆及其他物资的统一调配。

　　3.各工作组按照“各司其职、各负其责”的原则，根据任务分工做好相关工作。

　　4.实行重大事项通报制度，各工作组按照“事前请示，事后报告，实事求是，及时准确”的原则，对市组委会的重要指示和工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报

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