公司车费管理规定

2018-04-21 规定

  1. 目的为加强和规范车费报销作业管理,合理地控制差旅乘车费用,特制定本规定

  2. 适用范围本公司员工

  3.职责

  3.1部门(项目)主管、经理负责公差人员车费的审核;

  3.2财务部负责报销金额的复核;

  3.3总监负责分管部门经理主管出差车费的审核;

  3.4副总负责车费的核准。

  4.内容

  4.1凡外出公差人员到客户处进行拜访、施工/检修、业务洽谈等公务事项的。应有客户在《外出派工单》“客户确认”栏内签字,回到公司后交给部门主管;到公司各部门公干的,应有所到达部门的主管/经理在“确认”栏内签字;有些公干业务无法由客户或主管/经理签字确认的,派出部门(项目)主管/经理应予以核实该员工是否到达公干地点。

  4.2内容:部门主管应亲自或安排人员对客户进行电话联系进行抽查核实,以确认该员工是否到达客户所在地或指定地点进行公干。

  4.3外出人员在报销车费时应将《外出派工单》附于“报销单”后,且在“报销单”上注明起点、终点、车费。如:公司 → 华强北 → 观兰 → 公司。

  4.4员工在公干乘车时,要有节约观念,经理、主管因公务急需处理的可以乘坐豪华车外,其他员工一律不能乘坐豪华大巴。

  4.5财务部负责乘车路线费用的信息收集,确定各路段普巴、豪华巴车费标准,以作为报销车费的依据。

  4.6财务复核时对员工乘车费用超过标准的`予以退回,不予报销;若确属路线费用信息收集错误,应进一步调查核实,确定无误后予以报销。

  4.7外出公干严禁打的。如有特殊情况(如取款、取/送卡等)需要打的的,应先报告主管、经理,由主管、经理请示主管总监批准后方可打的。否则的士费不予报销。

  5.报销程序

  5.1员工出差的,当天填报车费报销单后报主管、经理,部门(项目)主管、经理安排文员电话核实,主管、经理审核后报财务复核费用数额,再报主管副总核准。

  5.2部门(项目)主管、经理出差的,当天填报后报主管总监,由主管总监安排人员核实,总监审核后报财务复核,再报主管副总核准。

  5.3总监公干车费直接报财务复核,再报分管副总批准。

  6.检查

  6.1部门(项目)主管、经理应及时安排人员对员工公干情况进行检查或抽查,以确认该员工是否按计划安排出差。

  6.2检查人员必须就检查情况做好记录,登记于《员工出差检查表》上。

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