公司会议管理规定

2018-04-18 规定

  1. 目的: 为规范会议管理,提高会议质量,特制定此办法

  2. 适用范围:公司全体成员;

  3. 会议原则:树立简明、高效之会风。

  3.1布置工作讲标准(工作事项责任人完成时间进度检查);

  3.2检查工作问过程(完成过程汇报总结与检讨);

  3.3汇报工作讲结果(总结与结论评价与调整);

  3.4请示工作讲方案(存在问题点与建议);

  3.5回忆工作讲感受(成绩与借鉴检讨).

  4.参会原则:

  4.1专题会议内容所涉及的部门,至少有一名负责人到会;

  4.2资源性问题会议及对公司重要政策的调整必须有总监及以上人员参会;

  4.3对公司的政策性宣导会议需公司中层以上干部参与;

  4.4会议采取签到制;

  4.5总裁可视会议重要性决定是否例席,如需总裁出席会议,需提前与总裁秘书约定。

  5.职责:

  5.1主持人:会前资料准备与会议召集;会中对会议效果的推进与会议进程控制;会后资料发放范围确定与共享,并对落实事务予以跟踪,直至关闭;对会务负领导责任;

  5.2组织与会务:受主持人领导,负责会议前、中、后期的协助工作;具体负责会议准备(会场、人员)、签到整理并对参会情况予以通报会议纪要整理与发放等;

  5.3参会人员:会前准备;会中积极参与;会后就会议精神向下

  作宣导,对落实事项向下作布署;

  5.4稽核与跟进:检查各项会议执行情况;对会议决议与精神的贯彻予以稽核;对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核;并对稽核结果及时予以通报。

  6. 分类:会议按层级与范围分公司、部门两级,两级会议按性质再细分为例会、专题会、紧急会议,部门不设专题会。

  6.1例会:

  6.1.1定义:有固定的召开频率,内容涉及公司经营、管理、服务领域;

  6.1.2公司与部门的例会统一交由目录管理员(总裁办秘书)列入公司《例会名录》进行管理。《例会名录》的不定期调整由总裁办组织商榷并及时公布;

  6.1.3已列入《例会名录》部门例会,部门对其调整与取缔拥有建议权,以联络单方式说明理由,由总裁办核准后,由目录管理员统一调整后公布;部门新增的例会,请知会目录管理员统一调整后及时公布;会务主持人员按《例会名录》要求如期召集会议.

  6.1.4《例会名录》的定期调整由总裁办每年年未组织一次,并依评估结论作调整,次年年初由总裁办公布当年《例会名录》,并对上年度各部的执行作情况汇报。

  6.1.5《例会名录》常设信息点有:会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务等。

  6.1.6公司、部门的例会会议纪要或决议必须抄送总裁办备案。

  7.专题会:凡因解决公司经营、管理、服务等领域的重要问题或事务,需涉及二个以上部门间(不含的二个)沟通与协调,可由提案人向总裁办秘书申请,由总裁办确认后统一安排与组织。

  8.会议要求:

  8.1前期准备:

  8.1.1除紧急会议外,其它会议至少提前二个工作日由会务将相关资料及开会通知发至各与会人员,以便会前做好思考与信息收集;

  8.1.2通知内容:应将会议名称、主持人、具体时间(开起与结束)、地点、与会人员、会议主题与议程(例会名录中已作记录的不再要求,专题会议此信息必不可少)详细告知与会人员。

  8.1.3会务应于开会前十分钟准备好会场及开会时的演示资料;各参会人员进入会议室前应准备好相关资料(并携带,避免中途准备资料而干扰会议)。

  8.2纪律要求:

  8.2.1会议原则上不允许请假,如有特殊情况(紧急任务或销假中)须提前报请会议主持人批准,并授权其职务代理人参加会议,否则视同缺席;

  8.2.2与会人员按时参加会议,不得迟到、早退或缺席,否则分别处以20元/次(迟到、早退)和30元/次(缺席)罚款;

  8.2.3会议中,与会人员手机应调至震动;如因接听电话干扰会议,经主持人提出拒不改正的,罚款30元/次。

  8.2.4会议中,严禁大声喧哗,统一听从会议主持人安排,发言

  不得偏离议题或带有人身攻击;经主持人指出拒不改正的,处50元/次罚款。

  8.2.5会议结束后,由会务处理会议场所的整理,并且关闭设施与空调、灯,否则对会务人员处20元/次;

  8.2.6会议相关人员(主持人、组织者、与会人员、记录员、会议中落实的工作事务负责人)应按本规定履行职责,否则视为怠于履行工作,视情节轻重处50-200元罚款。代理人怠职责任由授权人承担;未传答造成的怠职责任由传答人承担。

  8.2.7会议主持人、稽核与跟踪员、部门负责人对违纪人员可在此规定范围内行使处罚权提报权,经综合管理部复核后作通报,并在当月工资核算中予以引用。

  8.3会议组织要求:

  8.3.1会议主题、议程、持续时间由会议主持人统一控制,与

  会人员应围绕主题按发言和参与讨论,严防偏离主题。

  8.3.2会议原则上按既定的时间召开,如遇特殊情况,经会议

  主持人决定,由会务提前10分钟将推迟信息及调整后具体的召开时间(或取消信息)通知与会人员。例会不得取消,如延期,需将延期召开理由以联络单方式报备总裁办,以此作为对执行会议的考核依据。

  8.3.3会议讲究高效:

  8.3.3.1避免悬而不决:属与会人员权责内事务,应当场解决,以会议结果(会议纪要或会议决议)的共享来关闭问题点;权责内无法决策的(如资源问题、权限问题),主持人也应在会议中明确解决思路,并依此落实推进责任人,并拟制完成时间、安排任务的追踪与稽核人,以确保会中的`布置事项在会后得到落实。

  8.3.3.2避免决而不行:与会人员于会后一个工作日内应将会议精神传达或上报至部门相关人员(主持人对此有特别要求的,依主持人要求),会议主持人应指导会务人员(记录员)于会议结束后2个工作日内将会议决议或会议纪要发至与会人员和相关部门。如涉及工作布置的会议,会后相关人员应按会议中确定的进度如期完成,不事先提出困难并获得会议主持人同意(同时知会稽核、跟进人)、又不如期完成的,视为怠于完成工作。

  8.3.3.3承前启后、循序见进:例会中有涉及工作任务分配的,议程中必须设置“上次会议布置事项进度汇报”环节;例会中涉及工作计划的,议程中必须设置“上期计划的达成情况汇报”环节。

  9.会议文化(六问):

  9.1我们今天的行动准备好了吗?

  9.2会议内容事前检讨过了吗?

  9.3要发言的意见都准备好了吗?

  9.4为了使讨论活跃你准备好了吗?

  9.5起点开始,正点结束了吗?

  9.6会议结果满意吗?

  9.7会议结果共享了吗?

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